Cargando

Ir a contenido

X

 


Cómo crear PDF de respuestas con Formularios Google

Tutorial para crear un documento PDF con todas las respuestas generadas en un formulario de Google automáticamente.


Escrito por nov 14 2018 11:05 google



Google es una plataforma que da a sus millones de usuarios diversas alternativas para trabajar de forma completa muchas opciones de gestión y control, Google es mucho más que un navegador llamado Google Chrome, sino que disponemos de herramientas integradas siendo los formularios de Google una de ellas. Estos formularios son una herramienta útil para todo el proceso de creación de encuestas en línea y cuestionarios. Los envíos de formularios son almacenados de forma automática en las Hojas de cálculo de Google, con lo cual será posible más adelante el análisis de cada respuesta ingresada ya que los formularios pueden recibir miles de respuestas.

 

Cuando un usuario envía su respuesta a través del formulario de Google, automáticamente se agrega una fila a la hoja de Google de destino con todas las respuestas ingresadas, algo que nos ayudará a tener almacenadas de forma automáticas todas aquellas respuestas que aportan los usuarios y que nosotros podemos generar en un documento final. Aunque estos datos de respuestas se guardan en filas en un documento Excel, hoy veremos como tenerlo almacenado en un PDF. Solvetic explicará cómo lograr esto en Formularios de Google.

 

¿Quieres que Google Docs sea más completo? Añade esta selección de complementos para sacar el máximo partido a la aplicación.

 

Para este caso crearemos un archivo PDF, pero será posible crear documentos de Word, hojas de cálculo de Excel, diapositivas de PowerPoint, ePub y muchas opciones más.

 

 


1. Acceder a los formularios de Google y crear PDF

 

Paso 1

El primer paso es acceder a los formularios de Google y para ello debemos iniciar sesión en el siguiente enlace:

 

 

Paso 2

Una vez allí, pulsamos en el botón “Nuevo” y seleccionamos la ruta siguiente:
  • Más
  • Formularios de Google
  • Formulario en blanco

 

 

 

 

 

Paso 3

Se desplegará lo siguiente:

 

 

Paso 4

Allí hemos ingresado el nombre “Encuesta Solvetic” y en el primer campo hemos definido la opción “Tu nombre”, allí podemos definir esta sección como Respuesta breve. Ahora damos clic en el botón “Duplicar” y el siguiente campo lo llamaremos “Tu correo electrónico” con el tipo Respuesta breve:

 

 

 

Paso 5

Nuevamente duplicamos esta opción y en la siguiente crearemos un campo llamado “Licencia”, este tendrá la opción de “Casillas de verificación” y podemos añadir un breve texto para su identificación:

 

 

Paso 6

Para añadir la descripción de la licencia pulsamos en el icono inferior y allí seleccionamos la opción “Descripción”:

 

 

Paso 7

En el campo desplegado ingresaremos el texto deseado:

 

 

Paso 8

Si deseamos, por temas de diseño, podemos pulsar en el icono de temas ubicado en la parte superior y se desplegará la siguiente barra lateral:

 

 

Paso 9

Allí podemos seleccionar alguna de las opciones por defecto o bien pulsar en el signo + y definir un tema personalizado ya sea de colores o imágenes:

 

8-temas-personalizados-google-formularios.png

 

Paso 10

Una vez seleccionada la opción deseada pulsamos en el botón “Seleccionar” para aplicar los cambios y podremos ver, en este caso en la parte superior, el nevo aspecto del formulario:

 

 

Paso 11

Ahora, vamos a la pestaña “Respuestas” y veremos lo siguiente:

 

10-Seleccionar-el-destino-de-la-respuesta.png

 

 

Paso 12

Allí damos clic en la línea “Seleccionar el destino de la respuesta” y será desplegado lo siguiente:

 

11-Crear-una-nueva-hoja-de-cálculo-google.png

 

Paso 13

Activamos la casilla “Crear una nueva hoja de cálculo” y podemos ver que está seleccionado nuestro formulario. Pulsamos en “Crear” para proceder con la acción y seremos redireccionados a la siguiente página:

 

 

Paso 14

Ahora, iremos al menú principal de Drive y allí pulsamos en el botón “Nuevo” y esta vez seleccionamos la opción “Documentos de Google / De una plantilla”:

 

 

13-nuevo-formulario-drive-plantilla.png

 

Paso 15

En la ventana desplegada seleccionaremos la plantilla deseada:

 

14-plantillas-google.png

 

Paso 16

Una vez demos clic sobre ella se aplicará automáticamente con un preformato establecido:

 

 

Paso 17

Allí cambiaremos el nombre de la empresa y realizaremos los siguientes cambios:
  • En la línea de fecha ingresamos {{Timestamp}}
  • En la sección de saludo añadimos el texto deseado junto a la variable {{Su Nombre}}

 

 

 

 

16-respuesta-automatica-goole-fomrularios.png

 

Paso 18

Podemos asignar el nombre deseado a este archivo directamente desde la esquina superior izquierda. Definido esto, accedemos al archivo de hojas de cálculo que ha sido creado donde se tienen las siguientes columnas básicas:
  • Timestamp (registrara fecha y hora de respuestas)
  • Su Nombre (nombre de la persona que completo el formulario)
  • Su correo electrónico (allí quedara registrado el correo ingresado)
  • Acuerdo (allí se indicará si se aceptó o no el término de la licencia)

 

 


2. Gestionar automáticamente los formularios de Google

 

Paso 1

Para que los formularios de Google puedan ser gestionados automáticamente, existe un complemento llamado Document Studio el cual puede ser instalado de forma gratuita en el siguiente enlace:

 

 

Paso 2

Una vez instalado, en la hoja de cálculo, iremos al menú “Complementos” y allí seleccionamos “Document Studio / Open”:

 

 

Paso 3

Al realizar esto se desplegará la siguiente barra lateral:

 

 

18-Document-Merge.png

 

Paso 4

En primer lugar, pulsamos en la opción “Document Merge” y allí pulsamos en el botón “Change” y en la ventana emergente seleccionamos el documento de Google que hemos creado con las variables:

 

 

Paso 5

Pulsamos en “Select” para aplicar los cambios y veremos lo siguiente:

 

 

Paso 6

Si pulsamos en el campo “Markers” podremos ver las variables de dicho documento:

 

21-Merged-File-Name-google.png

 

Paso 7

En el campo “Merged File Name” ingresamos el texto deseado junto con la variable {{Tu nombre}}. En el campo “Export Format” definiremos Adobe PDF.

 

22-pdf-con-variables-formulario-google.png

 

Paso 8

El siguiente paso es ir a la sección “Mail Marge with Gmail” y allí pulsar el interruptor “Send Emails” para que se despliegue la siguiente ventana emergente:

 

 

Paso 9

Allí pulsamos en las opciones del campo “Insert Marge Field” y será desplegado lo siguiente:

 

24-Insert-Marge-Field.png

 

Paso 10

Seleccionamos la opción “Su Nombre” y si deseamos podemos personalizar el fondo del correo y añadiremos un texto en el cuerpo del mensaje:

 

 

Paso 11

Ahora, pulsamos en el campo “Send Email To” y allí seleccionamos la opción “Su correo electrónico”:

 

26-Send-Email-To-google.png

 

Paso 12

Posteriormente ingresamos un correo específico y un asunto para los correos a enviar:

 

 

Paso 13

Definido esto pulsamos en el botón “Save” para guardar los cambios. Ahora, vamos a la sección “Upload to Google Drive” y allí será posible seleccionar la carpeta donde se alojarán las plantillas creadas:

 

 

Paso 14

Podemos agregar una subcarpeta con la sintaxis \\{{Su Nombre}}:

 

 

Paso 15

Alternativamente será posible compartir estas plantillas desde la sección “File Sharing Permissions”:

 

 

Paso 16

Finalmente, en la sección “Finish and Merge” podemos establecer algunos parámetros de configuración si es necesario:

 

 

Paso 17

Ahora, para probar que todo funciona de la forma esperada, podemos ir al resultado del formulario donde ingresaremos los datos requeridos:

 

 

Paso 18

Al pulsar en el botón “Enviar” recibiremos una confirmación que la respuesta ha sido enviada de forma correcta:

 

33-confirmación-que-la-respuesta-ha-sido-enviada-de-forma-correcta.png

 

Paso 19

La función básica de este tutorial es que los datos que fueron registrados automáticamente serán almacenados en el archivo de hojas de cálculo vinculado. Con esto será posible llevar un control mucho más directo sobre cada una de las respuestas que los usuarios indican.

 

 

De este modo, gracias a los formularios de Google y al complemento de Document Studio, será mucho más simple la integración de estos aspectos cuando se trata de crear y administrar formularios sin importar el tipo de datos que estos requieran.

 

Te damos los pasos para la creación de encuestas online en los formularios de Google.



AYUDA A MEJORAR ESTE TUTORIAL!

¿Crees que puedes corregir o mejorar este tutorial? Puedes enviar tu Edición con los cambios que consideres útiles.

0 usuarios han editado este tutorial. ¡Edita y conviértete en un reconocido experto!


Tutoriales Relacionados



Sin comentarios, sé el primero!

No esperes más y entra en Solvetic
Deja tus comentarios y aprovecha las ventajas de la cuenta de usuario ¡Únete!
10
VOTA
5
100%
4
0%
3
0%
2
0%
1
0%

  Información

  •   Publicado nov 14 2018 11:05
  •   Visitas 8.9K
  •   Nivel
    Intermedio