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Agrupar celdas, columnas y subtotal de cantidades Excel 2016

Conoce cómo poder agrupar y desagrupar filas y columnas, cómo crear subtotales en o cómo ver los grupos por niveles en Excel 2016.


Escrito por el feb 16 2017 12:26 excel



Excel 2016 nos ofrece una variedad bastante amplia de opciones para la correcta gestión y organización de los datos con el fin de presentar informes, resúmenes o requerimientos administrativosde una forma clara y sencilla. Excel 2016 incluye dos funcionalidades para hacer de la tarea de gestión algo practico y es la posibilidad de estructurar la información a través de los grupos y del subtotal.

 

A continuación vamos a analizar cómo implementar estas funcionalidades en Excel 2016 y así obtener una mejor visualización y desarrollo de la información. Para esto contamos con los siguientes datos:

 

 

 


1. Agrupación de filas o columnas

 

Paso 1

En primer lugar seleccionaremos las filas o columnas que deseamos sean agrupadas en Excel 2016, en este caso hemos seleccionado las columnas A y B:

 

 

Paso 2

Ahora vamos a la pestaña Datos y en el grupo Esquema seleccionamos la opción Agrupar

 

 

Paso 3

Notaremos que las columnas seleccionadas han sido agrupadas y vemos una barra en la parte superior con un signo – el cual si pulsamos ocultara las columnas allí incluidas:

 

 

Ahora el símbolo tiene forma de + lo cual al seleccionarlo desplegara de nuevo las columnas ocultas. Esta barra nos permite ocultar o mostrar los grupos creados.

 

 


2. Cómo desagrupar un grupo en Excel 2016


Para esto seleccionaremos el grupo de filas o columnas y de nuevo en la ficha Datos, grupo Esquema seleccionamos la opción Desagrupar. De este modo la hoja volvera a su estado normal.

 

 

 

 


3. Cómo crear subtotales en Excel 2016


Este comando nos brinda la posibilidad de crear grupos en Excel 2016 de forma automatica y hacer uso de funciones como promedio, suma o resta.

 

Paso 1

En este ejemplo uasremos la opcion Subtotal en la columna E (Zona), por lo cual en primer luigar ordenaremos los datos usando la opcion Ordenar en el grupo Ordenar y filtrar en la ficha Datos

 

 

El resultado será el siguiente:

 

 

Paso 2

Ahora vamos a la ficha Datos, grupo Esquema y seleccionamos la opción Subtotal y se desplegara la siguiente ventana:

 

 

 

En esta ventana estableceremos los siguientes valores
  • En el campo Para cada cambio en seleccionamos la columna donde se han de reflejar los grupos, en este caso Zona.
  • En el campo Usar función dejamos Cuenta.
  • En el campo Agregar subtotal a seleccionamos la casilla donde se encuentra la columna a aplicar los cambios, en este caso Zona.
  • Activamos las casillas Reemplazar subtotales actuales y Resumen debajo de los datos.

 

Paso 3

Una vez definidos estos valores pulsamos Aceptar. Veremos el siguiente resultado:

 

 

Podemos ver un resumen de cada zona así como la cantidad total de las zonas.

 


4. Cómo ver los grupos por niveles en Excel 2016


Al crear los grupos en Excel 2016, este los agrupa en niveles que serán útiles para ver su descripción de una manera más organizada, Excel 2016 puede organizar esta información hasta en 8 niveles dependiendo de la cantidad de información almacenada.

 

Estos niveles los encontramos en la parte superior izquierda con, en este caso, los números 1, 2 y 3 en recuadros. Podemos dar clic sobre alguno de estos números para ver el respectivo nivel, por ejemplo pulsaremos sobre el nivel 2 y tendremos lo siguiente:

 

 

 

Básicamente los tres niveles cumplen la siguiente tarea
  • Nivel 1: Nos despliega la cuenta general
  • Nivel 2: Nos despliega todas las cuentas incluida la cuenta general
  • Nivel 3: Despliega todos los datos

 

Del mismo modo podemos ocultar grupos pulsando en el símbolo – ubicado en la columna izquierda:

 

 

 


5. Cómo eliminar los subtotales en Excel 2016

 

Paso 1

Una vez hayamos ejecutado las tareas necesarias con los datos podemos proceder a eliminar los subtotales de Excel 2016 y para ello vamos a la pestaña Datos, grupo Esquema y allí seleccionamos la opción Subtotal, se desplegará lo siguiente:

 

 

Paso 2

Allí pulsamos en la opción Quitar todos ubicada en la parte inferior. Pulsamos en Aceptar y tendremos los datos de forma original:

 

 

Nota
Si deseamos borrar los grupos sin afectar los subtotales vamos al grupo Esquema y desplegamos las opciones de

 

Paso 3

Desagrupar y seleccionamos Borrar esquema.

 

 

El resultado será el siguiente:

 

 

Excel 2016 nos ofrece están interesante alternativa para el control de la información de una forma dinámica y segura. De este modo además vamos a mantener todos nuestros datos ordenados según nuestras preferencias.

 

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  Información

  •   Publicado feb 16 2017 12:26
  •   Actualizado feb 20 2017 12:24
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  •   Nivel
    Avanzado



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