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Cómo crear gráficos Excel 2016 con todo detalle

Aprende como crear y editar gráficos en Excel 2016. En este tutorial vas a encontrar paso a paso como hacerlo, explicado con todo detalle.


Escrito por may 27 2016 08:15 excel


En este tutorial abordaremos un tema muy interesante que en algún momento de nuestra gestión como administradores podemos necesitar, y es usar Excel para representar algún tipo de información ya sea a nuestro jefe o a algún cliente, etc. En nuestro entorno Excel nos brinda herramientas muy poderosas y prácticas para presentar de forma clara, sencilla y dinámica los datos o la información que a primera vista parece un enredo de cables…

 

Vamos a revisar paso a paso con ejemplos prácticos cómo realizar gráficos en Excel 2016. Lo primero que debemos entender es que es un gráfico, cuándo lo usaremos, cómo lo usaremos. Un gráfico no es más que una representación de una serie de datos usando figuras geométricas bien conocidas como líneas, círculos, etc. La idea de un gráfico en Excel 2016 es dar a entender una idea, un concepto, el objetivo es que cuando el destinatario vea el gráfico se conecte de manera inmediata con él.

 

Un gráfico nos permite vincular el usuario directamente con lo que deseamos enseñar, ya que todos sabemos, como seres humanos el 99.9 % de las veces entendemos mejor la idea a través de un gráfico o dibujo que de un texto.

 


1. Utilidad gráficos de Excel


Un gráfico en Excel 2016 nos permite tener las siguientes ventajas:

 

Tiempo de comprensión
Ya que al visualizar un gráfico entendemos su raíz de una vez, mientras que si leemos diversas páginas tardaremos más en comprender la idea

 

Complejidad
Si poseemos datos complejos, no hay duda que será mucho mejor representarlos a través de un gráfico y no dejarlos en texto.

 

Supongamos que tenemos la siguiente información a presentar al departamento de IT:

 

graficos-excel-1.jpg

 

Es mucho más complejo que una persona lea todos los datos y comprenda su significado, que si lo ve de manera sencilla a través de un gráfico.

 

graficos-excel-2.jpg

 

Detrás de cada gráfico que realicemos, podemos estar dando a entender diferentes significados o propósitos, por ejemplo, supongamos que tenemos los siguientes datos:

 

graficos-excel-0.jpg

 

Con estos datos podemos dar a entender lo siguiente:

 

Intención de Formar

 

Intención de Persuadir (Da una mejor impresión)

 

Movilizar/ mostrar el comportamiento de uno u otro dato

 

 


2. Creación de un gráfico en Excel 2016


A continuación veremos el proceso para crear nuestros gráficos en Excel de manera sencilla. Lo primero que debemos tener en cuenta a la hora de crear nuestro gráfico son los siguientes aspectos:
  • Saber que datos queremos mostrar.
  • Tener la información organizada (Lo podemos hacer en filas y columnas aún con encabezados).
  • Determinar el tipo de gráfico a usar ya que todos los gráficos no aplican para los mismos datos.

 

Una vez tengamos nuestra información organizada, podemos continuar con el proceso. La información de la siguiente imagen la utilizaremos como ejemplo:

 

graficos-excel-6.jpg

 

 

Paso 1

El gráfico se crea a partir de una serie de rango (Datos). El primer método para crear un gráfico es el siguiente. Seleccionamos una celda de nuestra tabla y nos dirigimos al menú Insertar y del grupo Gráficos seleccionamos el que más nos convenga.

 

 

Como vemos se despliega una serie de opciones muy interesantes que podemos usar. Entre los más representativos podemos encontrar los siguientes.

 

Gráficos más representativos
  • Columna
  • Línea
  • Circular
  • Área
  • Barra
  • Radial
  • Superficie, etc.

 

Paso 2

Adicional a esto, Excel 2016 incluye la opción Gráficos recomendados la cual nos brinda la posibilidad que en base a la información a representar, Office nos despliega una lista de opciones, por ejemplo, con nuestros datos si hacemos clic en este apartado, se desplegarán las siguientes opciones.

 

graficos-excel-9.jpg

 

Simplemente, si nos gustó algunas de las opciones presentadas, daremos clic allí y luego en Aceptar. En nuestro ejemplo usaremos un gráfico de columnas, para ello seleccionamos el rango y damos clic en el ícono respectivo Insertar gráfico de columnas o barras. Podemos notar que en Excel 2016 los gráficos vienen representados por sus iconos.

 

Tipos de gráficos
  • Barras o Columnas
  • Jerarquía
  • Líneas o Áreas
  • Estadística
  • Cascada o Cotizaciones
  • Gráfico Combinado
  • Circular o de Anillos
  • Gráfico de dispersión
  • Superficie o Radial

 

Paso 3

Una vez demos clic en el ícono de barra o columnas se desplegará la siguiente ventana

 

graficos-excel-90.jpg

 

Como vemos se despliegan diferentes opciones (2D-3D, etc.) y a medida que seleccionamos cualquiera de estas opciones se irá viendo una vista preliminar del mismo. Seleccionamos el que se ajuste a nuestras necesidades, en nuestro caso seleccionaremos la opción Columnas Agrupadas 3D, se creará el siguiente gráfico.

 

 

graficos-excel-11.jpg

 

Paso 4

Vemos que el gráfico está representando los datos de nuestra tabla seleccionada. Si fuera el caso, por ejemplo, que solamente debemos representar 2 líneas, debemos entonces seleccionar las celdas a mostrar.

 

graficos-excel-12.jpg

 

Ahora teniendo nuestras celdas seleccionadas simplemente haremos el mismo procedimiento anteriormente descrito, iremos al menú Insertar, grupo Gráficos y seleccionamos el ícono de barras y columnas y elegimos el gráfico deseado, veremos que ahora se desplegará la siguiente información. Vamos a notar que ya no se desplegarán tres columnas sino solamente dos.

 

graficos-excel-13.jpg

 

Paso 5

Ahora supongamos que necesitamos representar solamente la primer y tercer línea, para ello seleccionamos la primer fila y con la tecla Ctrl seleccionaremos la tercer fila.

 

graficos-excel-14.jpg

 

Realizaremos el mismo procedimiento y a continuación se desplegará el siguiente gráfico.

 

graficos-excel-15.jpg

 

De esta manera nosotros determinamos que información irá en nuestro gráfico.

 

Paso 6

Como complemento, Excel 2016 incluye diferentes opciones para hacer de nuestro gráfico una experiencia visual muy eficiente, para ello debemos seleccionar nuestro gráfico y veremos que automáticamente se activan las fichas Diseño y Formato pertenecientes al menú Herramientas de gráficos. Desde allí podremos hacer bastantes ajustes a nuestros gráficos, por ejemplo, en la ficha Diseño podremos modificar el diseño y presentación de nuestro gráfico.

 

 

 

Ajustes en la ficha Diseño
  • Cambiar el tipo de gráfico
  • Cambiar los colores del gráfico
  • Mover gráfico
  • Agregar elementos, entre otras opciones

 

Ajustes en la ficha Formato
  • Rellenar la forma
  • Modificar el contorno
  • Aplicar efectos
  • Modificar tamaño, etc.

 

 


3. Agregar o eliminar series de datos en gráfico


Puede suceder que en cualquier momento decidamos agregar nuevos datos o remover algunos de la tabla que tenemos representada, para ello haremos el siguiente proceso.

 

Paso 1

Supongamos que tenemos un gráfico que solamente está mostrando 2 líneas de datos (vemos en el gráfico 2 columnas)

 

 

Si deseamos agregar, por ejemplo, el mes Abril, una forma práctica y rápida es seleccionar esa fila, copiarla (Ctrl + C) y posteriormente seleccionar el gráfico y pegar (Ctrl+V); veremos que se agrega automáticamente los datos de dicha fila. También la podemos pegar dando clic derecho en el gráfico y seleccionando Pegar.

 

 

Paso 2

Si por el contrario deseamos eliminar un rango de datos o una serie simplemente daremos un clic en la serie a eliminar y posteriormente damos clic derecho y seleccionamos Eliminar.

 

graficos-excel-19.jpg

 

Veremos que nuestra serie ha sido eliminada del gráfico

 

graficos-excel-13.jpg

 

Como vemos tenemos diferentes opciones a la hora de crear nuestros gráficos y cada gráfico representa una necesidad diferente, no es lo mismo usar una serie de datos en un gráfico de barras que en un gráfico de superficie o lineal.

 


4. Editar el título de un gráfico


Como hemos visto en los distintos gráficos, por defecto viene la leyenda “Título del gráfico”, vamos a aprender de manera práctica como modificar este valor.

 

Paso 1

Para ello seleccionaremos el gráfico, vamos a la ficha Diseño, vamos al costado izquierdo y seleccionamos Agregar elemento de gráfico y veremos que se despliegan las siguientes opciones.

 

graficos-excel-20.jpg

 

En nuestro caso seleccionaremos la opción Título del gráfico y se desplegarán las siguientes opciones.

 

graficos-excel-22.jpg

 

Paso 2

Aquí podremos elegir no dejar ningún título, elegir en que parte del gráfico irá el título o modificar más opciones (En nuestro ejemplo seleccionaremos dicha opción), veremos que la leyenda del título se activa para editar.

 

graficos-excel-21.jpg

 

Paso 3

En Excel 2016 veremos que se activa un menú adicional ubicado en la parte derecha, con las opciones tanto de título como de texto, tal y como se muestra a continuación.

 

graficos-excel-24.jpg

 

Con este menú podremos ejecutar diferentes opciones como se muestra a continuación

 

graficos-excel-25.jpg

 

graficos-excel-26.jpg

 

Ya dependerá de los gustos que tengamos la forma como sea editado el título del gráfico

 

graficos-excel-26a.jpg

 

 


5. Edición de las leyendas y etiquetas Excel


Como bien sabemos, las leyendas son los encabezados de las filas seleccionadas, que en nuestro caso sería Enero y Marzo.

 

Paso 1

Para editar las leyendas iremos a la ficha Diseño, costado izquierdo seleccionamos la opción Agregar elemento de gráfico y desde allí seleccionaremos la opción Leyenda

 

graficos-excel-20.jpg

 

Se desplegará la siguiente ventana de opciones.

 

graficos-excel-27.jpg

 

Paso 2

Allí podremos elegir la ubicación de nuestra leyenda (Inferior, lateral, superior) o elegir la opción Más opciones de leyenda para abrir el menú correspondiente ubicado en el panel derecho. Desde allí podremos realizar diversos ajustes.

 

graficos-excel-28.jpg

 

En base a estas opciones podremos editar nuestra leyenda según las necesidades y gustos.

 

graficos-excel-29.jpg

 

Paso 3

Ahora continuamos con las etiquetas de datos, que son los rótulos que indican la cantidad o valor que representa una barra, línea, círculo, etc.Para editar dichas etiquetas nos desplegaremos al menú Diseño, del menú superior izquierdo seleccionaremos Agregar elemento de gráfico y se despliega la siguiente ventana.

 

graficos-excel-20.jpg

 

De allí elegimos la opción Etiquetas de Datos la cual desplegará las siguientes opciones

 

graficos-excel-33.jpg

 

Paso 4

De allí podremos elegir ninguna etiqueta, llamada de datos (la cual nos muestra los datos en forma de llamada) o elegir Más opciones de la etiqueta de datos para abrir el menú correspondiente

 

Llamada de datos

 

Paso 5

El menú se desplegará en el panel derecho y nos desplegará una amplia variedad de opciones a elegir para nuestro gráfico.

 

graficos-excel-35.jpg

 

Como ya lo hemos mencionado anteriormente la edición dependerá de nuestro criterio o de la necesidad del gráfico.

 

graficos-excel-36.jpg

 

 


6. Edición de ejes horizontal y vertical


Los ejes horizontales y verticales nos permiten mostrar lo que queremos en nuestro gráfico.

 

Paso 1

Para agregar y editar los ejes iremos nuevamente (Ya lo hemos visto) al menú Diseño, elegimos del lado izquierdo la opción Agregar elemento de gráfico y seleccionamos la opción Título de ejes. Allí se despliega la siguiente ventana.

 

graficos-excel-37.jpg

 

Paso 2

Si seleccionamos la opción Horizontal primero veremos que se agrega la opción de añadir un texto en la parte inferior del gráfico

 

graficos-excel-38.jpg

 

Paso 3

Si seleccionamos la opción Vertical primero veremos que se agrega la opción de añadir un texto en la parte lateral del gráfico.

 

graficos-excel-39.jpg

 

Estos textos serán añadidos en base a las necesidades que tengamos. Es importante recordar algunas buenas prácticas a la hora de crear nuestros gráficos.

 

Nota
  • No sobrecargar los gráficos de colores o formas.
  • Mostrar únicamente la información necesaria.
  • Seleccionar el gráfico adecuado.
  • Resaltar los aspectos más importantes del gráfico.

 

 


7. Gráficos especiales Excel


Excel 2016 nos permite crear algunos gráficos especiales para mostrar información de una manera más dinámica y especial.

 

Veamos algunos de estos gráficos especiales.

 

Minigráficos

Nos permiten representar pequeños datos en una celda.En nuestro ejemplo usaremos los siguientes datos.

 

graficos-excel-40.jpg

 

Para insertar un minigráfico seleccionamos la celda donde deseamos ingresarlo y nos dirigimos a la ficha Insertar y veremos el grupo Minigráficos.

 

grafico-excel-41.jpg

 

Veremos que podemos insertar tres (3) tipos de minigráficos (Línea, Columna o Ganancias /Pérdidas), en nuestro caso seleccionaremos Línea.

 

Se despliega la ventana donde seleccionaremos el rango de datos a representar.

 

graficos-excel-42.jpg

 

Daremos clic en Aceptar y podremos ver nuestro minigráfico creado (podemos arrastrar la fila para replicar el minigráfico en las demás celdas)

 

graficos-excel-43.jpg

 

 

Gráficos dinámicos

Un gráfico dinámico es una muy buena opción para presentar nuestros gráficos de una manera muy diferente, ya que nos permite interactuar con los datos brindados. Para este ejemplo usaremos la tabla anterior de Notas.

 

Seleccionaremos la tabla y nos dirigimos a la ficha Insertar y del grupo Gráficos seleccionamos la opción Gráfico dinámico, veremos que se despliega la siguiente ventana.

 

graficos-excel-44.jpg

 

Seleccionaremos la primer opción, Gráfico dinámico. Se desplegará la siguiente ventana.

 

graficos-excel-45.jpg

 

Seleccionamos el rango de datos sobre los cuales vamos a crear nuestro gráfico dinámico y damos clic en Aceptar
Veremos la siguiente ventana.

 

graficos-excel-46.jpg

 

Para iniciar el esquema de nuestro gráfico seleccionaremos los campos a agregar del menú derecho en el menú Campos de gráfico. Una vez se hayan agregado los campos veremos el siguiente gráfico.

 

graficos-excel-47.jpg

 

Podremos seleccionar, en este caso, un estudiante en particular desplegando el filtro ubicado en la parte inferior del gráfico.

 

graficos-excel-48.jpg

 

Si seleccionamos solamente un estudiante veremos los cambios que se presentan en el gráfico (Filtramos por el estudiante Luisa)

 

graficos-excel-49.jpg

 

Si filtráramos por dos estudiantes el gráfico se verá así.

 

graficos-excel-50.jpg

 

Para editar nuestro gráfico podremos dirigirnos al menú Diseño, del costado izquierdo seleccionamos la opción Agregar elemento de gráfico, allí tendremos bastantes opciones para editar nuestro gráfico tales como:

  • Leyenda
  • Título del gráfico
  • Ejes
  • Líneas de tendencias, entre otras

 

graficos-excel-51.jpg

 

Como vemos tenemos bastantes opciones muy útiles para representar nuestros datos de manera gráfica y totalmente dinámica.

 



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  •   Publicado may 27 2016 08:15
  •   Actualizado dic 07 2016 20:41
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    Avanzado