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Cómo calcular el subtotal, IVA y Total en Excel 2019 y Excel 2016

Tutorial para poder calcular el subtotal, IVA y el precio total de los productos en Excel 2019 y Excel 2016.


Escrito por may 03 2019 09:06 excel

Microsoft Excel, ya sea en sus ediciones 2016 o 2019, es usado para un gran rango de tareas que va desde la creación de tablas dinámicas hasta el control de grandes bases de datos. Todo esto de una forma segura y verídica gracias a las diversas funciones y fórmulas integradas dentro de la aplicación.

 

Gracias a su practicidad a la hora de realizar cálculos, Excel se convierte en la mejor alternativa para la gestión de algunas obligaciones que debemos generar o cumplir y una de estas no es más ni menos que el IVA el cual es un impuesto que establece el gobierno sobre un alto porcentaje de productos y servicios con el fin de que cada uno de ellos sea legal.

 

Conoce cómo poder agrupar y desagrupar filas y columnas, cómo crear subtotales en o cómo ver los grupos por niveles en Excel 2016.

 

En muchas ocasiones cuando debemos aplicar el IVA a un producto, no sabemos a ciencia cierta cómo realizar esta tarea. Por ello, Solvetic explicará a través de este tutorial cómo calcular no solamente el IVA de un producto sino también los subtotales tomando como criterios los datos suministrados.

 

Te dejamos como complemento el vídeo para poder calcular un precio que tiene IVA desde Excel 2019 o Excel 2016.

 

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Cómo calcular el subtotal e IVA en Microsoft Excel 2016 o Excel 2019

 

Este tutorial lo realizaremos en Excel 2019 pero los mismos pasos debemos aplicar si usamos la versión 2016.

 

Para ello contamos con los siguientes datos donde hemos creado una columna para el subtotal, el IVA y el total global el cual es la sumatoria tanto del subtotal más el IVA:

 

 

Calcular el subtotal de productos
El primer paso que daremos es calcular el subtotal de los productos lo cual es simple. Para ello debemos multiplicar la cantidad por el valor de cada producto, ubicamos nuestro cursor en la celda D2 (Columna Subtotal) y ejecutamos la siguiente fórmula:
=B2*C2
Como resultado veremos el subtotal del producto seleccionado:

 

 

 

 

Podemos arrastrar la fórmula a las celdas inferiores para que esta sea copiada y se ejecute la operación:

 

 

 

 

Calcular el IVA de productos
Hasta este punto hemos definido el subtotal de los productos y es hora de que calculemos el IVA el cual es del 21%, para esto, vamos a la celda E2 y disponemos de las siguientes opciones para ejecutar el cálculo del IVA:
  • Subtotal * 21 / 100
  • Subtotal * 0.21
  • Subtotal * 21%

 

Para este caso usaremos la sintaxis Subtotal*21/100 con lo cual ingresaremos en la celda E2 lo siguiente:

=D2*21/100
Como resultado veremos el valor del IVA de este producto:

 

 

 

 

Al igual que el método anterior, podemos arrastrar la fórmula para que el valor sea aplicado automáticamente a todas las demás celdas del rango seleccionado:

 

 

 

Calcular el coste de productos
Con el subtotal y el IVA definidos es hora de determinar cuánto es el costo total del producto lo cual se determina sumando las columnas Subtotal + IVA, en este caso ingresamos lo siguiente en la celda F2:
=D2+E2
Podemos arrastrar de nuevo la fórmula para automatizar el proceso en las siguientes celdas:

 

 

 

 

Calcular el IVA de productos con multiplicar
Además de los pasos sugeridos por Solvetic el IVA podrá ser calculado de otras formas las cuales te explicaremos en detalle para que tu conocimiento sea completo.

 

Una de estas opciones es ingresar el IVA en una celda con el formato 21% y luego multiplicar el precio por dicho IVA, por ejemplo, hemos ingresado 21% en la celda B8, de modo que en la celda E2 ejecutamos lo siguiente:

=D2*B8

 

Allí podremos copiar la fórmula para las siguientes celdas pero debemos tener presente que si usamos este método. La celda B8 seguirá en incremento, con lo cual en la celda #3 veremos la fórmula =D3*B9 y como resultado será un campo vacío ya que allí no está el IVA asignado, en este caso debemos hacer uso de la función absoluta y es útil cuando nuestro listado sea amplio, es decir, que contenga muchos campos para aplicar el IVA, allí el uso del valor absoluto de Excel es idóneo ya que fijará la celda seleccionada.
Si no usáramos veríamos lo siguiente:

 

 

Para evitar esto y realizar la función con el IVA de la celda B8 sin que se altere, ingresaremos en la celda E2 la siguiente sintaxis:

=D2*$B$8
Para lograr esto podemos ingresar los signos $ de forma manual o bien ubicar el cursor en el medio del B8 y pulsar la tecla F4:

 

 

 

Después de esto si podremos copiar la celda y el valor B8 permanecerá estático:

 

 

 

 

Sumar automáticamente el IVA
Un punto esencial que tiene Excel 2016 o 2019 es la diversidad de funciones, otro método para sumar automáticamente el IVA de nuestro producto es sumar automáticamente dichos valores. Esto es posible ya que los porcentajes son básicamente un valor decimal y el 100% hace referencia al número 1, entonces para ello vamos a multiplicar el subtotal que ya hemos realizado por 1 más el porcentaje del IVA en la celda B8 así:
=D2*(1+B8)
Como resultado veremos que con este método automáticamente se ha sumado el IVA al subtotal global:

 

 

 

De ahí en adelante podemos copiar la fórmula a los demás valores.

 

Saber coste de un producto antes del IVA
Un punto que a muchos nos puede resultar algo complejo es saber el coste de un producto antes del IVA. Para esto Excel acude a nuestro auxilio y determinar el valor de un producto antes del IVA debemos ejecutar lo siguiente, definiendo que en la celda B8 está el IVA del 21%:
=E2/(1+$B$8)
Como resultado podemos ver que el valor generado es igual al registrado en el subtotal de los productos:

 

 

 

 

Dar formato y ordenar los datos con tabla
Como vemos, las opciones para calcular el IVA son variadas. Ahora, si deseamos aplicar un formato mucho más profesional a los datos registrados, es posible aplicar un estilo de tabla al rango para poder ejercer ciertos atributos allí.

 

Para lograr esto, seleccionaremos el rango de datos y usamos las teclas siguientes y se desplegará la siguiente ventana emergente donde será posible validar el rango de datos:

 

Ctrl + T

 

 

 

 

Pulsamos en Aceptar y veremos que se aplica dicho formato y disponemos de un nuevo menú llamado “Herramientas de tabla” donde podemos editar el estilo de la tabla, los datos, etc:

 

 

Una de las grandes ventajas de este formato es que contamos con filtros los cuales nos pueden ayudar a visualizar de forma explícita un producto y sus detalles:

 

 

También con los filtros será posible ordenar los datos según sea necesario, de menor a mayor o viceversa:

 

 

Así, si elegimos de menor a mayor veremos los cambios automáticamente:

 

 

Otro punto que tener en cuenta con la tabla es que de forma automática podemos insertar una fila de totales para ver la sumatoria de los valores en nuestro rango. Para ello damos clic sobre la tabla y vamos al menú “Diseño-2 y en el grupo “Opciones de estilo de tabla” encontramos la casilla “Fila de totales”:

 

 

Nota
Podemos usar las teclas siguientes para su activación:

 

Ctrl + O + T

 

 

Al seleccionar esta casilla, veremos cómo se inserta la “fila Total” con la sumatoria de la “columna Total”:

 

 

Para sumar los demás valores, daremos clic sobre la celda respectiva y en el menú desplegable seleccionamos “Suma”:

 

 

Para este ejemplo, hemos seleccionado “Suma” en las columnas “Subtotal e IVA” así como el valor Mínimo en la columna “Cantidad y Máximo” en la columna “Valor unitario”:

 

 

 

Vemos como Microsoft Excel nos da las herramientas necesarias para cálculos precisos y verídicos tanto del IVA como de los subtotales.

 

Conoce cómo poder agrupar y desagrupar filas y columnas, cómo crear subtotales en o cómo ver los grupos por niveles en Excel 2016.



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