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Cómo crear listas desplegables dependientes Excel 2019 y Excel 2016

Aprende todos los pasos para crear listas desplegables dependientes en Excel 2016 en este tutorial.


nov 12 2019 13:55
Avanzado
Total de Apartados : 5

Para gestionar nuestros datos, una de las aplicaciones que más utilizamos la mayoría de nosotros, es Excel. No cabe duda de que las posibilidades de estas hojas de cálculo son bastante amplias, por lo que esto nos ayuda a realizar diferentes funciones de manera sencilla gracias a la cantidad de fórmulas y opciones que ofrece.

 

Tutorial con vídeo para saber cómo calcular y sacar promedio Excel 2019 o Excel 2016.

 

Excel 2016 Y Excel 2019 nos ofrece una amplia gama de opciones gracias a sus múltiples funciones y fórmulas que nos permiten controlar datos de una forma sencilla pero profesional. Contamos con diversos recursos como gráficos, tablas dinámicas, pívots, pero una de las funcionalidades más completas son las listas desplegables ya que estas nos brindan la posibilidad de tener un control sobre los datos que los usuarios introducen.

 

Qué es una lista desplegable dependiente
Una lista desplegable dependiente es aquella que cuando es modificada afecta todas las opciones de la segunda lista y gracias a esto tenemos un control mayor sobre las opciones seleccionadas ya que siempre existirán valores verídicos de los datos ingresados.

 

En este caso tenemos los siguientes datos:

 

lista-dependiente-desplegable-excel-1.jpg

 

Esta hoja la hemos llamado Listas y es en esta hoja donde haremos las configuraciones necesarias para crear las listas desplegables dependientes en otras hojas de este libro.

 

 


1. Preparar datos Excel 2019 Y Excel 2016


Paso 1

Como vemos hemos creado una lista de países con ciudades de cada uno de ellos, por lo tanto, el primer paso consiste en crear una lista de países únicos y para ello haremos lo siguiente: Hemos copiado los datos de la columna A en otra columna, en este caso la columna E, y una vez allí los seleccionamos y vamos a la pestaña Datos, grupo Herramientas de datos y allí pulsamos el botón Quitar duplicados.

 

lista-dependiente-desplegable-excel-2.jpg

 

Paso 2

Ahora con los datos de países únicos crearemos una nueva lista llamada País. Para ello seleccionamos las celdas que contienen los datos e ingresamos el nombre en el cuadro de nombres ubicado en la parte superior.

 

lista-dependiente-desplegable-excel-3.jpg

 

A continuación hemos ordenado la columna A en orden ascendente para un mejor control:

 

lista-dependiente-desplegable-excel-4.jpg

 

Paso 3

A continuación asignaremos los rangos a las ciudades según su respectivo país. Para ello debemos seleccionar el rango de celdas de cada país y en el cuadro de nombres ingresar el respectivo país.

 

lista-dependiente-desplegable-excel-5.jpg

 

Debemos tener presente que el nombre del rango debe ser igual al país ya que estos son los vínculos entre ambas listas. Para ver los rangos que hemos creado podemos ir a la pestaña Formulas, grupo Nombres definidos y allí seleccionar la opción Administrador de nombres

 

lista-dependiente-desplegable-excel-6.jpg

 

En caso de presentar algún fallo, podemos usar la opción Modificar y realizar los ajustes necesarios.

 


2. Crear listas desplegables Excel 2019 Y Excel 2016

 

Paso 1

Para esto vamos a crear una nueva hoja dentro del libro y nos ubicaremos en la celda A2 y allí iremos a la pestaña Datos, grupo Herramientas de datos y seleccionamos la opción Validación de datos

 

lista-dependiente-desplegable-excel-7.jpg

 

Paso 2

Al seleccionar esta opción se desplegará el siguiente asistente donde debemos definir en el campo Permitir la opción Lista y en el campo Origen ingresaremos el nombre del rango que hemos creado en la hoja inicial con los datos de los países precedida del símbolo =. Una vez definidos estos valores pulsamos Aceptar

 

lista-dependiente-desplegable-excel-8.jpg

 

Paso 3

Podemos ubicarnos en la celda A2 y de forma automática se visualiza la lista desplegable y al pulsar sobre ella veremos las opciones disponibles:

 

lista-dependiente-desplegable-excel-9.jpg

 

A continuación vamos a crear la lista desplegable dependiente en la celda B2 y para ello seleccionamos esta celda y vamos a la pestaña Datos / Herramientas de datos / Validacion de datos y en el asistente desplegado elegimos nuevamente Lista en el campo Permitir y en el campo Origen ingresaremos lo siguiente:

=INDIRECTO(A2)

lista-dependiente-desplegable-excel-10.jpg

 

La función INDIRECTO es la encargada de obtener el rango de celdas en las cuales su nombre coincide con el valor de la celda A2. Por regla general al pulsar Aceptar se genere un mensaje con el siguiente error: “El origen actualmente evalúa un error ¿Desea continuar?”, esto es debido a que no hay ningún dato seleccionado en la celda A2.

 

Paso 4

Al momento de seleccionar algún país en la celda A2 veremos las opciones disponibles en la celda B2:

 

lista-dependiente-desplegable-excel-11.jpg

 

De este modo hemos creado una lista desplegable dependiente en Excel 2016.

 


3. Cómo limpiar la selección en la lista dependiente Excel 2019 Y Excel 2016

 

Paso 1

Un error común con este tipo de listas desplegables es que cuando hemos seleccionado inicialmente un dato en la celda B2, si modificamos el valor de la celda A2 el valor en B2 continuará igual y no será actualizado:

 

lista-dependiente-desplegable-excel-12.jpg

 

Paso 2

Si guardamos el dato con estos datos estaremos almacenando información errónea lo cual puede afectar muchas tareas. Para solucionar esto Excel 2016 no cuenta con un comando que actualice automáticamente la información, para ello debemos usar un código VBA para este fin. Damos clic derecho sobre el nombre de la hoja donde hemos creado la lista desplegable dependiente y seleccionamos la opción Ver código

 

lista-dependiente-desplegable-excel-13.jpg

 

Paso 3

Se desplegará la siguiente ventana donde debemos elegir la opción Worksheet y Change respectivamente:

 

lista-dependiente-desplegable-excel-14.jpg

 

Allí debemos ingresar el siguiente código:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)If Target = Range("A2") Then Range("B2").Value = ""End IfEnd Sub
Con este código tenemos lo siguiente:
  • El evento Worksheet_Change se activa cada vez que se realiza un cambio en la hoja.
  • La variable Target analiza si el cambio proviene de la celda A2 y en caso de ser positivo limpiara la celda B2 con el nuevo valor.

 


4. Agregar nuevos datos a la lista desplegable Excel 2019 Y Excel 2016

 

Paso 1

En este caso agregaremos la ciudad de Málaga (España) por lo cual agregaremos una nueva fila para incluir el dato

 

lista-dependiente-desplegable-excel-15.jpg

 

Paso 2

Podemos ver que España cuenta ahora con 3 ciudades (B6:B8), si vamos a la pestaña Formulas / Administrador de nombres veremos lo siguiente:

 

lista-dependiente-desplegable-excel-16.jpg

 

Notemos que el rango España tiene el rango de celdas B6:B7 lo cual indica que no ha sido actualizada y para esto debemos pulsar el botón Modificar y ajustar el respectivo rango:

 

lista-dependiente-desplegable-excel-17.jpg

 

Paso 3

Si ahora vamos a la hoja del libro donde creamos la lista desplegable independiente veremos los cambios ocurridos:

 

lista-dependiente-desplegable-excel-18.jpg

 

 


5. Cómo hacer otro tipo listas desplegables en Excel 2019 y Excel 2016

 

Cómo hacer una celda desplegable en Excel 2019 y Excel 2016
Otra de las opciones que tenemos, es hacer celdas desplegables en Excel para que dispongamos de la posibilidad de tener una celda donde al momento de dar clic en ella se despliegan una serie de opciones basadas en un rango de datos de origen. Esto puede resultarnos útil en diferentes ocasiones, y cuando ya no lo necesitemos, podemos proceder a borrarlo.

 

Para saber cómo llevar a cabo todo este proceso paso por paso, a continuación te mostramos el link a un tutorial en el que vas a poder encontrar explicado esto con todo detalle.

 

Tutorial con videosolución para crear una celda desplegable con opciones de respuesta en Excel 2019.

 

En el caso de que prefieras ver cómo realizar este proceso en vídeo, tambien vas a poder hacerlo entrando en el siguiente enlace.

 

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Crear listas desplegables con validación de datos en Excel
Otra de las opciones que tienes, es crear listas desplegables en las que se disponga de la herramienta de validación de datos. Gracias a la validación de datos vamos a poder realizar diferentes tareas que implican configuraciones personalizadas. Esto puede resultar muy útil en diferentes contextos, por lo que a continuación te mostramos el link en el que vas a encontrar todos los pasos que puedes seguir para llevar a cabo el proceso y sus diferentes opciones.

 

Tutorial para poder crear listasdesplegables con validación para poder crear celdas con opciones en Excel 2019.

 

Comprendemos la utilidad y alcance que nos brindan las listas desplegables independientes en Excel 2019 Y Excel 2016. De este modo podremos hacer uso de estas funciones siempre que nos resulte necesario.

 

En este tutorial te explicamos cómo puedes crear un checklist o lista de control desde la aplicación de Office Excel 2016 o Excel 2019.


¿Te ayudó este Tutorial?


2 Comentarios


EdwinVerGel
dic 27 2019 18:27

Buen día,

La macro sólo válida si una celda ha sufrido cambios, pero cómo la debería complementar para que no valide solo una celda si no todas las celdas de esa columna.

Agradezco una respuesta.


EdwinVerGel
dic 30 2019 23:36

Buen día,

Para el caso de la macro, si necesito validar cada celda de la columna A, cómo debo especificarlo? 

Agradezco la ayuda.

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