Gmail es una plataforma de correo mediante la cual disponemos de una serie de funciones tanto a nivel de correo, contactos y calendario, todo esto bajo el soporte de Google. El uso de correos electrónicos se ha convertido en una de las tareas que debemos realizar de forma diaria ya sea de uso personal o corporativo, y una de las acciones que Gmail no nos presenta, hasta hoy, es la posibilidad de programar el envío de un correo electrónico en una fecha posterior.
Para esto contamos con Email Studio el cual es un complemento para Gmail mediante el cual será posible programar mensajes de correo electrónico dentro de la propia aplicación Gmail, sino que también será posible enviar correos electrónicos que deben ser enviados frecuentemente.
Una se llama Mail Merge, Email Scheduler para enviar correos electrónicos en fechas posteriores programadas. Es interesante para poder Auto Responder con la que podremos realizar envíos de respuestas automáticas. Otro es Email Forwarder que nos sirve para poder agilizar el reenvío de correos de una forma más sencilla y ahorrándonos tiempo al poder realizarlo a otras direcciones de una forma más efectiva.
Tener en cuenta que el conjunto de herramientas Email Studio con sus características es posible usarlo en versión web de Gmail como a través de la propia app en terminales Android. Seguro que alguna de sus herramientas os vendrá de mucha ayuda.
- Podremos personalizar los correos electrónicos gracias a la posibilidad de combinar nuestra bandeja de emails.
- Integra la opción Auto-Responder con el objetivo de enviar respuestas automáticas de forma inteligente ain necesidad de necesitar nuestra presencia.
- Contaremos con la opción de enviar masivamente mensajes pasados en Gmail.
- Tendremos la opción de Gmail Purger con el fin de eliminar automáticamente correos electrónicos reiterados durante un periodo establecido.
- Podremos duplicar borradores de correos de Gmail
1. Cómo instalar Email Studio para Gmail
Este complemento de Gmail está disponible en el siguiente enlace:
Allí pulsamos en el botón “Instalar” para llevar a cabo el proceso de instalación de este complemento para Gmail:
Pulsamos en el botón “Continuar” para asignar los permisos y una vez instalado veremos lo siguiente. Pulsamos en el botón “Listo” para cerrar el asistente.
2. Cómo programar hora de envío de un mensaje en Gmail
Para llevar a cabo este proceso pulsamos en el botón “Redactar” e ingresamos detalles del mensaje, destinatario, copia (si aplica):
No debemos pulsar en el botón Enviar, el mensaje se guardar automáticamente. Con el complemento instalado de Email Studio, podemos acceder a alguno de los mensajes que están en la bandeja de entrada, este complemento no acepta correos de otras bandejas. Al abrir cualquier correo de la bandeja de entrada podemos ver en la barra lateral que se despliegan las opciones de Email Studio:
La primera vez que usamos la aplicación debemos iniciar sesión directamente con Email Studio para otorgar los respectivos permisos. Allí pulsamos en la opción “Email Scheduler” y será desplegado lo siguiente:
Ahora pulsamos en la línea “Add new Schedule” con el fin de programar el horario de envío de los correos y seremos redireccionados a la siguiente ventana la cual tomará los parámetros del borrador que hemos guardado y será posible definir acciones como:
- Nombre del borrador
- Fecha de inicio
- Hora de envío del correo
- Zona horaria
- Repetición en la cual serán enviados los correos (Una sola vez, cada hora, diario, semanal, mensual, etc)
Todos los correos electrónicos están programados tomando la zona horaria del navegador, de modo que es posible cambiar la zona horaria por mensaje de correo electrónico, así, de forma interna el programador de correo electrónico configura un trabajo cron con Google Scripts y los correos electrónicos se enviarán dentro de un rango de 15 minutos según la hora definida.
El complemento se ejecuta en segundo plano en los servidores de Google y se encarga de enviar automáticamente el mensaje según la programación seleccionada aun si el equipo se encuentra apagado. En base a la frecuencia seleccionada podemos definir parámetros adicionales, por ejemplo, si seleccionamos la opción Semanal podemos determinar qué días de la semana será enviado ese correo:
Definido esto pulsamos en el botón “Save Schedule” para guardar los cambios.
Desde la bandeja de entrada podemos ver el correo que ha sido programado accediendo a la utilidad de Email Studio y desde allí podremos editar su configuración o eliminar este correo:
Como vemos, gracias a este complemento será simple y completo llevar a cabo las tareas de programación de correos en Gmail.