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Cómo autoarchivar Outlook 2013, 2016

Tutorial para saber cómo autoarchivar correos Outlook 2013, 2016 y de este modo liberar espacio.


Escrito por nov 19 2018 10:08 outlook



Microsoft Outlook es una de las plataformas de correo más usadas en la actualidad por sus diferentes características y desempeño tanto en la gestión de correo como de contactos y calendarios. Es natural que recibamos cientos o miles de correos electrónicos pero estos mensajes pronto llenarán la Bandeja de entrada de Outlook sin que nos demos cuenta ya sea con nuevos mensajes, respuestas o reenvíos.

 

Para solventar y ayudar a mejorar esta situación, Outlook nos ofrece la función de autoarchivar la cual mueve los elementos antiguos. Esto se realiza ya que quizás deseamos conservar a un archivo con el fin de mantener la Bandeja de entrada y sus respectivas carpetas en orden.

 

Aprenderemos a activar la opción de autoarchivar y este proceso es idéntico en las versiones 2013, 2016 y 2019 de Outlook.

 

Tutorial en el que se explica cómo crear una copia de seguridad de correos, contactos y calendario de Outlook.com paso a paso.

 


1. Cómo autoarchivar correos en Outlook 2013, 2016

 

Paso 1

Para dar inicio a este proceso, accedemos a Outlook y allí debemos ir al "menú Archivo" y allí debemos pulsar en la sección "Opciones"

 

autoarchivar-correos-en-Outlook-2013,-2016autoarchivar-correos-en-Outlook-2013,-2016-1.png

 

Paso 2

En la ventana emergente iremos a la categoría "Avanzada" y en el panel derecho ubicaremos la sección "Autoarchivar" y veremos lo siguiente:

 

autoarchivar-correos-en-Outlook-2013,-2016-2.png

 

Paso 3

Allí pulsamos en el botón "Configuración de Autoarchivar" donde se desplegará lo siguiente:

 

autoarchivar-correos-en-Outlook-2013,-2016-3.png

 

Paso 4

Como vemos, la opción "Ejecutar Autoarchivar" cada se encuentra desactivada, al momento de activar dicha casilla veremos las siguientes opciones:

 

autoarchivar-correos-en-Outlook-2013,-2016-4.png

 

Configuraciones
Como vemos allí será posible llevar a cabo configuraciones como:
  • Preguntar al usuario antes de realizar la tarea.
  • Eliminar correos expirados.
  • Borrar elementos cuya antigüedad sea superior a un periodo determinado.
  • Definir la ruta donde se han de mover los elementos antiguos.
  • Definir la frecuencia de ejecución de Autoarchivar y más.

 

Una vez definido esto pulsamos en Aceptar para aplicar los cambios.

 

Configuración de Autoarchivar en Outlook
En la parte superior podemos ver que la tarea de Autoarchivar se ejecutará cada 14 día. Si deseamos editar esto, basta con cambiarlo usando las flechas hacia arriba y hacia abajo o bien escribiendo un número entre 1 a 60 días.

 

La siguiente opción es "Preguntar antes de que Autoarchivar se ejecute " la cual permite que Outlook lance un mensaje antes de la acción. Esto nos permitirá confirmar o no si deseamos que se lleve a cabo el proceso.

 

En las demás opciones podemos definir rutas, periodos y tipo de correos que han de ser involucrados dentro del proceso de Autoarchivar.

 


2. Cómo Autoarchivar objetos diferentes en Outlook 2013, 2016


Las carpetas que por defecto Autoarchiva Outlook son:
  • Elementos enviados
  • Tareas
  • Calendario
  • Elementos eliminados

 

Paso 1

Para agregar una nueva carpeta, daremos clic derecho sobre ella y seleccionamos la opción "Propiedades"

 

autoarchivar-correos-en-Outlook-2013,-2016-5.png

 

Paso 2

También será posible acceder a las propiedades de la carpeta en la ruta "Carpeta / Propiedades de carpeta" en el menú. En la ventana desplegada iremos a la pestaña "Autoarchivar" donde veremos lo siguiente:

 

Una-vez-definido-esto-pulsamos-en-Aceptar-para-aplicar-los-cambios.6.png

 

Paso 3

Allí podemos activar alguna de las casillas como:
  • Archivar elementos en esta carpeta utilizando la configuración predeterminadala cual hace uso de los valores por defecto de Outlook.
  • Archivar esta carpeta utilizando la siguiente configuraciónla cual nos permite establecer nuestros propios métodos de uso.

 

Autoarchivar-objetos-diferentes-en-Outlook-2013,-2016-7..png

 

Como vemos, el proceso es simple para Autoarchivar correos antiguos en Outlook 2013, 2016 o 2019.

 

Tutorial para saber cómo cambiar, configurar, editar, guardar, crear o restaurar vista carpeta Outlook 2019, 2016



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  •   Publicado nov 19 2018 10:08
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