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Cómo activar fuera de la oficina en Outlook Windows y Mac

En este tutorial te enseñamos cómo puedes activar un mensaje de autorespuesta cuando estás ausente desde tu cuenta de outlook para Windows y Mac


Escrito por el jul 20 2016 10:59 mac windows outlook


 

El correo es esa herramienta que se ha convertido en algo imprescindible para nuestro día a día. Además de su función principal como es el intercambio de mensajes, lo utilizamos para otra infinidad de cosas. Uno de los usos más comunes hoy en día es la utilización de nuestra dirección para registrarnos en redes sociales u en otro tipo de webs que necesitan de ello.

 

Tener acceso al correo es algo cada vez más sencillo hoy en día ya que directamente en nuestro teléfono tenemos una cuenta en la mayoría de los casos. Podemos acceder a el por lo general allá donde estemos, incluso en los casos en los que no tenemos una buena conexión a internet o directamente nula, por ejemplo Gmail nos ofrece la posibilidad de leer correos sin necesidad de red.

 

En momentos determinados es necesario que establezcamos en nuestros correos corporativos, y en algunos casos correos personales, autorespuestas para todas las personas o empresas que nos envían diariamente correos electrónicos de cualquier índole y así brindarles una información específica acerca de nuestro estado, por ejemplo, cuando salimos de vacaciones, cuando estamos ausentes por motivos personales, etc.

 

La posibilidad de establecer esta respuesta automática podemos encontrarla en diferentes gestores de correo como puede ser Gmail o en mail de Mac. Esto nos proporciona la tranquilidad de que a pesar de no poder atender todos y cada uno de nuestros mensajes, estos no quedarán en el olvido y serán respondidos con el texto que hayamos seleccionado previamente.

 

Otro de los gestores que no ofrece la posibilidad es Outlook 2016. Desde esta herramienta podemos crear reglas para que de manera automática se envíen respuestas a todas las personas que nos escriban en el periodo que estabelzcamos. Esta utilidad es muy usada en los casos de trabajo para informar de las ausencias en el caso de las vacaciones, fin de la jornada laboral, viaje de trabajo etc.

 

A continuación vamos a ver cómo podemos crear una plantilla para que genere de manera automática las autorespuestas indicando aquello que seleccionemos. Para que sea de gran utilidad para todos nosotros, vamos a ver cómo configurar esto tanto en Windows como en Mac. La diferencia es poca respecto a ambos sistemas, pero queremos que se vea en ambos para que todos los usuarios puedan crear de forma correcta la autorespuesta en Outlook.

 

 

1. Abrir Outlook 2016 y guardar un nuevo correo electrónico


En primer lugar abriremos Outlook en Windows y en Mac y una vez abierto debemos ir al menú Nuevo correo electrónico o pulsar las teclas Ctrl + U para la creación de nuestra plantilla.

 

Una vez abramos la opción de Nuevo correo electrónico, vamos a ingresar el mensaje que deseamos esté establecido como respuesta automática y pulsaremos en el menú Archivo para posteriormente seleccionar la opción Guardar como. En este ejemplo escribiremos el siguiente mensaje:

 

“En este momento me encuentro ausente; Volveré el día 25 de julio de 2016. Gracias”

 

Entorno Windows

 

 

 

Entorno Mac

 

 

 

A continuación vamos a guardar el correo con el nombre que deseemos, en este caso lo llamaremos Respuesta_Solvetic y en tipo de archivo debemos elegir la opción Plantilla de Outlook.

 

Entorno Windows

 

 

 

En entornos Mac podemos ir directamente a la configuración de las reglas.

 

A continuación vamos a crear una regla para definir el mensaje, recordemos que una regla es una acción que Outlook ejecuta de manera automática en los correos entrantes y salientes según lo hayamos establecido. Para definir una regla de Outlook en Microsoft Windows debemos ir al menú Archivo y del panel derecho seleccionamos la opción Reglas y alertas.

 

 

Crear reglas Windows
En Outlook en Windows podemos seleccionar la opción reglas desde la cinta Ribbon y allí elegir administrar reglas y alertas

 

 

 

Crear reglas Mac
En equipos Mac OS debemos ir al menú Herramientas y elegir la opción Reglas.

 

 

 

En ambientes Windows
Una vez abramos la ventana respectiva de reglas veremos lo siguiente donde debemos elegir la opción Nueva regla.

 

 

 

En entornos Mac
Una vez abierta la opción Reglas del menú Herramientas debemos seleccionar Exchange Exchange y allí pulsar el ícono + para agregar una nueva regla.

 

 

 

Una vez seleccionemos estas opciones veremos que se despliegan los respectivos asistentes.

 

 

2. Configuración de la regla en Microsoft Windows


Paso 1

Vamos a analizar cómo implementar la regla en un entorno Windows. Una vez se ha abierto el asistente debemos pulsar la opción Aplicar regla a los mensajes que reciba y pulsar Siguiente, se desplegará lo siguiente:

 

 

Paso 2

Allí debemos especificar las condiciones para que la regla se ejecute. En este caso vamos a seleccionar la opción enviado a mí solamente, pero podemos marcar todas las que deseemos. Pulsamos Siguiente y en la siguiente ventana debemos especificar que hacer con los mensajes. En este punto debemos seleccionar la opción Responder usando una plantilla predeterminada.

 

 

Paso 3

Pulsamos el texto resaltado (una plantilla determinada) y a continuación debemos seleccionar la plantilla que hemos creado anteriormente.

 

 

Paso 4

Pulsamos Abrir para cargar la respectiva plantilla. Pulsamos Siguiente y en esta ventana podemos especificar excepciones para estos mensajes.

 

 

Paso 5

Una vez definamos las excepciones pulsamos Siguiente y podremos ver un resumen de la regla a crear y si deseamos establecer un nombre a la regla. Finalmente pulsamos el botón Finalizar para activar la regla.

 

 

Paso 6

Pulsamos Aplicar y posteriormente en Aceptar para guardar los cambios. Ahora para validar que realmente la autorespuesta funciona de manera correcta vamos a enviar un correo de prueba desde Hotmail a Outlook y este será el resultado.

 

 

3. Edición y eliminación de reglas en Windows


Si deseamos editar alguna regla o simplemente borrarla porque ya retornamos a nuestro puesto de trabajo o estamos disponibles basta con seleccionar la opción Reglas y elegir Administrar reglas y alertas. Se desplegará lo siguiente.

 

 

Seleccionamos la opción Cambiar regla y podremos ver que contamos con diversas opciones como:

 

 

Desde aquí cómo vemos podemos editar los parámetros de la regla o eliminarla si es necesario.

 

 

4. Configuración de la regla en Mac


Paso 1

La implementación de la autorespuesta en Mac OS es mucho más fácil que el proceso visto en Windows. Podemos usar la plantilla pero existen dos alternativas para crear el mensaje de autorespuesta. La primera opción que tenemos es usando la opción Reglas en el menú Herramientas.

 

 

Paso 2

Usando esta opción podemos editar nuestra regla de manera sencilla, por ejemplo si deseamos establecer un mensaje al igual que hemos hecho en Windows.

 

Establecer un mensaje
  • En Nombre de regla asignamos un nombre a la regla
  • En el campo “Cuando llegue un mensaje nuevo” podemos definir si viene de alguna persona en especial o de cualquier destinatario o algún otro parámetro. En este ejemplo elegiremos Cualquier destinatario.
  • En el campo “Haga lo siguiente” podemos definir que acción realizará la regla, podemos mover, copiar o eliminar el mensaje, eliminar adjuntos, responder al usuario, etc. En este caso seleccionaremos la opción Responder
  • Posteriormente veremos que se activa el campo texto de respuesta¸ pulsamos en él e ingresamos el texto que deseamos responder y pulsamos Aceptar.
  • Los demás campos los configuramos según sea nuestra necesidad.
  • Finalmente pulsamos Aceptar

 

 

 

Una vez establecida la regla podremos ver el resultado de nuestra respuesta al igual que en el ejemplo anterior.

 

Paso 3

Ahora si deseamos editar o eliminar la regla establecida simplemente debemos ingresar de nuevo a Herramientas / Reglas, allí seleccionamos la regla y pulsamos el ícono – ubicado en la parte inferior para eliminar la regla.

 

 

Paso 4

Una vez pulsado el signo – para eliminar la regla debemos confirmar la eliminación.

 

 

La segunda opción que tenemos en Mac es ir al menú Herramientas y allí elegir la opción Fuera de oficina para establecer el mensaje. De esta manera podemos crear, editar o eliminar reglas para autorespuesta en Mac OS.

 

Como hemos analizado contamos con alternativas sencillas que nos permiten devolver un mensaje específico acerca de nuestro estado a las personas con las que a menudo tenemos contacto vía correo electrónico y no “desaparecer” por un tiempo determinado.

 

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  Información

  •   Publicado jul 20 2016 10:59
  •   Actualizado jul 27 2016 10:26
  •   Visitas 3.4K
  •   Nivel
    Básico



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1 Comentarios


Felix Rodriguez
jul 20 2016 13:30

A mi me ha gustado utilizar siempre la respuesta automática cuando estoy de vacaciones la verdad. He de decir que en Gmail es 1000 veces más sencillo pero que no ofrece quizás tantas posibilidades de configuración como Outlook 2016 en cuanto a sus reglas....

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