Outlook es una herramienta de cliente de correo muy completa que nos permite tener gestionado nuestro día a día de manera ordenada. En el trabajo es normal tener muchas tareas a la vez y no llevar una organización clara de éstas, puede suponer acabar atrapados en el caos. Por ello, esta herramienta nos permite gestionar nuestra agenda, nuestro correo y nuestros contactos. Se podría definir como una agenda global donde tenemos todo clasificado y ordenado y en una sola pantalla. Además en el caso de que cambiemos de PC, vamos a poder trasladar los datos de nuestro correo Outlook al nuevo ordenador o conectar nuestra cuenta de Gmailcon Outlook entre otras funciones.
Esto parece no tener mucha importancia si tenemos volúmenes de datos reducidos, apenas tenemos mails a lo largo de un día ni eventos o reuniones. Pero resulta vital cuando se pueden acumular muchos correos en la bandeja y tenemos tantas fechas que recordar que es casi imposible acordarse de todas. Outlook está para ayudarte a todo eso, a tener un esquema de toda tu información en una serie de pestañas a las que añade funciones rápidas para evitar que pierdas tiempo.
Una de las tareas que más tiempo consume, es la de revisar el correo y clasificar las direcciones según sean de un interés u otro. Contestar a cada uno de ellos puede suponer una tarea tediosa si se almacenan grandes cantidades en nuestra bandeja de entrada. Para ello Outlook integra una serie de funciones que te permitirán ahorrar parte de tu valioso tiempo.
Una de estas funciones se denomina “Fuera de la oficina” y consiste en emitir un mensaje automático a los contactos que queramos cuando no podemos contestar nosotros mismos. Esta característica viene integrada por defecto en cuentas tipo Gmail o Microsoft Exchange, pero no en las tipo POP3 o IMAP. Para poder hacer esta respuesta rápida en este tipo de cuenta tendremos que seguir una serie de pasos a través de la creación de reglas, pero tras personalizarlo nos servirá para ahorra mucho tiempo.
Si tienes la versión más reciente de Outlook 2016, te dejamos también el videotutorial donde puedes ver cómo crear una mensaje automático de estoy fuera de la oficina fácilmente.
1. Crear una plantilla predeterminada para mensaje automático Outlook 2010
Como veremos más adelante, necesitaremos una plantilla por defecto que trabaje como respuesta rápida cuando queramos enviar el mensaje de “Estoy fuera de la oficina”. Outlook por defecto proporciona una pero sin contenido, por lo que configuraremos la nuestra propia.
Para comenzar dirígete a tu herramienta Outlook y crea un nuevo mensaje en la pestaña “Nuevo mensaje de correo electrónico” o ejecuta el atajo:
Ctrl + U
Ahora en el mensaje configura los elementos que quieras que aparezcan cuando se conteste automáticamente. Puedes establecer un “Asunto” y rellenar el “cuerpo de texto”.
Una vez hemos rellenado nuestra plantilla predeterminada deberemos guardarla con el formato adecuado para que nos lo reconozca después Outlook. Para ello ve al menú superior-> “Archivo”-> “Guardar cómo”, dale un nombre y selecciona “Plantilla de Outlook” . Dale a guardar y se archivará por defecto en la carpeta predeterminada.
Una vez tenemos creada nuestra plantilla personalizada podemos proceder a crear nuestra respuesta automática a través de la cual se enviarán los correos de forma personalizada. Puedes crear todas las plantillas que quieras, clasifícalas por nombre y así tendrás una para cada necesidad.
2. Crear respuesta automática “Estoy fuera de la oficina" en Outlook 2010
Outlook nos permite crear acciones automáticas a través de reglas. Estas reglas son decisiones que toma el propio Outlook por nosotros en función de los condicionantes que le otorguemos a cada regla, por ejemplo, que todos los correos que nos llegan de un mismo contacto los mueva automáticamente a una carpeta determinada o los borre directamente. Una de estas funciones es poder responder automáticamente a uno o varios contactos con una plantilla predeterminada y poder crear la respuesta de “Fuera de la oficina”.
Lo primero que tienes que hacer es dirigirte al menú superior de tu Outlook y seleccionar en el menú” Reglas” - > “Administrar reglas y alertas”.
En esta ventana selecciona “Nueva regla” para comenzar a crear nuestra regla personalizada.
En la siguiente ventana podremos elegir entre crear regla a partir de una plantilla predeterminada o en blanco. Nosotros seleccionaremos dentro de “Iniciar desde una regla en blanco” -> “Aplicar esta regla a los mensajes que reciba”. Con esta opción haremos que la respuesta se genere a los correos que recibas.
En esta ventana puedes seleccionar todas aquellas condiciones que quieres que se cumplan para que se efectúe la regla, es decir, elegir con qué características se cumplirá la regla y con cuáles no. Un ejemplo es que sólo se envíe nuestra respuesta si es un correo enviado únicamente a nosotros mismos. Si lo que queremos es filtrar la respuesta, elegiremos la opción “de personas o grupo público” ya que queremos que cuando alguien determinado nos escriba se genere ese mensaje, de lo contrario respondería a todo el mundo. En la parte de abajo haz clic en la parte subrayada para seleccionar los contactos.
En esta ventana tienes que elegir qué quieres hacer con esa regla, es decir, qué va a pasar cuando la condición establecida en el punto anterior se cumpla. Como queremos que se envíe una respuesta con nuestra plantilla personalizada, elegiremos la opción “Responder usando una plantilla predeterminada”. En la parte de abajo pincha sobre lo subrayado para buscar la ubicación de la plantilla creada en el capítulo 1.
En este apartado debemos elegir las excepciones, es decir, aquellos requisitos por los cuales la regla estará exenta de cumplirse. Por ejemplo, se puede elegir que si te envía un correo un contacto predeterminado no se cumpla la regla, es decir, no se envíe nuestro correo de respuesta. Selecciona las excepciones que prefieras y dale a siguiente.
Por último, el asistente de reglas te dirá que termines tu configuración indicando un nombre para esa regla. Recuerda dejar marca la casilla de “Activar regla” si quieres que quede activada desde que terminas el proceso. Ahora pulsa en “Finalizar”.
Si vuelves a meterte en” Reglas” - > “Administrar reglas y alertas”, verás que ya aparece tu nueva regla configurada. Puedes probar que funciona estableciendo en las condiciones un correo con el que puedas probar y ver si se te genera el mensaje automático de respuesta.
3. Activar o desactivar una regla en Outlook 2010
El uso de una regla como la respuesta automática suele ser bastante útil cuando se está ausente puesto que genera mensajes de contestación aunque no estemos durante un periodo de tiempo. Suelen ser momentos concretos de uso y por eso después preferimos no tenerlo activado. Para activarlo o desactivarlo haz lo siguiente:
Dirígete en tu menú superior a ”Reglas” - > “Administrar reglas y alertas” para poder modificar su estado.
En esta ventana verás tus reglas creada. Desactiva la casilla que tiene al lado la regla que quieras activar o desactivar. Marca para activarla y desmarca para lo contrario.
Sería aconsejable tener en cuenta la posibilidad de crear avisos que recuerden que se debe desactivar la regla para evitar que se sigan enviando respuestas automáticas cuando no necesitemos esta función.