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Cómo crear una Tabla Dinámica en Excel paso a paso

Tutorial práctico que te explica paso a paso cómo hacer una tabla dinámica en Excel, fácil y rápido


Escrito por jun 20 2022 13:00 excel

Para poder crear las tablas dinámicas, es importante tener en cuenta que estas funcionan con unos datos de origen que debes tener previamente organizados; Es importantes que sepas cómo preparar datos de origen para realizar una tabla dinámica en Excel.

  • Confirma que no hay filas en blanco, que los datos van seguidos sin saltos hasta el final de la tabla
  • Revisa la estandarización de los datos. Especialmente si quieres hacer agrupaciones de datos, que un mismo concepto se escribe solo de una forma. De lo contrario no se agrupará todo bajo un mismo concepto
  • Elimina espacios en blanco en las celdas con texto (antes y después del texto)
  • Revisa errores de Excel en la celdas, si los hubiera
  • Revisa que todos los campos de una misma columna tienen el mismo formato
  • Comprueba que no se incluyen totales ni subtotales en la tabla

 

Tutorial que explica cómo preparar los datos antes de realizar una Tabla Dinámica

 

Los beneficios de crear tablas dinámicas, si aún no los conoces, son de gran valor pues te permiten ahorrar tiempo en muchas tareas de cálculo siendo las tablas dinámicas una herramienta muy potente para poder hacer un análisis personalizado. Saber más de qué son las tablas dinámicas, así como sus características y conocer en qué momento te resultarán de gran utilidad te ayudará a entender la utilidad de esta herramienta tan potente;

 

Una vez empieces a usar las tablas dinámicas de Excel, te resultará imprescindible para realizar con éxito y en poco tiempo algunas tareas de tu trabajo. Especialmente si el análisis de macro datos está en tu día a día.

 

Una vez tus datos estén bien organizados y revisados, sigue estos sencillos pasos dónde poder hacer tus tablas dinámicas.

 


1. Selección del rango de Datos


Haciendo uso del ratón, o bien utilizando las teclas Shift y las flechas de tu teclado, selecciona toda la tabla incluyendo la primera fila que debería ser el encabezado. Tanto si usas el ratón, como el teclado para seleccionar el rango de datos, asegúrate de seleccionar hasta la última columna y hasta la última fila. No importa que en la selección haya columnas que no quieras mostrar en la tabla dinámica. Esto es algo que podrás seleccionar posteriormente desde el menú de las tablas dinámicas, qué podrás elegir que información quieres mostrar. Es recomendable seleccionar toda la tabla entera, cómo vemos abajo en la imagen

 

 

 

 


2. Insertar Tabla Dinámica de Excel

 

Una vez seleccionados los datos, vamos al menú de Excel situado en la parte de arriba y hacemos clic en “Insertar”. En el menú que veas abajo, justo debajo de Insertar haz clic en Tabla dinámica y después en “de una tabla o rango”.

 

 

 

NOTA
Puedes ver las opciones automáticas que te da Excel con la opción de Tablas dinámicas recomendadas. Si quieres sacar una tabla sencilla, puede usar estas plantilas que se crean por defecto y a partir de la tabla que se crea, hacer modificaciones. Pero si estás aprendiendo a hacer tablas dinámicas en mejor que sigas con el proceso que te vamos a enseñar, así podrás crear las tablas 100% personalizadas a ti.

 

 


3. Crear Tabla de Excel en una hoja nueva y aceptar


En la ventana que se abre, verás que el rango viene ya definido porque hemos seleccionado la tabla previamente. Por defecto, elegimos la opción que verás marcada “nueva hoja de cálculo”. Así tu tabla dinámica se habrá creado automáticamente en una hoja nueva en el Excel donde están los datos de origen. Damos al botón de Aceptar.

 

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4. Configurar Tabla con menú campo de Datos


Ahora ya puedes ver el menú de campo de datos desde dónde podrás construir tu tabla dinámica. Podrás ver que se ha creado como te decíamos en el paso anterior en una hoja nueva.

 

En el menú de la derecha que dice “Campos de Tabla dinámica” es ahora el menú de configuración de tu tabla dinámica desde donde podrás configurar tu tabla dinámica. Cómo te habíamos recomendado, ahora es posible seleccionar solos los datos que tu quieras. Nosotros en el ejemplo abajo seleccionamos todos los datos organizamos de tal forma que podamos ver e interpretar los datos de origen.

 

 

 


5. Mover los campos de valor a las áreas


Tal y cómo vemos en el ejemplo seleccionamos todos los campos, verás que automáticamente se crea una tabla poco elegible desde el punto de vista de la interpretación de los datos y el análisis. Ahora nos toca por tanto dar forma a la tabla dinámica, algo sencillo e intuitivo que puedes hacer moviendo los campos a las áreas. Verás que es fácil, y solo con hacer clic en uno de los campos y manteniendo el clic lo puedes arrastrar a otro área. Nosotros a raíz del ejemplo, creamos una tabla que tendría sentido para analizar los resultados año por año.

 

 

  • Para esto seleccionamos movemos el campo de fechas al área de filtros.
  • En el área de columnas, que estén los valores.
  • En el área de filas, poner en el mismo orden empresas, delegaciones y vendedores (Es importante el orden pues verás que estás jerarquizando estos datos en la tabla.
  • En el área de valores, nosotros tenemos los campos “suma de ventas” y “suma de valor de ventas.

 

De esta forma podremos ver los resultados tanto en número de ventas cómo valor de las ventas para todos los conceptos que siguiendo el ejemplo podríamos analizar, es decir podríamos ver las ventas y el valor de las ventas de las empresas, de las delegaciones y también por vendedor. Y desde arriba, tal y cómo vemos en la imagen de abajo podríamos ver estos datos de ventas y valor de las ventas para todo el periodo, o podemos seleccionar una fecha desde la propia tabla.

 

 

Si en algún momento vemos que el menú de la derecha “Campos de tabla dinámica” desaparece, solo tenemos que hacer un solo clic (no doble clic) sobre la propia tabla y veremos que vuelve a mostrarse.

 


6. Quitar y poner Campos de valor en la Tabla


Si queremos quitar algún campo de la tabla para que no aparezca en la tabla, solo tenemos que ir al menú de la derecha “Campos de tabla dinámica” y quitar el check al campo que no queremos mostrar. Si por ejemplo no quisiéramos desglosar los datos por vendedores, “descliquemos” vendedores en el menú de la derecha “Campos de tabla dinámica”. Cómo vemos más abajo la tabla se ha actualizado sola y esta información a nivel de vendedor ya no se muestra.

 

 

 


7. Cambiar los Campos de valor de una Tabla Dinámica


Por defecto, los campos de valores que estén en el área “valores” se suman. Si no quieres mostrar este dato, si no quieres quisieras ver por ejemplo un promedio de ventas, solo tienes que ir al área de valores, hacer clic en el campo que dice “suma de ventas”. Después en el menú que se despliega elegimos “configurar campo de valores”.

 

 

Desde la ventana que se abre elegiríamos promedio, y clic en botón de aceptar. Verás que entonces los valores del campo de ventas se modificaron en la tabla directamente y en lugar de mostrar número de ventas, estaría mostrando promedio de ventas.

 

 


8. Crear varias Tablas Dinámicas desde el mismo origen de datos


También podríamos querer realizar varias tablas que hagan referencia al mismo origen de los datos. Para hacer esto solo tendríamos que repetir la operación, dirigirnos a la hoja del documento de Excel donde estén los datos de origen o base de datos, seleccionarlos y realizar una tabla nueva. O podríamos también copiar la tabla dinámica que ya hemos hechos, seleccionándola y pegándola en otra hoja. (O copiar directamente la hoja donde está la tabla dinámica crenado una hoja nueva con la tabla dinámica). Una vez hecho esto ya sabes que haciendo clic en la tabla dinámica aparece el menú “Campos de tabla dinámica” desde el que podremos configurar la tabla con la información que necesites.


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  •   Publicado jun 20 2022 13:00
  •   Actualizado jun 20 2022 15:24
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    Avanzado

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