Introducción a Tablas Dinámicas: Qué son, Características y cómo saber cuando crear una

• Organización de bases de datos

• Organización personalizada y múltiple desde una misma base de datos

• Reportes automáticos y personalizados

• Capacidad de agrupación y despliegue de resultados

• Filtrado de información múltiple y representación de datos

• Creación de gráficos dinámicos que reflejan de forma fiel la información de la tabla dinámica

• Datos sintetizados y análisis macro de datos

• Los gráficos dinámicos permiten elaborar Dashboards automáticos que sirvan como herramienta de reporting y análisis de datos

• Combinar o unir dos bases de datos y crear una única tabla dinámica donde podemos mostrar información de dos bases de datos diferentes

En la imagen que ves a continuación, puedes ver cómo se puede crear una tabla dinámica marcando solo la información que quieres mostrar, y cómo puedes configurar tu tabla dinámica eligiendo que campos quieres que sean filas y cuales columnas.

Las tablas dinámicas funcionan tomando como origen un volumen de datos sin importar el tamaño de la base. Una vez tengas los datos de origen, la tabla dinámica puede tomar muchas formas a partir de la misma información, pudiendo desplegar solo la información que necesites de todo el rango. La organización de las filas y columnas es algo que configura el usuario para poder hacer exactamente la tabla con la información que necesitas. Es muy importante como ya comentaremos la consistencia de los datos de origen, pues las tablas dinámicas funcionan sintetizando o agrupando la información. Para que se pueda hacer la agrupación de los datos, es importante que la base de datos no tenga errores, y que exista una estandarización en la nomenclatura de los campos.

• Las tablas dinámicas permiten sintetizar información, bases de datos grandes pequeñas y grandes para poder hacer análisis de datos, y son especialmente útiles cuanto más grande es la base de datos.

• Pero las tablas dinámicas te permiten, al margen de la síntesis, realizar funciones que son exclusivas de las tablas dinámicas, cómo por ejemplo unir la información de dos tablas de Excel, automatizar informes y realizar dashboards profesionales de reporting. Si bien realizar un dashboard no es una función exclusiva de las tablas dinámicas, te ayuda enormemente a poder realizar informes profesionales que tomen automáticamente la información de las bases de datos y se actualicen al introducir cambios en la base de datos.

• Las tablas dinámicas en términos de productividad, te permiten ahorrar mucho tiempo, tuyo o de tu equipo para poder usar ese tiempo en otras tareas como el análisis.

• Y muy importante, la automatización de las tablas dinámicas te ayudarán a no cometer errores a la hora de realizar tablas o gráficos. Las tablas dinámicas pueden ser la herramienta que necesitas para realizar el reporting y el análisis, ya que también te permiten el poder realizar operaciones dentro de las tablas dinámicas con las opciones de campo calculado.

• El diseño de las tablas dinámicas es algo que puede personalizarse y adaptarse a los valores corporativos de tu empresa, o simplemente al estilo que quieras dar. Cuando realizas una tabla dinámica, se habilita una nueva opción en el menú de Excel donde podrás llevar a cabo algunas configuraciones en las tablas, a nivel de edición y personalización.

• Segmentación de datos: La segmentación de datos es también una función de Excel que te permite crear menús o ventanas en una hoja para poder controlar una o varias tablas dinámicas. La segmentación de datos en las tablas dinámicas es una función que permite poder filtrar la información que se ve en una tabla dinámica. De esta forma puedes realizar filtrado de información en la tabla dinámica sin usar los filtros, para poder ver información segmentada en función de varios campos. En la imagen de abajo puedes ver ejemplos de qué forma tiene la segmentación de datos y cómo puedes crear varias ventanas de segmentación en una misma tabla para poder ver la información según los datos que quieras ver.

La función de segmentación de datos de las tablas dinámicas son una función muy útil y estética que dará a tus informes un plus de funcionalidad y estética, facilitando que otras personas puedan usar la segmentación de datos para ver la información a otros niveles. La segmentación de datos es muy común verla en cuadros de mando o dashboard por sus características, pues te permiten ver la información de manera segmentada sin la necesidad de crear infinidad de tablas. De esta forma la persona que tiene delante la tabla dinámica con la segmentación de datos puede elegir cómo segmentar o filtrar la información de una tabla dinámica.

• Con las tablas dinámicas podrás construir tus informes de una forma mucho más eficaz, más efectiva y eficiente. Con las tablas dinámicas puedes crear tus informes de tal forma que, al introducir nuevos registros en una base de datos, las tablas dinámicas tomen automáticamente los nuevos datos sin tener que ampliar el rango, como si tenemos que hacer comúnmente en tablas de Excel estándar con las fórmulas.

• Además, las tablas dinámicas se actualizan con tan solo pulsar un botón, pudiendo incluso actualizar todas las tablas de un documento al mismo tiempo. Y aún mejor, las tablas dinámicas también nos permiten poder automatizar la tarea de actualización para que, al introducir nuevos datos en la base de datos, automáticamente todas las tablas de un documento, o solo las que nosotros queramos, se actualicen solas. Las posibilidades que nos aportan las tablas dinámicas son como ya hemos dicho de gran utilidad, el dominio de sus funciones te permitirá ser una persona más productivas en el trabajo y eficiente.

• Las tablas dinámicas en definitiva nos proporcionan una herramienta muy potente y útil para todas aquellas personas que trabajen a diario con números, con informes de datos, para todas aquellas personas cuya responsabilidad tenga que ver de alguna forma con números, en reporting y análisis de los datos. Las tablas dinámicas nos proporcionan opciones de poder ser mejores en nuestro trabajo, pues no permiten ser más productivos, no desgastarnos en hacer informes interminables. Cómo trabajadores, podemos aportar más inteligencia en el análisis, en la conclusión de los datos, y en las medidas a tomar a raíz de una buena lectura de la información.

• Cómo veremos en el ejemplo de abajo, la tabla dinámica puede sintetizar la información de una forma tan sencilla cómo útil. Interpretar los datos, la tendencia, saber si los resultados son buenos o malos, es algo que una base de datos, o una tabla normal con mucho volumen de datos no se puede hacer. Una tabla dinámica, un gráfico dinámico sí.

• Por tanto, podemos concluir que las tablas dinámicas son una herramienta que nos permite moldear datos, y construir tablas, gráficos que si nos ayudan primero a analizar, después a reportar y por último a tomar las medidas adecuadas. Además, como ya hemos visto las tablas dinámicas aportan consistencia a los datos en tanto nos evita tener que formular en las tablas, evitan en resumen cometer errores muy frecuentes en las tablas de Excel con formulaciones.