Cargando

Ir a contenido

X



Cómo preparar datos para hacer Tablas Dinámicas en Excel

Tutorial que explica la importancia de preparar bien los datos antes de realizar una tabla dinámica, y que consejos y requisitos debe cumplir nuestra tabla antes de hacer una tabla dinámica


Escrito por jun 20 2022 15:00 excel

El programa de hoja de cálculo Excel tiene múltiples opciones y funciones que permiten trabajar según la tarea de una forma más profesional, más ordenada, y de forma más productivas, ahorrando tiempo si sabemos cómo usar algunas de las funciones que hacen de Microsoft Excel la herramienta de cálculo más completa y seguramente más usada en todo el mundo.

 

Una de estas funciones potentes disponible en Excel es la de poder Crear Tabla dinámicas, que cómo ya veíamos en la introducción a las tablas dinámicas, te permite dar coherencia a una base de datos de resultados de una forma personalizada y organizada, y nos permite agrupar información para ver resultados en tablas que sinteticen toda esta información. Hacer tablas dinámicas es una tarea sencilla si sabes cómo hacerlas o cuentas con información buena y profesional que te explique cómo hacerlo.

 

Con este objetivo, el de enseñar y simplificar la creación de una tabla dinámica, te vamos a explicar en este tutorial y capítulo cómo organizar la información en una tabla y algunos consejos antes de realizar una tabla dinámica.

 

 

Abrir Excel y crear una tabla con la información.

 

Es probable que ya tengas creada una tabla con información organizada en filas y columnas. Tanto si tienes ya organizada esta información, cómo si no asegúrate de cumplir estos requisitos que vamos a detallar a continuación. Debes tener en cuenta que este es uno de los puntos más importantes a la hora de crear una tabla dinámica, ya que puedes ahorrarte problemas y errores si organizas bien la información. Esta organización de la información previa a la creación de una tabla dinámica, se va a convertir en la base de datos desde la cual va a coger la información la tabla dinámica.

 

Cómo ya comentamos en la introducción a las tablas dinámicas, una de las características que definen su funcionalidad es la de poder actualizar las tablas dinámicas automáticamente con tan solo pulsar un botón. Una tabla bien organizada y estructurada no solo evitará que pierdas en tiempo en solucionar problemas, si no que estarás cimentando una representación real y correcta de los datos. Asegúrate de cumplir todos los puntos que te vamos a contar.

 

1. Estructurar la información en una tabla
Organiza la información que quieras usar para la tabla dinámica, en una tabla simple con columnas y filas donde no exista más información, ni otras tablas. Organiza la información en una hoja nueva si es necesario donde solo se encuentre la información que quieras mostrar posteriormente en las tablas dinámicas.

 

2. Encabezado de las columnas
Asegúrate de que la información de las columnas tienen todas un encabezado. Te recomendamos igualmente que este encabezado se encuentre en la primera fila de tal forma que no queden espacios libres en la fila de arriba.

 

3. Revisión de los datos
Revisión de los datos, si es necesario varias veces. Revisa la información de la tabla, que no haya errores en ninguna celda, que no faltan celdas con datos, y que está toda la información completa. Como comentamos antes, es importante que se encuentre toda la información que luego quieras mostrar en las tablas dinámicas, pues estás preparando la base de datos que vas a utilizar para alimentar la tabla dinámica que crees posteriormente, o las tablas dinámicas. Crear un informe con múltiples tablas dinámicas que se alimenten de la misma base de datos es posible, y te ayudará a crear un informe completo y profesional.

 

Confirma que en los campos de valores, no hay comentarios de errores y que Excel considera por tanto la información de esa celda como un valor. Lo mismo ocurre para la celdas con texto, asegúrate que no hay errores en celdas don hay texto, que Excel interprete bien que la información de esas celdas con texto son celdas.

 

4. Evitar filas sin datos y celdas concatenadas.
Representa la información en la tabla de tal forma que cada información, valor, o dato venga recogido en una celda, que no haya concatenaciones ni información innecesaria. Mira la tabla de abajo dónde se recoge la información de forma organizada. Cada celda contiene un valor, un dato o una información única. De igual forma la información de las celdas donde haya texto, confirma que lo hay, que esa celda no está vacía. En los campos de valor o celdas no hay problema en que no haya datos, pues se tomará ese valor como cero. Pero si debes confirmar que es correcto el que esa celda no contenga un valor y por tanto sea igual a cero.

 

5. Estandarizar la información en la tabla previamente
Este punto es sumamente importante para la agrupación de los datos que puedes realizar posteriormente en una tabla dinámica. Mira en el ejemplo de abajo, si a la hora de recoger la información por ejemplo en la columna C llamamos a un mismo concepto de dos formas diferentes, cómo podría ser delegación y oficina, la tabla dinámica posteriormente agrupara la información como si fueran dos conceptos independientes: delegación y oficina. Si para nosotros delegación y oficina es lo mismo, asegúrate que en la tabla en esa columna se llame de una sola forma (o delegación u oficina, pero no de las dos formas). Por tanto y siguiendo el ejemplo, que en la columna C llamemos a todo delegación o llamemos a todo oficina. Igualmente debes tener en cuenta que no hay errores de ortografías en las celas que lleven texto, que por ejemplo no pongamos delegación en una celda con acento y en otra delegacion sin acento, pues como hemos comentado se interpretará como conceptos diferentes posteriormente a la hora de hacer agrupación de datos.

 

 

Introducción-a-las-tablas-dinamicas-imagen-1.png

 

 

6. Respetar la base de datos, crear tablas en hojas independientes
Respetar la base de datos. Al crear posteriormente la tabla dinámica por defecto se crea en una hoja nueva. Te recomendamos que como Excel te da por defecto la opción de crear una tabla dinámica en una hoja nueva, de inicio lo hagas de esta forma y crees siempre una tabla dinámica en una hoja nueva. Ten en cuenta que puedes crear como hemos comentado múltiples tablas dinámicas desde la misma fuente de información o base de datos, y que puedes organizar cada tabla en una hoja de Excel, renombrando así cada hoja según la información que recoja cada tabla dinámica.

 

A pesar de parecer una tareas ardua y laboriosa, no lo es. Es preciso que sobre todo al inicio de empezar a trabajar en Excel con hojas dinámicas, sigas estos puntos y te tomes tu tiempo en realizar comprobaciones en la información y en la tabla. Cambiar posteriormente datos en la base da datos es posible no obstante, y actualizar las tablas es algo que se puede realizar de forma automática pulsando un botón.

 

Pero como ya hemos explicado, el intentar corregir datos que no salen bien es una tarea que puede resultar a la postre más tediosa y complicada de comprobar. Es posible que si utilizas las tablas dinámicas para trabajar, vayas ampliando la información que se recoge en la base de datos, por ejemplo añadiendo información de otros años, de nuevas empresas o delegaciones siguiendo el ejemplo. Y por tanto el tener en cuenta estos consejos te ahorrará tiempo posterior en revisar, corregir errores, y sobre todo te evitará fallos en la representación de los datos. Tal y como dice el dicho, las cosas bien hechas, bien hechas están.

 

Tutorial que explica los pasos para aprender a crear Tablas Dinámicas en Excel


¿Te ayudó este Tutorial?


Sin comentarios, sé el primero!

No esperes más y entra en Solvetic
Deja tus comentarios y aprovecha las ventajas de la cuenta de usuario ¡Únete!


  Información

  •   Publicado jun 20 2022 15:00
  •   Actualizado jun 20 2022 15:33
  •   Visitas 202
  •   Nivel
    Intermedio


X