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Cómo hacer una tabla oficial de Excel: Convertir datos en una tabla Excel

En este tutorial-capítulo te explicamos que es y cómo crear una tabla de Excel (TABLA OFICIAL EXCEL). Te explicamos cómo convertir datos en una tabla de Excel para usarlo como origen de datos en una tabla dinámica (Así el rango de datos de la tabla dinámica estará siempre actualizado).


Escrito por jun 22 2022 17:30 excel

Si una de las ventajas de las tablas dinámicas es la de poder automatizar tareas repetitivas como informes diarios, semanales, mensuales, … resulta de mayor interés cómo sacar más provecho aún a las posibilidades de automatización que ofrece Excel. Actualizar las tablas dinámicas es tarea sencilla sí, pero para que lo sea has de tener en cuenta algunos factores que repasábamos en cómo modificar datos en tablas dinámicas.

 

Es importante entender cómo realizar los cambios en una tabla dinámica, de lo contrario te encontrarás con un mensaje de error. ¿Por qué? Cómo ya sabrás para cambiar un dato de la tabla dinámica debes acudir siempre a la base de datos, actualizar el rango de datos de la tabla dinámica, y actualizar posteriormente la tabla o tablas dinámicas para que se recojan los cambios realizados.

 

Es precisamente uno de estos puntos (actualizar el rango de datos de una tabla dinámica) un paso que también podemos automatizar: Podemos si hacer que nuestras tablas sean más automáticas que nunca. ¿Cómo? La respuesta es sencilla: convirtiendo nuestra base de datos o datos de origen en una tabla oficial de Excel.
La mayoría de personas que usan las tablas dinámicas no conocen qué es una tabla oficial de Excel. Ahora tú ya conoces la existencia, y nosotros te vamos a explicar la tremenda utilidad que tienen comparado con una tabla normal o estándar de Excel.

 


1. ¿Qué es una Tabla Oficial de Excel?

 

Las tablas oficiales de Excel son un tipo de tablas que Excel reconoce cómo tal y presenta algunas mejoras y opciones frente una tabla normal o estándar. Destacamos a continuación algunas de las funciones más destacables de una tabla Excel, que ayudará a entender por qué hacer siempre una tabla oficial de Excel

 

Características de una Tabla Oficial de Excel
  • Función autocompletar: Una de estas ventajas es la de poder autocompletar celdas si las celdas superiores están formuladas. Te evitas por tanto tener que estirar una fórmula o arrastrarla hacia abajo. Arrastrar una fórmula es algo que puedes hacer manualmente si, pero esta opción de autocompletar evita precisamente cometer errores típicos en Excel cómo olvidarse de estirar la fórmula hasta el final de una tabla.
  • Filtros activos: Por defecto, los filtros vienen activos ya en la primera fila.
  • Funciones rápidas: Tienen funciones como la de poder añadir totales a la tabla, agregando una fila más al final de la tabla y evitando una vez más que tengamos que formular a “a mano”.
  • Opciones rápidas con el teclado: Puedes añadir filas con tan solo situarte en la última celda de la última fila y última columna y pulsando la tecla de tabulador de tu teclado.
  • Pero si por algo se caracterizan las tablas oficiales de Excel es por la sincronización que tienen con las tablas dinámicas, evitando que tengas que actualizar el rango de datos de la tabla dinámica cuando introduces nuevos datos en los datos de origen o base de datos. De nuevo minimizamos los errores, en este caso evitando uno de los errores más comunes en Excel cuando trabajamos con las tablas dinámicas; Que no es otro que el de olvidar actualizar el rango de datos después de introducir nuevos datos. Esto a la postre se traduce en tablas dinámica no actualizadas y que por tanto presentan errores en los datos que se muestran. Lo importante es que ya conoces cómo evitar este error, y más abajo te explicaremos cómo convertir tu tabla de datos en una tabla oficial de Excel.

 


2. ¿Cómo saber si estoy usando una tabla oficial de Excel o es una tabla estándar?


Saber si estás utilizando una tabla oficial de Excel es tarea sencilla. Probablemente no la estés usando, por defecto cuando creas una tabla manualmente Excel no entiende esta tabla como una tabla oficial. Para crear una tabla oficial de Excel debes seguir los pasos abajo descritos, pero antes te explicaremos cómo diferenciar una tabla oficial de una tabla de Excel estándar.

 

Diferencias de una tabla oficial de Excel y una tabla estandard
  • Las tablas oficiales de Excel generalmente se presentan en formato bicolor, alternando dos colores, cada fila en un color.
  • Filtros activos y disponibles en la tabla
  • Al introducir nuevos registros en la tabla, las columnas donde hay celdas formuladas se autocompletarán
  • Al hacer un clic en la tabla, si es una tabla oficial de Excel verás una opción que se abre en el menú que dice “Diseño de tabla”. Esta opción solo esta disponible cuando trabajas con una tabla oficial de Excel.

 

 

 

 

 

 

 

 

como-hacer-una-tabla-en-excel-1.png

 

 

Ahora bien, te estarás preguntando cómo crear o convertir una tabla de datos en una tabla oficial de Excel. Para crear una tabla oficial de Excel sigue los siguientes pasos.

 


3. ¿Cómo hacer una Tabla Oficial de Excel?


Para hacer una tabla oficial de Excel, dirígete a la hoja de Excel donde estén tus datos, dónde esté la tabla que quieras convertir en tabla oficial de Excel. Una vez tengas abierta la hoja de Excel con los datos, haz clic en una cualquier celda de esta tabla, y después haz clic en “Insertar” en el menú superior horizontal de Excel, y haz clic en Tabla. (Mira la imagen abajo)

 

 

como-hacer-una-tabla-en-excel-2.png

 

 

Al hacer clic en “Tabla” verás que automáticamente por defecto te ha seleccionado todo el rango de datos de la tabla. (Si no fuera así selecciona tú el rango con el ratón).

 

 

como-hacer-una-tabla-en-excel-3.png

 

 

Haces clic en aceptar, y ya tienes tu tabla de Excel convertida en tabla oficial de Excel. Ahora cambia el nombre donde dice “Nombre de la tabla”. (Nosotros la hemos nombrado cómo “TablaOficialOrigen).

 

 

como-hacer-una-tabla-en-excel-4.png

 

 

No pongas espacios en el nombre o verás un error como este:

 

 

como-hacer-una-tabla-en-excel-5.png

 

 

Una vez tengas la tabla nombrada, haces clic en una celda de la tabla oficial recién creada, ve en el menú superior a “Insertar”, y después haces clic en “tabla dinámica”. Eliges de las opciones que ves “de una tabla o rango”.

 

 

como-hacer-una-tabla-en-excel-6.png

 

 

Ahora vas a ver una ventana que se abre. Y verás en el rango de datos que aparece el nombre que le dimos a la tabla oficial de Excel. Pulsamos en Aceptar y ya podríamos configurar la Tabla dinámica.

 

 

como-hacer-una-tabla-en-excel-7.png

 

 

Ahora ya puedes crear tu tabla dinámica y configurar tu tabla dinámica. Verás que cuando añadas una fila nueva en la base de datos o datos de origen con nuevos datos, y después de actualizar tu tabla dinámica no tendrás que cambiar el rango de datos. Como ya se comentó una opción muy interesante cuando se trata de automatizar y evitar errores a la hora de trabajar en Excel con las tablas dinámicas.


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  •   Publicado jun 22 2022 17:30
  •   Actualizado jun 23 2022 09:28
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