Microsoft ha desarrollado la suite de Office con diversas aplicaciones enfocadas en el trabajo cotidiano de cada usuario y por ello cada una tiene un diseño especial, así, para los usuarios que manejan grandes cantidades de datos Excel es la solución ideal, para aquellos que deben realiza presentaciones PowerPoint es su aliada al igual que Word para todos los temas de archivos.
Recopilación de los mejores trucos y tutoriales de Office 2010, 2013, 2016 y 2019
Una de las aplicaciones que forma parte de la suite de Office pero que no se instala por defecto es SharePoint la cual podemos obtener a través de diversos planes de pago.
Qué es SharePoint
SharePoint ha sido diseñada con un enfoque corporativo para la creación de sitios web, al implementar SharePoint, será posible usarlo como un lugar seguro y central donde podemos almacenar, organizar o compartir información usando diferentes dispositivos para el acceso a la información a través de un explorador web como Microsoft Edge, Chrome o Firefox.
Tareas en SharePoint
Algunas de las tareas que podemos llevar a cabo en SharePoint son:
- Cargar archivos en la biblioteca de documentos de SharePoint con el fin de acceder a ellas desde cualquier lugar o dispositivo.
- Trabajar con otros usuarios en el mismo documento y de forma simultánea en tiempo real.
- Abrir un documento en una biblioteca de documentos.
- Compartir documentos con más usuarios.
- Crear un sitio de grupo.
- Compartir diferentes sitios.
- Agregar una lista o biblioteca al sitio de grupo y muchas acciones más.
- Una de las tareas más ejecutadas en SharePoint es la creación de flujos de trabajo.
A continuación te explicamos los pasos de forma completa para crear flujos de trabajo dentro de SharePoint 2019 de forma online. Te dejamos también este videotutorial como complemento para poder crear un equipo o una pagina de comunicación en SharePoint Online.
1. Qué es un flujo de trabajo en SharePoint Online
Los flujos de trabajo en SharePoint han sido creados con el fin de dar la posibilidad a los usuarios de colaborar en documentos y desde allí administrar tareas de proyectos lo cual facilita la implementación de procesos específicos en los documentos, archivos o elementos de un sitio de SharePoint. De este modo el flujo de trabajo actúa como un conjunto de tareas automatizadas tanto de documentos como de elementos usando una secuencia de acciones o tareas que están relacionadas con un proceso empresarial.
Esto a su vez está asociado a una lógica de negocios que conforma un conjunto de instrucciones donde se dan indicaciones y se controlan todas las acciones que pueden afectar al documento o al elemento integrado en el flujo de trabajo. Un flujo de trabajo nos da soluciones como:
- Reducción de costes.
- Mejoras en el tiempo para coordinar procesos de negocio.
- Ver, editar o reasignar una tarea del flujo de trabajo a uno o más usuarios.
Usos para SharePoint
Un sitio de SharePoint está compuesto por diversos flujos de trabajo los cuales han sido diseñados para actuar en múltiples escenarios empresariales comunes:
- Recopilar comentarios: Con este flujo, se redirecciona un documento o elemento a un grupo de personas con el fin de estas den y envíen sus comentarios.
- Aprobación: Al usar este flujo, el documento o elemento se dispone para a un grupo de personas para que den su aprobación.
- Recopilar firmas: Este flujo direcciona un documento de Microsoft Office a un grupo de personas para que sean recopiladas sus firmas digitales.
- Tres estados: Es un flujo de trabajo especial ya que este puede ser implementado para procesos de administración donde se requiere hacer seguimiento de uno o más volúmenes de asuntos o elementos, por ejemplo, incidencias de asistencia técnica, las campañas de ventas, etc.
- Aprobación de publicación: Es un flujo idéntico al de la aprobación, debido a que este automatiza el envío de contenidos a usuarios expertos para su revisión y aprobación.
Opciones de SharePoint
La disponibilidad de un flujo está asociada a la ubicación del sitio y en función de dónde se agregue, algunas opciones son:
- Si se agrega un flujo a un tipo de contenido de lista, este flujo solo estará habilitado para los elementos de ese mismo tipo de contenido en la lista o biblioteca asociada.
- Si se agrega un flujo directamente a una lista o biblioteca, este solo estará disponible para los elementos de esa lista o biblioteca en SharePoint
- Si añadimos un flujo a un tipo de contenido de sitio, solo estará disponible para todos los elementos de ese tipo de contenido en las listas y bibliotecas donde ha sido agregada una instancia con ese contenido.
- En caso de desear que un flujo de trabajo esté disponible en todas las listas o bibliotecas de un sitio, debemos crear un flujo de sitio.
Cómo crear flujo de trabajo en SharePoint
Ahora veremos cómo crear un flujo de trabajo en SharePoint.
Cuando se crea un flujo de trabajo en SharePoint, se integra Microsoft Flow con el fin de configurar los flujos de trabajo para las listas y bibliotecas tanto en la plataforma de SharePoint Online como de OneDrive para la Empresa.
Cuando se crea un flujo de trabajo en SharePoint, se integra Microsoft Flow con el fin de configurar los flujos de trabajo para las listas y bibliotecas tanto en la plataforma de SharePoint Online como de OneDrive para la Empresa.
Microsoft Flow se ha desarrollado con el fin de automatizar tareas entre SharePoint y otros Office 365 así como servicios de terceros con el fin de recibir notificaciones, sincronizar archivos, recopilar datos y más tareas. El plan de SharePoint puede ser adquirido en el siguiente enlace. Allí seleccionamos la opción que mejor se adapte a nuestras necesidades.
2. Crear flujo de trabajo en SharePoint Online
Paso 1
Para dar inicio a este proceso, iremos al siguiente enlace e ingresamos las credenciales que fueron creadas al adquirir el plan de SharePoint Online:
Paso 2
Veremos lo siguiente:
Paso 3
Allí seleccionamos “SharePoint” y seremos redireccionados a la siguiente ventana:
Paso 4
Allí será necesario crear un sitio para poder aplicar el flujo de trabajo, para ello pulsamos en el botón “Crear un sitio” y veremos lo siguiente:
Paso 5
Allí definimos el tipo de sitio a crear, en este caso seleccionamos “Sitio de grupo” y en la siguiente ventana definimos el nombre y configuración de privacidad del mismo:
Paso 6
Pulsamos en Siguiente y será posible añadir más propietarios, pulsamos en Finalizar para crear el sitio:
Paso 7
A continuación, crearemos una nueva lista, para ello damos clic en el botón Nuevo y allí seleccionamos Lista:
Paso 8
En la siguiente ventana asignamos nombre y descripción de la lista:
Paso 9
Pulsamos en Crear para completar la creación de nuestra lista y seremos redireccionados a esta ventana donde veremos las opciones de la lista creada:
Paso 10
Allí, en la parte superior de la lista o biblioteca que hemos creado debemos dar clic en la opción “Flow” y luego dar clic en la opción “Crear un flujo”:
Paso 11
Al dar clic allí, se desplegará la siguiente barra lateral con diversas plantillas para usar en el flujo a crear. Podemos dar clic en la línea “Ver los flujos” para acceder a más opciones.
Nota
Podemos seleccionar las plantillas de flujo de acción personalizada ubicadas en la parte inferior de la lista para crear un flujo desde cero y según nuestros requerimientos.
Paso 12
Seleccionamos para este caso la plantilla “Enviar un correo electrónico” y seremos redireccionados a la siguiente ventana donde veremos el asistente de Microsoft Flow:
Paso 13
Allí pulsamos en el botón “Introducción” para aceptar los términos de la licencia y acceder a Microsoft Flow.
Nota
Los servicios de Office 365 como SharePoint y Outlook, automáticamente se encargan de crear las conexiones.
Paso 14
Veremos lo siguiente:
Paso 15
En base al flujo seleccionado serán desplegadas las opciones, pulsamos en el botón “Crear flujo” para dar inicio al proceso de configuración. Otra alternativa con la que contamos es ir a la sección “Plantillas” y desde allí acceder a todas las opciones disponibles:
Paso 16
Allí podemos dar clic sobre la plantilla deseada para el flujo en SharePoint Online:
Paso 17
Una vez creado el flujo de trabajo, podemos ir a la sección “Mis flujos” para ver el detalle del mismo:
Paso 18
En algunas plantillas, será necesario aplicar algún tipo de acción sobre estas, por ejemplo, hemos seleccionado la plantilla “Enviarme mi ubicación por correo”. Una vez iniciemos el proceso de creación del flujo, el primer paso a dar es conocido como un desencadenador, el cual determinara la forma como se ha de iniciar dicho el flujo:
Paso 19
En este caso ingresamos un correo en el campo “Send mail” y luego damos clic en “Nuevo paso” y podemos definir la acción a realizar. Recordemos que el flujo de trabajo llevará a cabo estas acciones de forma automática según los criterios que le indiquemos.
Paso 20
Un punto favorable de SharePoint es que será posible comprobar la integridad del flujo, para ello damos clic en la opción “Comprobador de flujo” y podremos visualizar tanto los errores como las advertencias:
Paso 21
Ahora, para validar que el flujo funciona de forma correcta damos clic en el botón “Ejecutar” y será desplegado lo siguiente:
Paso 22
Allí vemos el tipo de plantilla seleccionada, así como la acción a ejecutar, damos clic en “Continuar” y veremos algunas opciones adicionales:
Paso 23
Pulsamos en “Ejecutar flujo” para llevará a cabo las pruebas y el resultado será el siguiente:
Paso 24
Si deseamos, podemos dar clic en la línea “Ver actividad de ejecución de flujo” para acceder al historial del flujo seleccionado:
Paso 25
Ahora, esta plantilla se encarga de enviar nuestra ubicación a la dirección de correo electrónico, por ende, en la dirección que indicamos veremos lo siguiente:
3. Opciones de los flujos de trabajo en SharePoint Online
Paso 1
Cuando seleccionamos un flujo creado, podemos dar clic sobre el icono “Más” y allí realizar acciones como:
- Ejecutar el flujo seleccionado
- Compartirlo con otros usuarios
- Crear una copia
- Exportarlo
- Almacenarlo como plantilla
- Analizarlo
- Eliminarlo
Paso 2
Como vemos, cada opción es completa y práctica. Algo a tener en cuenta esencial para estar al día con las notificaciones, es la opción de usar nuestro dispositivo móvil para recibir las notificaciones o editar algunos parámetros, para ello podemos descargar la aplicación de Microsoft Flow en los siguientes enlaces. Una vez descargada e instalada, debemos configurar la cuenta asociada a SharePoint para recibir las notificaciones.
Con el flujo de trabajo de SharePoint integrado con Microsoft Flow, disponemos de numerosas opciones de administración y control sobre aspectos relevantes de la colaboración en grupo y de cada sitio o biblioteca que sean creados.
Conoce todos los pasos que debes seguir para saber cómo compartir documentos Word, Excel y PowerPoint 2016 desde OneDrive.