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Cómo hacer segmentación de datos en Tablas Dinámicas

Te explicamos todo sobre la segmentación de datos en Excel aplicado a Tablas dinámicas; Te explicamos qué es la segmentación de datos de Excel, cómo usar la segmentación de datos de Excel en Tablas Dinámicas, y cómo vincular tablas dinámicas con la segmentación de datos para controlar los filtros de todas las tablas dinámicas de una hoja de cálculo o de todo el documento.


Escrito por jul 26 2022 07:45 excel

Las tablas dinámicas y los gráficos dinámicos de Excel son definitivamente herramientas de gran utilidad, versátiles y esenciales en la productividad de un trabajador y de una empresa cuando se trabaja con números, cuando el análisis de los datos resulta crucial para poder entender la situación real de una empresa, de una campaña, cuando se trata de interpretar los datos de una forma objetiva.

 

El análisis es tan importante como la de decisiones, sin un análisis real, objetivo, y claro se pueden tomar las decisiones equivocadas. Por esta razón insistimos en la importancia de realizar un análisis real con herramientas que lo permitan. Con herramientas que permitan mostrar la situación interpretando los datos de una forma real, sin errores, que sea lo más automático posible. Cuanto mayor sea el índice de automatización en los informes, se reducen las probabilidades de cometer errores fruto de la manipulación de datos manual.

 

Hemos visto cómo las tablas dinámicas y los gráficos dinámicos son esencialmente herramientas concebidas para ayudar en el área de análisis y toma de decisiones; Si bien el análisis, la interpretación de los datos, y la toma de decisiones corren a cargo de una persona, los programas cómo Excel resultan de vital importancia para poder convertir datos en tendencias, para aportar perspectiva y evidencia de unos resultados.

 

El análisis de los datos, dependiendo de la magnitud de los datos a analizar, y de la necesidad del informe, podría requerir un análisis profundo a realizar en varias capas, donde se analiza primero los resultados a nivel general para entender la situación de una manera global; Pero posteriormente, un análisis completo debe profundizar en la capilaridad de los datos, de aportar visibilidad de los diferentes KPIs.

 

Así, a modo de ejemplo podemos decir que, para entender la situación real de una empresa, debemos entender, ver y analizar cómo ha evolucionado en los últimos años en términos de ventas y facturación. Esta sería la primera lectura, y seguramente la más importante. Sin importar si estos resultados son buenos o malos, en una empresa que está formada a su vez por varias empresas, delegaciones y vendedores, necesitamos entender que está pasando en estos “niveles inferiores” donde podría estar el devenir de la empresa para los próximos años.
Generalmente, los resultados ni son todos buenos, ni son todos malos. En una tendencia positiva donde los resultados son favorables en términos de ventas y facturación, es necesario saber qué empresas, qué delegaciones y vendedores son protagonistas y aportan a ese crecimiento, de igual forma que entender dónde nos son positivo resulta de gran valor para tomar decisiones importantes.

 

En una tendencia de resultados negativa o decreciente, se hace igual o más importante aún entender esta información de forma segmentada. Imaginemos una empresa donde las ventas y la facturación decrecen con el paso de los años. Entender que nos está empujando a esta situación, entender que empresas nos están ayudando a que la situación no sea peor, será necesario para poder afrontar la situación con garantías y cambiar el devenir y la situación de la empresa. Igual que identificar que elementos de la empresa nos arrastran a esa tendencia negativa, será una tarea primordial.

 

Este análisis es posible con una “segmentación de datos”. Realizando primero un análisis general de la situación, y después un análisis “segmentado” haciendo foco en otros estamentos de la empresa. Un análisis necesario para entender la situación de forma objetiva real y completa, y poder tomar las decisiones correctas.
Las tablas dinámicas y los gráficos dinámicos nos pueden ayudar a realizar esta tarea de una forma global y segmentada, creando cuantos tablas y gráficos sean necesarios y necesitemos para poder hacer un análisis capilar, viendo la generalidad y particularidad de los datos.

 

¿Qué es la segmentación de datos en Excel? (Segmentación de datos en Tablas dinámicas)
La segmentación de los datos es una función de Excel que te permite crear un menú para poder filtrar información de la tabla dinámica según los campos de valor de la tabla dinámica. Podemos así filtrar la información de varias formas, con varios criterios, según los campos de valor que necesitemos analizar, creando un dashboard o cuadro de mandos donde poder realizar el análisis de forma capilar: análisis general de la situación y un análisis segmentado.

 


1. Cómo hacer segmentación de datos en Excel con Tablas dinámicas


Hacer segmentación de datos en Excel, en una tabla dinámica es una tan útil como sencilla; Y ahora que ya sabes que existe, te puede interesar aplicar a tus informes, o realizar un informe ad hoc con tablas dinámicas incluyendo la segmentación de datos.

 

A continuación, te explicamos paso a paso cómo hacer segmentación de datos en una tabla dinámica.
Cómo primer paso, debes saber realizar una Tabla dinámica. Si necesitas ver cómo crear una tabla dinámica a continuación puedes verlo.

 

 

Tutorial que explica los pasos para aprender a crear Tablas Dinámicas en Excel

 

 

Una vez hecha la tabla dinámica, nos posicionamos en cualquier celda de la Tabla dinámica y nos dirigimos al menú de Excel, donde debemos entrar en “Analizar Tabla dinámica” y después hacer clic en “Insertar segmentación de datos”.

 

 

Al hacer clic en “Insertar segmentación de datos” nos encontraremos con una sencilla ventana dónde ahora debemos elegir en base a qué campos de valor queremos establecerla segmentación de datos.

 

Cómo-hacer-segmentación-de-datos-en-tablas-dinamicas.png

 

Una vez elegidos los campos de valor, veremos cómo se han creado ventanas o menú para cada campo de valor seleccionado. Desde estas ventanas se puede filtrar la información deseada.

 

Cómo-hacer-segmentación-de-datos-en-tablas-dinamicas-3.png

 

Estas ventanas puedes moverlas en la hoja de Excel y situarlas donde quieras. Si usamos la segmentación de datos podemos ver cómo las tablas dinámicas cambian para mostrar la información segmentando

 


2. Relacionar varias tablas dinámicas y gráficos dinámicos

 

La función de segmentación de datos es ya en sí una opción muy interesante como hemos visto y explicado. La función de filtrado de datos, es aún más útil si tenemos en cuenta que podemos conectar varias tablas dinámicas con segmentación de datos para que a la hora de poder filtrar o segmentar los datos, estos se apliquen en todas las tablas dinámica que tengamos en una misma hoja. Ya comentamos la utilidad para poder hacer un Dashboard o cuadro de mandos en Excel, está función de poder relacionar varias tablas dinámicas con la segmentación de datos aumenta el valor de las funciones de Excel como una herramienta ideal para poder hacer balance de situación, de análisis de datos.

 


3. Cómo vincular tablas dinámicas y gráficos dinámicos


Para poder vincular varias tablas dinámicas, primero organiza la hoja de Excel con varias tablas dinámicas, y gráficos dinámicos si quieres obtener una lectura más clara de los datos. En el ejemplo de abajo verás cómo en una misma hoja, hemos creado varias tablas dinámicas, cada una con su gráfico dinámico, para poder ver los resultados de varias empresas, de sus delegaciones y de sus trabajadores.

 

 

Una vez tengas creadas tus tablas dinámicas, con tus gráficos dinámicos, crea como te hemos explicado anteriormente la segmentación de datos desde cualquiera de las Tablas dinámicas que hayas creado.

 

IMPORTANTE:
Cómo verás más adelante no será necesario que hagas esto para cada Tabla dinámica que hayas creado en una misma hoja. Creamos solo una vez la segmentación de datos y luego conectaremos esta segmentación con el resto de las tablas dinámicas. Así desde una misma ventana de segmentación podremos controlar la segmentación de todas las tablas dinámicas, y de los gráficos dinámicos asociados.

 

 

Siguiendo con el ejemplo, y para que se vea más claro, hemos creado una sola ventana de segmentación porque queremos ver esta información que muestran las tablas dinámicas (Información de ventas y del valor de ventas de las empresas, delegaciones y vendedores) por años. Es decir elegimos como criterio de segmentación, la fecha.

 

Cómo-hacer-segmentación-de-datos-en-tablas-dinamicas-5.png

 

Ahora ya se tenemos la segmentación creada para una de las tablas dinámicas, y lo que vamos a hacer es aplicar ese criterio de segmentación a todas las tablas dinámicas que tenemos creadas en esa hoja de Excel, para poder tener el criterio de segmentación de fechas aplicado a todas las tablas dinámicas; De esta forma, y como tenemos que comprobar después, conseguiremos por ejemplo que todas las Tablas Dinámicas cambien cuando nosotros queramos ver la información por ejemplo del 2022. Al segmentar en la ventana de fechas 2022, tendremos que ver cómo todos las tablas dinámicas y gráficos dinámicos se actualizan y muestra solo información del 2022. ¿Y cómo hacemos esto?

 

Para conectar tablas dinámicas, hacemos clic en la ventana de segmentación que hemos creado (en nuestro caso por fechas). Hacemos clic derecho sobre la ventana de segmentación y tenemos que localizar en el menú que se abre la opción “Conexión de informes”

 

 

Una vez que entramos en conexión de informes, debemos seleccionar las Tablas dinámicas que queremos conectar con la segmentación de datos. Siguiendo con el ejemplo, nosotros hemos seleccionado todas las tablas dinámicas que están en concreto en una hoja de Excel de nuestro documentos, que es la Hoja 20.

 

IMPORTANTE:
Nosotros hablamos siempre de conectar Tablas dinámicas con la segmentación de datos, que estén en la misma hoja para facilitar la lectura. Pero podrías conectar cualquier Tabla dinámica del documento en el que estás trabajando, aunque estén en diferentes hojas de Excel de tu documento. Debes tener muy en cuenta este punto, pues tus informes puedes organizarlos de tal forma que con una segmentación de datos, puedas cambiar todas las Tablas dinámicas de ese documento, o solo las Tablas que necesites. En el ejemplo, nosotros solo conectamos con la segmentación de datos las Tablas dinámicas que están en la misma hoja.

 

Cómo-hacer-segmentación-de-datos-en-tablas-dinamicas-7.png

 

Al aceptar la conexión de Tablas dinámicas que hemos seleccionado, ya tenemos nuestras tablas dinámicas vinculadas con la segmentación de datos, y ya podremos hacer que al filtrar o segmentar la información, todos los gráficos respondan con el mismo criterio. Siguiendo el ejemplo, hemos seleccionado 2022, y podemos ver cómo todas las tablas y gráficos de esa hoja muestran información solo del año 2022.

 

 

De esta forma tan sencilla, podemos conectar cuantas Tablas dinámicas queramos en un informe, y ahorrar por supuesto tiempo evitando tener que filtrar manualmente en cada una de las Tablas.

 


4. Cómo quitar el filtro en una segmentación de datos


Para poder quitar el filtro en una segmentación de datos solo tenemos que pulsar en el aspa de cierre de color rojo situada en la esquina superior derecha, junto al dibujo del embudo. Una vez pulsamos en el aspa de cierre, veremos como esa segmentación que hemos elegido anteriormente, desaparece.

 

Cómo-hacer-segmentación-de-datos-en-tablas-dinamicas-9.png

 

Así podremos quitar el filtro creado, en nuestro ejemplo estamos quitando el filtro de 2022 que estaba aplicando a todas las tablas dinámicas de la hoja 20. Nos daremos cuenta que el filtro se ha eliminado porque todas las opciones de segmentación de la ventana aparecen con el mismo color. Así sabremos si hay o no un filtro aplicado. (También podemos ver si hay algún filtro seleccionado en la segmentación de datos en el color del aspa de cierre del filtro. Si ves que es de color rojo, entonces significa que hay un filtro seleccionado. Si por el contrario el aspa de cierre del filtro figura en color gris, y vemos que todas las opciones de segmentación tienen el mismo color, significa que no hay ningún filtro seleccionado.

 


5. Cómo fijar una segmentación de datos en Excel


Una de las opciones que permite la segmentación de datos, es el poder fijar una segmentación de datos, es bloquear la ventana de segmentación de datos para que no se pueda mover de sitio en el informe. Es una opción útil si quieres establecer un informe para compartirlo, y no quieres que se cambie el diseño de tu informe. En este caso estaríamos fijando la posición de la ventana de segmentación de datos para que no pueda moverse a otro lado del informe.

 

Para poder fija una segmentación de datos, hacemos clic con el botón derecho en la ventana de segmentación de datos y buscamos la opción que dice “Tamaño y propiedades”.

 

 

Una vez abiertas las opciones de Tamaño y propiedades, tenemos que habilitar “deshabilitar cambiar tamaño y mover” dentro de “Posición y diseño”.

 

 

Habilitando esta opción estaremos fijando la ventana de segmentación para que no se pueda mover la ventana.

 


6. Cómo bloquear una segmentación de datos


Cuando trabajamos con informes colaborativos, o con informes que compartimos con otras personas, podemos hacer también en el caso de las tablas dinámicas, que no se puedan realizar cambios en las segmentaciones de los datos. Para poder bloquear una segmentación de datos, debemos proteger la hoja de cálculo. Puedes proteger tu hoja desde las opciones de Excel que están en el menú “Revisar”. Tal y como puedes ver en la imagen de abajo, haces clic en revisar, después en “Proteger Hoja”. Tienes que confirmar que la opción “usar tabla dinámica y gráfico dinámico” está deshabilitada, como en la imagen.

 

 


7. Cómo ordenar una segmentación de datos.


También desde la propia ventana de la segmentación de datos, verás otras opciones que son interesantes y funcionales. Una de estas opciones es la de ordenar las opciones de segmentación que te ofrece la segmentación de datos en las Tablas dinámicas. Y como vas a ver es una operación sencilla; Puedes ordenar las opciones en la segmentación de datos haciendo clic con el botón derecho y elegir una de las opciones que verás en el menú:
  • Ordenar de mayor a menor
  • Ordenar de menor a mayor

 

 

 

 

 


8. Cómo quitar segmentación de datos


Eliminar la segmentación de datos es tarea simple también y cómo te explicábamos en el apartado anterior, es algo que vas a encontrar en el menú de segmentación de datos de Excel, haciendo clic con el botón derecho de tu ratón. De las opciones que va a ver, y alguna ya conoces, verás que está la de “QUITAR X (En lugar de la X verás el campo de valor que elegiste para la segmentación). Puedes verlo en la imagen de abajo, vendrá precedida esta opción por un aspa de cierre de color rojo.

 

 


9. Cómo modificar la segmentación de datos en Excel


Puedes modificar la segmentación de datos en cualquier momento, una vez ya sabes usar la segmentación de datos en la Tablas dinámicas, ya sabes cómo activar las segmentación de datos en Excel, y cómo vincular varias tablas dinámicas con la segmentación de datos, y sabes también cómo eliminar la segmentación de datos en caso de que no la necesites en tus informes, incluso te hemos explicado cómo bloquearla o fijarla, opciones que son útiles cuando us informes son compartidos con otras personas y quieres asegurar la integridad y el diseño de tus informes. Ya hemos visto como haciendo clic en el botón derecho de tu ratón, puedes realizar algunos cambios en las tablas dinámicas, como por ejemplo cambiar la ordenación de las opciones de segmentación. Pues bien, haciendo clic con el botón derecho encontrarás más opciones útiles desde un punto de vista de edición y estilo de la ventana de segmentación.

 

En concreto nos fijamos en la opción “Tamaño y propiedades” desde donde podemos realizar algunos cambios en el estilo y el tamaño de la ventana de segmentación, desde donde puedes realizar la función de filtrado.

 

 

Desde aquí podrás ver algunas formas de poder editar la segmentación de datos, por ejemplo editando el alto o el ancho de la ventana de segmentación.

 

Sin embargo, existe otra opción que pasa desapercibida desde donde podemos realizar varios cambios en la segmentación de datos, en temas de estilo y diseño. Si hacemos un solo clic en la ventana de segmentación de datos, veremos que arriba en el menú de Excel se ha activado una opción que antes no estaba y se llama “Segmentación”. Esta pestaña, u opción dentro del menú de Excel, solo aparece cuando hemos activado la segmentación de datos en nuestra hoja de Excel.

 

 

Cómo se puede apreciar desde esta imagen podemos cambiar también el tamaño de la segmentación de datos de Excel, y podemos hacer otras operaciones en lo que a diseño se refieres. Podemos cambiar el color de la segmentación de datos con los estilo predefinidos que nos ofrece el propio programa de Excel. Desde esta opción del Menú de Excel (Segmentación) vamos a poder también cambiar el nombre a la segmentación si así lo deseamos.

 

La segmentación de datos nos ofrece opciones de filtrado muy interesantes en el apartado de diseño, pero sobre la segmentación de datos en la Tablas Dinámicas ofrece unas ventajas importantes a la hora de tener que filtrar la información de las Tablas dinámicas; No olvidemos que cómo aspecto más importante a destacar en la segmentación de datos está el hecho de poder controlar la información de varias Tablas dinámicas, siendo posible filtrar información de varias Tablas e incluso de todas las tablas de nuestro documento de Excel.

 

El conocimiento de las Tablas dinámicas no necesariamente implica el conocimiento en profundidad de todas las funciones y opciones que Excel ofrece. La opción de segmentación de datos es sin duda una opción útil que demos conocer si queremos ser expertos en Tablas dinámicas de Excel por las funciones que ofrece y la usabilidad enfocado a informe o cuadros de mandos donde podemos jugar con la información de las tablas y gráficos para realizar esos análisis segmentados que comentábamos al principio: poder realizar nosotros ese análisis, y presentarlo en los informes que son compartidos con otras personas para que puedan por su cuenta analizar la información de una forma más sencilla y automática.

 

Como ya hemos comentado en más de una ocasión, la automatización de las tareas es un punto clave a mejorar y aplica en nuestras funciones. Excel nos ayuda en esta tareas, y la segmentación de datos aportar valor en este aspecto tan importante que habitualmente llamamos productividad.


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  •   Publicado jul 26 2022 07:45
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