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Cómo actualizar automáticamente una Tabla Dinámica de Excel

Te explicamos en este capítulo cómo actualizar automáticamente una tabla dinámica de Excel. Te explicamos el proceso paso a paso, fácil y rápido.


Escrito por jun 24 2022 15:00 excel

Ya sabemos de la importancia de automatizar procesos, en especial procesos repetitivos en el tiempo, en pro de la productividad, de presentar datos reales sin errores en especial cuando usamos Excel cómo herramienta de hoja de cálculo para elaborar informes o dar forma a un conjunto de datos.

 

Ya sabemos de la importancia de las tablas dinámicas de Excel y el papel que juegan cuando tenemos que trabajar con bases de datos interminables, o tenemos que dar forma a una base de datos para elaborar un informe. No solo es posible llevar a cabo estas tareas, si no que además lo hace con agilidad y exactitud. Dos puntos fundamentales que debemos exigir a nuestro trabajo.

 

Si bien ya hemos ido contando alguna forma de automatizar tareas en Excel cuando trabajamos en tablas dinámicas, en lo que a automatizar se refiere, era indispensable hablar de cómo se actualiza una tabla dinámica.
Muchas personas no lo saben, otras se preguntan ¿es posible actualizar una tabla de Excel automáticamente? La respuesta es Si. Se puede actualizar una tabla de Excel automáticamente.

 

Si bien ya te hemos hablado de la importancia de trabajar en Excel con Tablas oficiales de Excel en Cómo hacer una tabla Oficial en Excel, vamos a dar un paso más allá y te vamos a contar cómo hacer que una tabla dinámica de Excel se actualice automáticamente.

  • Podremos cambiar datos en las bases de datos, y estos se actualizarán automáticamente en nuestra tabla dinámica.
  • Podremos agregar también nuevas líneas o registros en nuestra base de datos, que la tabla dinámica también se actualizará automáticamente.

 

Pasos para hacer que una Tabla Dinámica se actualice sola

 

Te vamos a explicar el proceso completo, para remarcar la importancia de convertir tus datos primero en tablas de Excel. Primero, abre tu hoja de Excel donde tengas los datos que vayas a usar para hacer la tabla dinámica. Nosotros trabajamos con el Excel de ejemplo de siempre.

 

 

Como-actualizar-tabla-dinamica-automaticamente-1.png

 

 

A continuación, insistimos en la importancia de transformar los datos en una Tabla de Excel. Para esto hacemos clic en los datos, nos vamos al menú superior de Excel y hacemos clic en “Insertar”, después haces clic en “Tabla”, que como ves en la imagen de abajo es una de las 3 opciones que Excel te propone primero.

 

 

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Cuando hace clic en Tabla, se abre una pequeña ventana donde debes asegurarte de que el rango de datos abarca todos tus datos. Normalmente verás ya que el rango comprende todos tus datos, si no fuera así con el ratón asegúrate de seleccionar el rango de datos con todos los datos y haces clic en “Aceptar”.

 

 

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Ahora ya tienes tus datos convertidos en Tabla de Excel. Bien, ahora vamos a crear nuestra tabla dinámica. Nosotros vamos a crear una tabla de Excel sencilla donde vamos a ver los datos de ventas y del valor de las ventas a nivel de Empresas.
Hacemos un clic en la tabla de Excel que acabamos de crear, para que a la hora de crear la tabla nos tome el rango entero de la nueva tabla. De nuevo vamos al menú de Excel, hacemos clic en “Insertar” y ahora hacemos clic en “Tabla dinámica” y elegimos “De una tabla o rango” (La primera de las opciones que verás).

 

 

Como-actualizar-tabla-dinamica-automaticamente-4.png

 

 

Ahora verás abrirse una ventana nueva donde por defecto te debe coger la tabla de Excel que has creado. En nuestro caso y como no hemos cambiado el nombre, se llama Tabla 1, como en la imagen abajo. Nos aseguramos también en esta ventana que elegimos la opción “nueva hoja de cálculo” para que la tabla dinámica se cree en una hoja nueva, algo que recomendamos siempre. Después damos clic en "Aceptar".

 

 

Como-actualizar-tabla-dinamica-automaticamente-5.png

 

 

Ahora ya podemos crear nuestra tabla dinámica, nosotros elegimos en campos de tabla dinámica:

  • EMPRESAS (Que ponemos en el área de filas)
  • VENTAS (Ponemos este campo en el área de Valores)
  • VALOR DE VENTAS (Ponemos este campo también en el área de Valores)

 

Hacemos una tabla sencilla que quedaría entonces como en la imagen de abajo:

 

 

Como-actualizar-tabla-dinamica-automaticamente-6.png

 

 

Una vez creada la tabla dinámica es importante que guardemos la tabla cómo “Libro de Excel habilitado para macros”. Es necesario realizar este paso para que posteriormente la tabla dinámica se actualice sola al cambiar los datos de origen.
Entonces hacemos clic en “Archivo”, “Guardar cómo”, y seleccionamos la opción “Libro de Excel habilitado para macros”, como en la imagen abajo.

 

 

Como-actualizar-tabla-dinamica-automaticamente-7.png

 

 

Una vez guardado el Excel habilitado para macros, vamos a nombra nuestra tabla dinámica. Hacemos un clic en cualquier parte de la tabla dinámica, en el menú arriba veremos una opción que dice “Analizar Tabla dinámica”. Hacemos clic y ahora como en la imagen a la izquierda en el menú podemos cambiar el nombre de la tabla. Nosotros, cómo puedes ver abajo la hemos llamado “empresa”.

 

 

Como-actualizar-tabla-dinamica-automaticamente-8.png

 

 

Ahora ya tenemos renombrada nuestra tabla dinámica, memoriza el nombre con el que has guardado la tabla porque lo vas a usar en el siguiente paso.Ahora hacemos clic en el botón derecho de la hoja dónde está la tabla dinámica. Y hacemos clic en “Ver código”

 

 

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Ahora en la venta nueva que se abre debemos buscar dos desplegables, uno que se llama “General” y otro que se llama “(Declaraciones”).

 

 

 

 

  • En general elegimos “Worksheet”
  • En (Declaraciones) elegimos “Activate”

 

 

 

Como-actualizar-tabla-dinamica-automaticamente-11.png

 

 

Ahora borramos las dos últimas líneas, las que subrayamos en azul en la imagen abajo

 

 

Como-actualizar-tabla-dinamica-automaticamente-12.png

 

 

Ahora entre las dos líneas que nos quedan escribimos lo siguiente:

activesheet.pivottables("prueba").pivotcache.refresh

Como-actualizar-tabla-dinamica-automaticamente-13.png

 

 

IMPORTANTE
Dónde nosotros ponemos prueba, tú debes poner el nombre que le hayas dado a la tabla dinámica cuando la nombraste. Si lo dudas, siempre puedes cerrar la ventana de código y volverla a abrir. Pero es fundamental que lleve el mismo nombre que le has puesto a la tabla.
Mira en la imagen abajo cómo debe de quedar

 

A continuación, como en la imagen de abajo, para que se queden registrados los cambios realizados damos al botón de guardar del menú.

 

 

Como-actualizar-tabla-dinamica-automaticamente-14.png

 

 

Si has seguido todos los pasos correctamente, has aprendido los pasos a actualizar una tabla dinámica automáticamente. La tabla dinámica ahora se cambiará al modificar cualquier dato en los datos de origen, y también se actualizarán las nuevas entradas en la tabla si agregas por ejemplo filas nuevas.


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  •   Publicado jun 24 2022 15:00
  •   Actualizado jun 28 2022 10:26
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