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Cómo Configurar Tabla dinámica: Usar filtros y Campos de valor

En este tutorial te explicamos cómo configurar una tabla dinámica y cómo usar los filtros de las tablas dinámicas para crear tablas dinámicas que muestren la información que tu necesitas y cómo lo necesites.


Escrito por jun 21 2022 22:42 excel

Una vez creada la tabla dinámica, tal y cómo explicamos en crear Tabla dinámica en Excel, podemos crear la tabla o tablas que queramos y necesitemos, de la forma que queramos mostrar los datos, filtrando qué información queremos mostrar en la tabla, teniendo en cuenta que del rango de datos escogido a la hora de crear la tabla, podemos mostrar todos los campos o solo los que veamos oportunos.

 

En un sistema de reporting, las tablas dinámicas son especialmente útiles ya que te permiten automatizar un complejo sistema de reporting, en el cual introduciendo datos en la base de datos, puedes hacer que automáticamente todos los datos se actualicen tan solo haciendo clic en un botón de actualizar en Excel.

 

En un sistema de reporting, queremos reflejar la información de varias formas: empezando por una que nos de una visón más general de los resultados, pero que también nos permita ir haciendo Zoom en otros resultados que sean de interés. Esto lo puedes conseguir haciendo varias tablas dinámicas. Aquí radica la importancia de elegir un rango de datos amplio antes de hacer tu tabla dinámica, así posteriormente tendrás todos los datos disponibles para hacer tu tabla o tablas dinámicas.

 

A modo ejemplo nosotros trabajamos con una hoja de Excel con datos por años de un conjunto de empresas que a su vez lo forman varias delegaciones. En cada delegación habría dos personas.

 

 

 

 

Crea una Tabla Dinámica genera con todos los datosl

 

Así como explicábamos en cómo hacer una tabla dinámica en Excel paso a paso, podemos realizar una tabla general donde podamos ver una idea de los resultados generales. De esta forma vamos a seleccionar todos los campos a la derecha en Campos de Tabla dinámica. (Recuerda que si no puedes ver este menú Campos de tabla dinámica, con tan solo hacer un clic en la tabla verás que se muestra en la parte derecha de la pantalla.

 

 

Configurar-tabla-dinamica-2.png

 

 

Después de seleccionar los datos verás que la tabla ahora contiene toda la información, pero seguramente de una forma liosa o que simplemente no queremos. Con este ejemplo en el que estamos trabajando tendría sentido establecer que las fechas fueran un filtro en la tabla dinámica. Para esto solo necesitamos arrastrar el campo de fechas al área de filtros, tal y cómo vemos abajo en la imagen

 

 

Configurar-tabla-dinamica-3.png

 

 

Una vez que tengamos la fechas de la tabla en el campo de filtros, podemos ir a la tabla dinámica donde veremos que se ha creado un desplegable, y donde podemos seleccionar el año que queremos (o seleccionarlos todos). Nosotros elegimos el año 2022 para poder ver los resultados de este año.

 

 

Configurar-tabla-dinamica-4.png

 

 

Es muy importante el orden del área de filas, pues automáticamente el Excel da prioridad según el orden que establezcas. Si ves que la tabla muestra los datos con otra jerarquía que no es la que necesitas, es algo sencillo de corregir. Solo tienes que arrastrar los campos dentro del área de filas según el orden que tu quieras. Siguiendo con nuestro ejemplo, el orden lógico sería

 

1ª Empresas
2º Delegaciones
3º Vendedores

 

 

Configurar-tabla-dinamica-5.png

 

 

Una vez establecido el orden en el área de filas, nuestra tabla dinámica comenzará a cobrar sentido en la forma en la que se muestran los datos: una tabla que muestra la suma de ventas y del valor de ventas a nivel de empresas, a nivel de delegaciones y a nivel de vendedores.

 

 

Configurar-tabla-dinamica-6.png

 

 

Por defecto verás que en la tabla que ha generado no vienen todos estos valores desplegados. Es importante que sepas que ahora desde la tabla, puedes contraer la información o desplegarla. Solo tienes que hacer clic en los botones + y - que aparecen a la izquierda de cada celda en la columna “etiqueta de filas”. Si por ejemplo queremos ver desplegado toda la información de la empresa 1, damos en el signo + en empresa 1, veremos que se despliegan las delegaciones, donde iríamos dando en el + de cada delegación para poder ver ya la información de todos los vendedores

 

 

Configurar-tabla-dinamica-7.png

 

 

Nosotros en el ejemplo hemos elegidos todos los campos para que se representen en la tabla dinámica. Sin embargo, tal y cómo explicábamos antes, en un sistema de reporting tendría sentido que creásemos varias tablas con información de diferente nivel.
Tal y como estábamos mostrando en el ejemplo la información a nivel general y detallada, podíamos ver los resultados desglosados por empresas, delegaciones y vendedores. Si quisiéramos hacernos una idea general de qué delegación es la que más vende o cual es el vendedor que más vende, en esta tabla nos costaría verlo. Siguiendo con la tabla que ya hemos ido trabajando antes, en Campos de Tabla dinámica vamos a quitar el check de empresas y vendedores para ver solo la información a nivel de delegaciones

 

 

Configurar-tabla-dinamica-8.png

 

 

Ahora en la tabla estaríamos viendo solo los datos de venta y valor de ventas de cada delegación. Ahora solo nos quedaría establecer el orden de ordenación para que por ejemplo se ordenen las delegaciones en función de las ventas que ha realizado cada una. Esto es sencillo y se haría desde la propia tabla haciendo clic en el desplegable de la celda que dice “Etiqueta de fila” y después haciendo clic en la opción “más opciones de ordenación”

 

 

Configurar-tabla-dinamica-9.png

 

 

Ahora para que el orden se realice de forma automática, elegiríamos la opción “descendente” y en el desplegable valor de ventas.

 

 

Configurar-tabla-dinamica-10.png

 

 

Damos clic en Aceptar, ya ahora la tabla la podremos ver perfectamente ordenada según las ventas que ha realizado cada delegación.

 

Como te contábamos anteriormente, te hemos enseñados a realizar una tabla dinámica y organizarla con el orden lógico teniendo en cuenta la jerarquía de los datos. Desde los datos de origen puedes crear todas las tablas que creas conveniente y son interesantes desde un punto de vista analítico. Esta es una de las grandes ventajas de las tablas dinámicas, poder realizar un modelo de informe que puedes ir actualizando fácilmente.


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  •   Publicado jun 21 2022 22:42
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