Actualmente utilizamos diferentes documentos, para intercambiar, gestionar y recibir información a través de la red. No cabe duda de que los archivos PDF (Portable Document Format) son uno de los estándares más populares hoy en día y es gracias a sus funciones de seguridad, compatibilidad y tamaño que permiten. Estos son algunos de los motivos que hacen que los usuarios se inclinen por su uso en la gestión de diferentes tipos de datos.
Los archivos PDF son archivos cuyo formato es de tipo compuesto ya que se integran imágenes vectoriales, mapa de bits y texto en uno solo y de allí su importancia y su amplio uso para muchos tipos de datos.
- Ha sido desarrollado como el estándar ISO (ISO 19005-1:2005) asociado a los ficheros donde se alojan documentos electrónicos
- Puede ser cifrado con múltiples estándares
- Permite firmas digitales
- Puede ser usado en sistemas Windows, Linux o macOS sin problema alguno
- Compatible con diferentes plataformas de ofimática como Office y OpenOffice
- Al enviar un archivo a otro usuario se conserva su formato
El uso de los archivos PDF puede llegar a ser tan importante que en algún momento su tamaño puede sobrepasar los limites de la plataforma por donde se envían o reciben. En este caso Solvetic aconseja que lo ideal es comprimir ese archivo para administrarlo de una mejor manera y es por esta razón que hablaremos de una herramienta gratuita (online) con la cual puedes reducir el tamaño de tu PDF online y realizar muchas más acciones sobre los archivos PDF. Estamos hablando de la utilidad online Smallpdf.
- Comprimir los PDF
- Convertir archivos PPT a PDF o viceversa
- Convertir imágenes JPG, PNG, BMO o TIFF a PDF
- Permite que archivos de Office (Word, Excel o PowerPoint) puedan ser exportados al formato PDF conservando su integridad y atributos
- Podemos usar Smallpdf como un lector de PDF
- Estamos en la capacidad para editar los archivos PDF añadiendo texto, imágenes, formas o lo que necesitemos en el momento
- Smallpdf permite compartir un archivo PDF a través de correo electrónico o enlaces
- Podemos girar una o todas las paginas presentes en un archivo PDF
- Nos permite insertar números en las páginas del PDF para una mejor organización
- Si un archivo PDF está bloqueado, Smallpdf nos da la oportunidad de desbloquearlo ya sea con contraseña o encriptación
- Integra una herramienta para dividir el PDF, es decir, es posible extraer una o más páginas del archivo PDF o bien guardar cada página de forma individual
- Es posible unir varios archivos PDF en uno solo
- A nivel de seguridad nos brinda la opción para proteger los archivos PDF con una contraseña
- Disponible en más de 20 idiomas
- Smallpdf, al tratarse de una utilidad online, puede ser usada sin problema en sistemas operativos como Windows, Linux o macOS.
El acceso a esta utilidad esta disponible en el siguiente enlace:
Si deseamos llevar Smallpdf a todo lugar en nuestro móvil, cuenta con aplicaciones para iOS y Android:
De la misma forma nos ofrece una extensión para Google Chrome con la cual podemos trabajar sobre los archivos PDF directamente con ella.
Para comprimir un archivo PDF, Smallpdf se encarga de eliminar las funciones que no son usadas dentro del archivo lo cual da como resultado no solo la compresión del tamaño del archivo sino una mejor experiencia de rendimiento para el usuario.
- Permite reducir el tamaño de un PDF escaneados a 144 ppp, este tamaño es ideal para subir archivos a la web o bien enviarlos por correo electrónico sin que tengamos restricciones
- El límite de tamaño de los archivos a comprimir es de 5 GB
- Una de las grandes ventajas es que, al ser una utilidad online, la compresión de archivos se hace directamente en la nube. Esto evita el uso de recursos locales (disco, CPU, memoria) de nuestro equipo
- A nivel de privacidad, todos los archivos PDF son eliminados de forma permanentemente de los servidores de Smallpdf después de una hora
Veamos cómo comprimir nuestros archivos PDF con Smallpdf.
Cómo comprimir un archivo PDF en Smallpdf
Una vez accedamos a la URL indicada veremos lo siguiente. Allí es posible seleccionar el archivo PDF de dos formas:
- Dando clic en “Elegir archivos” e ir a la carpeta donde está el archivo PDF
- Arrastrar y soltar directamente el archivo PDF
Si seleccionamos la opción “Elegir archivo” se desplegará la siguiente ventana para ir a ubicar el PDF. Lo seleccionamos y damos clic en Abrir.
Para comprobar como trabaja Smallpdf, podemos ir a las propiedades del PDF dando clic derecho sobre el y seleccionando “Propiedades” para ver su tamaño actual: En este caso es de 1.17 MB.
Una vez seleccionemos el archivo este se irá subiendo a los servidores de Smallpdf:
Cuando el archivo haya subido veremos lo siguiente:
- En el costado izquierdo encontramos el nombre del archivo y su tamaño actual
- En el costado derecho podemos seleccionar el tipo de compresión a usar
- Compresión básica: esta reduce hasta en un 49% el tamaño del archivo (la utilidad nos da el estimado del tamaño final del archivo PDF)
- Compresión grande: ofrece hasta un 75% de reducción en el tamaño, pero solo está disponible en la versión PRO de Smallpdf
- Un año por USD 108
- Mensualmente USD 12
Igualmente nos ofrece una prueba de la utilidad por 14 días para tomar la mejor decisión. En este caso activamos la casilla “Compresión básica”:
Una vez seleccionada damos clic en “Elegir opción” para dar paso al proceso de compresión del archivo seleccionado. Cuando esta finalice veremos lo siguiente.
Allí nos indica el porcentaje en el cual se ha reducido el archivo PDF. Como vemos el tamaño es de algunos KB y en la parte inferior se ofrecen otras opciones a trabajar con el PDF comprimido como compartirlo por correo o con un enlace, agregar firma digital, etc.
Damos clic en “Descargar” para poder tener acceso a nuestro archivo comprimido, pero si damos clic sobre la flecha desplegable podemos seleccionar:
- Guardar el archivo en DropBox
- Alojarlo en Google Drive
- Guardarlo de forma local en el equipo
Damos clic en “Guardar en dispositivo” y este será descargado localmente:
Podemos dar clic sobre el archivo comprimido para ver que conserva la calidad y los atributos originales:
Smallpdf añade al archivo descargado la línea –comprimido, si accedemos a las propiedades de este nuevo archivo comprimido veremos en cuanto ha sido reducido y cual es su nuevo tamaño:
Podemos ver que ahora el archivo pasó de 1.17 MB a tan solo 293 KB lo cual es una reducción considerable. Si los archivos que trabajamos deben ser gestionados a través de correo electrónico o en plataformas web donde los tamaños presentan muchas limitaciones, es interesante que sepamos cómo comprimirlos de manera sencilla. Es por ello que gracias a Smallpdf esto ya no será un impedimento para usar los archivos PDF.
Recordemos que tiene una limitación de 5 GB, pero sin duda que será de gran utilidad para todos nosotros y no solo en compresión sino en todo lo que integra esta valiosa utilidad online.
