Información Adicional del Proyecto
Como en la mayoría de los programas de la suite Office de Microsoft, Project 2013 es capaz de almacenar información adicional a lo que comprende el proyecto como tal, esta información adicional puede ser la cantidad de veces que se ha guardado el archivo, las horas trabajadas sobre él, etc.
Sin embargo, existe otro tipo de datos que nos pueden servir, imaginemos una organización grande donde tenemos miles de recursos y cientos de proyectos, lo ideal para llevar un control más adecuado es saber quién ha trabajado sobre que cronogramas, de esta manera si tenemos una duda podemos acudir al responsable.
Ingresando la Información
Como mencionamos anteriormente, en ocasiones es necesario agregar más información a un proyecto, en el caso de Project 2013, aparte de poder agregar los datos de los responsables del cronograma, también podemos agregar información adicional como palabras claves que nos servirán al momento de hacer una búsqueda o títulos y descripciones para especificar más nuestro proyecto.
Para aprender a incorporar esta información vamos a realizar una serie de pasos donde podremos ver como se manipula el proyecto en este aspecto:
1- Con un proyecto abierto, vamos a acceder a la vista de backstage, para ello haremos click en la pestaña archivo o file y en esta vista veremos que al lado derecho de la pantalla tendremos un cuadro con la información del producto, debajo de esta veremos estadísticas propias del archivo, como la fecha de creación, también podemos notar que tenemos varios campos donde podemos llenar la información correspondiente.
2- Haremos click en información del proyecto, nos debe aparecer un menú avanzado en este haremos click en propiedades avanzadas y obtendremos entonces la vista de sumario.
3- En el campo de objetivo o subject podemos escribir el objeto de este nuevo proyecto.
4- Tenemos un campo de manager o responsable, en este podemos colocar el nombre del supervisor a cargo del cronograma.
5- En el campo de compañía podemos colocar la empresa para la cual se está desarrollando el cronograma, esto es muy importante sobre todo cuando administramos proyectos para varias compañías.
6- Tenemos un campo de comentarios, en este podemos agregar la información complementaria que creemos pueda ser útil para quienes vean el proyecto e inclusive podemos utilizar este campo para nuestro beneficio colocando palabras clave que nos puedan servir para ubicarnos en contexto rápidamente:
7- Una vez que hemos modificado los datos y los hemos acomodado a nuestra preferencia podemos hacer click en aceptar y ya la información estará almacenada.
8- Finalmente guardamos nuestro proyecto y todo lo que hemos realizado estará en su lugar hasta que decidamos cambiarlo o borrar el proyecto.
Importante
Como vemos dependiendo de nuestras necesidades podremos ir adaptando la información y los datos necesarios que colocaremos en nuestro archivo de proyecto, mientras mejor documentado esté, más fácil será para otros adaptarse y seguir nuestra metodología.
Con esto ya sabemos complementar con información adicional nuestros cronogramas, con ello lograremos mayor productividad al permitir que otros miembros de nuestro equipo entiendan de forma más rápida nuestro estilo de trabajo.
