Tareas Sumario
En el momento en que nuestro cronograma empieza a tomar unas dimensiones considerables, necesitaremos mejores formas de organizar nuestras tareas, con el objetivo de poder separar un grupo de actividades de otro grupo y poder establecer fases del proyecto.
La idea de segmentar un proyecto por fases aparte del poder organizacional que nos da, es poder establecer metas alcanzables y que no desmotive a los recursos, que se pueda medir de una mejor forma lo que se va logrando y así tener oportunidad de hacer correctivos de ser necesario.
Para ayudarnos con todo esto que hemos explicado Project 2013 nos ofrece la posibilidad de crear las llamadas tareas sumario, estas tareas nos permiten organizar a otras tareas que irán dentro y de esta forma poder establecer las fases y las actividades de nuestro proyecto.
Tipos de Planificación de Proyecto
Antes de poder crear tareas sumario, primero debemos tener en claro cómo vamos a organizar nuestro proyecto, de esta forma el uso de la herramienta Project 2013 nos será más sencillo e intuitivo.
Usualmente podemos tomar dos enfoques al momento de realizar nuestras planificaciones y de establecer las tareas, uno es desde arriba hacia abajo y el otro es desde abajo hacia arriba, esto puede sonar como un juego de palabras pero tiene su sentido, veamos a que se refieren cada una de ellas:
Planificación de Arriba hacia Abajo
En este estilo de planificación primero dividimos nuestro proyecto en las grandes fases que llevará, usualmente lo utilizamos cuando sabemos el objetivo final, tenemos una idea de los procesos que debemos seguir pero aún no estamos claros en el detalle, así que creando grandes grupos podemos luego desglosar y construir un cronograma más detallado.
Planificación de Abajo hacia Arriba
Al contrario de la forma anterior aquí primero partimos especificando todas las tareas pequeñas, una vez que ya hemos hecho el cronograma entonces pasamos a agruparlas, hasta conseguir definir unas fases que engloben el avance del proyecto, esta planificación se hace generalmente cuando estamos bastante claros en nuestro proyecto.
Crear el Sumario en Project 2013
Para crear un sumario debemos seguir los siguientes pasos:
1- En un proyecto abierto con varias tareas, vamos a seleccionar varias de estas que estén adyacentes.
2- Luego en la pestaña tarea, en el grupo cronograma o schedule, vamos a seleccionar tareas identadas.
3- Ahora tendremos una nueva tarea con las tareas que seleccionamos en el paso 1 como subtareas.
4- Luego podemos hacer click en sumario en el grupo insertar de la pestaña tareas y nos aparecerá un nuevo registro en el cronograma, ahí le colocamos el nombre al sumario y tendremos nuestro objetivo cumplido, veamos en la siguiente imagen una guía de lo que hemos explicado:
Como vemos es bastante sencillo crear el sumario de tareas, además que esto nos permitirá organizar de mejor forma nuestro proyecto y si sumamos el apoyo moral que le puede dar al equipo cuando vayamos cerrando las diferentes fases, hace que sea muy importante crear y utilizar este tipo de elementos.
