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Conociendo Open365: la alternativa gratuita a Office365

Si buscas un editor de texto y gestor de documentos pero no quieres un software por el que pagar, este manual completo de Open365 es la herramienta gratuita que estás buscando.


Escrito por el dic 26 2016 17:20



En esta oportunidad vamos a analizar la herramienta Open365 el cual es una alternativa a Office365, la primera ventaja que encontramos es que Open365 es gratis. Partiendo de ello te resaltamos tres características importantes de este software:

 

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Open365 es una mezcla de tres grandes proyectos de software libre como son:
  • LibreOffice
  • Kontact (Herramienta de gestión de información personal)
  • Seafile (Gestor de archivos Online)
A la fecha Open365 está en fase beta, pero podemos registrarnos y descargar el cliente en base al sistema operativo a usar, para realizar las pruebas necesarias antes del lanzamiento oficial, más adelante revisaremos cómo crear nuestra cuenta en Open365.

 

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Con Open365 podemos editar archivos con algunas de las siguientes extensiones:

 

Extensiones que acaban en : .xlsx, .docx, .pptx y de la misma manera podremos subir archivos en nuestra cuenta personal de Open365.

 

Al crear nuestra cuenta de Open365 obtendremos un total de 20 GB de almacenamiento y con Open365 podremos editar archivos de:

  • Word
  • Excel
  • Power Point
  • Libre Office Writer
  • Calc
  • etc.

 

Con Open365 trabajaremos nuestros archivos totalmente en la nube.

 

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Otro de los puntos importantes de Open365 es que es compatible con los siguientes sistemas operativos:
  • Microsoft Windows: Vista, 7, 8 y 10
  • MAC: OS X 10.7
  • Linux: Ubuntu 14.04

 

Olvida las restricciones de software de edición de documentos en los que tengas que invertir dinero y conoce una de las alternativas más completas a Office: Open365 te sorprenderá por sus múltiples funciones.

 


1. Crear cuenta en Open365


Vamos a analizar cómo es el proceso de la creación de nuestra cuenta en Open365.

 

Paso 1

Vamos a ir a la siguiente dirección para descargar el cliente Open365 y poder crear el registro:

 

 

Paso 2

Una vez en la página debemos ubicar el campo Get early Access now! En este campo debemos agregar nuestro correo electrónico y dar clic en el botón Sign Up

 

Imagen-2.jpg

 

Paso 3

Veremos que se despliega la siguiente ventana donde debemos completar los campos respectivos. Para completar el proceso damos clic en Register

 

Imagen-3.jpg

 

Paso 4

Una vez realizado este proceso comenzará de manera automática la descarga del cliente Open365. (Podemos seleccionar descargar el cliente para versiones móviles, Android o IOS). Pulsamos en I’m Ready.
En este estudio vamos a realizar este estudio sobre un entorno Windows 10 y debemos ejecutar Open365 bien sea en Google Chrome o Mozilla ya que Edge no es soportado con Open365.

 

Imagen-4.jpg

 

Paso 5

Una vez hayamos pulsado en el botón I’M READY veremos que se despliega la siguiente ventana donde debemos ingresar los datos del usuario y su respectiva contraseña que hemos creado anteriormente. (Recordemos que el usuario debe incluir el prefijo @open365.io. Pulsamos el botón Log In para iniciar sesión en nuestro entorno Open365.

 

Imagen-5.jpg

 

Paso 6

Veremos que obtenemos ingreso a la plataforma de Open365 y decidimos en primera medida si aceptamos o no las notificaciones (es recomendable aceptarlas).

 

imagen-6.jpg

 

Paso 7

Una vez permitimos podemos ver que este será nuestro entorno en la nube con sus distintas configuraciones.

 

 

Paso 8

Vamos a analizar con más detalle el entorno. Al seleccionar la opción Cloud ubicada en el panel superior veremos que se despliegan las siguientes opciones:

 

Menú Cloud
  • Hub: Es la misma pantalla inicial cuando iniciamos sesión en Open365.
  • Mail: Abre nuestro cliente de email.
  • Writer: Nos permite crear archivos de texto, es similar a Microsoft Word.
  • Calc: Nos permite crear hojas de cálculo, similar a Microsoft Excel.
  • Impress: Es posible realizar presentaciones como lo hacemos en Power Point.
  • File Sync: Nos permite descargar el cliente (Windows, MAC o Linux) para permitir la sincronización de los diversos archivos.

 

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Paso 9

En el panel lateral izquierdo contamos con las siguientes opciones:

 

Panel lateral izquierdo
  • Libraries: Desde esta ubicación podemos agregar, editar o eliminar los archivos que deseemos.
  • Starred: Podemos agregar archivos marcados como favoritos.
  • Devices: En esta ficha podremos ubicar los dispositivos móviles (Andorid, IOS) que tengamos asociados.

 

En la ficha Share Admin contamos con las siguientes opciones:

 

Panel Share Admin
  • Libraries: Desde aquí podremos editar todos los archivos que están compartidos con otros usuarios.
  • Folders: Podremos crear, editar o eliminar carpetas para compartir.
  • Links: Desde esta ubicación podremos crear o editar links para descargar los archivos o carpetas.

 

Paso 10

Finalmente vemos el espacio que hemos usado en nuestra plataforma Open365.

 

 

Paso 11

En la esquina derecha encontramos lo relacionado a nuestro usuario. Allí podemos obtener soporte, Modificar la contraseña, cerrar sesión, etc.

 

Imagen-12.jpg

 

 


2. Crear archivos en Open365


Vamos ahora a analizar cómo crear archivos en nuestra plataforma Open365.

 

Paso 1

El primer paso es ingresar en la opción My Library ubicada en la ficha Libraries. Se abrirá lo siguiente:

 

 

Paso 2

Si queremos subir archivos haremos clic en la opción de Upload. Esta opción nos permite cargar archivos, para ello pulsamos este botón y veremos lo siguiente. Allí debemos ubicar el archivo a cargar y dar clic en Abrir. Veremos que el archivo se carga de manera correcta.

 

Imagen-14.jpg

 

Paso 3

Si queremos crear una nueva carpeta haremos clic en la opción de New Folder o New Directory. Nos permite crear una nueva carpeta para llevar de manera organizada nuestros archivos. Pulsamos este botón y se verá lo siguiente. Ingresamos el nombre de la carpeta a crear y damos clic en el botón Submit.

 

Imagen-16.jpg

 

Paso 4

Veremos que nuestra carpeta se ha creado correctamente.

 

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Paso 5

Si abrimos la carpeta veremos que podemos adicionar archivos, nuevas carpetas dentro de la misma creada, etc.

 

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Paso 6

Tanto en los archivos como en las carpetas al costado derecho contamos con las siguientes opciones: Remove, Move, Copy. Allí podemos descargar, compartir, renombrar, mover, copiar o eliminar el archivo o la carpeta.

 

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Paso 7

Ahora vamos a crear un archivo, para ello definimos qué tipo de archivo vamos a crear y damos clic en el botón Cloud y allí seleccionaos la aplicación más adecuada: Writer, Impress, Calc, etc.

 

En nuestro ejemplo vamos a crear un archivo en Writer, seleccionamos esta opción y debemos espera que la misma cargue (puede tardar un poco)

 

Paso 8

Finalmente accedemos a Writer y vemos la ventana con todas las opciones listo para usarse. De la misma forma podemos acceder a Impress, Calc, entre otras aplicaciones.

 

Imagen-21.jpg

 

 


3. Crear librería en Open365


Dentro de las diversas tareas que podemos realizar en la plataforma Open365 es crear o editar nuevas librerías, esto nos permite llevar un control más organizado de nuestros archivos.

 

Paso 1

Para crear una nueva librería vamos a dar clic en el botón Libraries ubicado en la parte superior.

 

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Paso 2

Una vez realizado esto daremos clic en el botón New Library ubicado en la parte superior derecha.

 

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Paso 3

Una vez pulsamos se desplegará lo siguiente. Debemos ingresar el nombre a asignar a la nueva librería y si deseamos protegerla con contraseña debemos marcar la casilla Encrypt y así asignar la contraseña. Una vez realizado este proceso daremos clic en Submit y podremos ver la nueva librería creada.

 

 

 


4. Descargar documento en Open365


Para realizar el proceso de descarga de un documento que tengamos en nuestra plataforma Open365 vamos a realizar lo siguiente:

 

Paso 1

Seleccionamos el archivo a descargar y damos clic en el primer icono.

 

 

Paso 2

Una vez pulsado este botón se desplegará la siguiente ventana. Allí debemos seleccionar donde hemos de guardar el archivo y damos clic en el botón Guardar.

 

Imagen-27.jpg

 

Paso 3

Cuando hemos descargado el cliente de Open365 podremos cargar y descargar documentos a través de una biblioteca que será creada en nuestro equipo local, para descargar el cliente contamos con dos opciones:

 

Opción 1: Carga y descarga de documentos en Open365
La primer opción es desde esta dirección en la pestaña Download Client, simplemente debemos elegir el Sistema Operativo en el cual se ha de instalar y el proceso comenzará de manera automática.

 

Imagen-28.jpg

 

 

Opción 2: Carga y descarga de documentos en Open365
La otra opción es en la plataforma de Open365 en la parte inferior seleccionar la opción Download Client. De igual manera el proceso inicia automáticamente.

 

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Paso 1

Una vez descargado e instalado el cliente podremos ver su respectivo icono en el menú Inicio. Pulsa sobre ella para ejecutar.

 

Imagen-30.jpg

 

Paso 2

Una vez ejecutada la aplicación se desplegará lo siguiente. En esta ventana debemos seleccionar la ruta donde se han de guardar todos los archivos descargados. Pulsamos en Siguiente.

 

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Paso 3

Una vez la seleccionemos pulsamos en Siguiente, se desplegará la siguiente ventana. En ella debemos ingresar los datos del usuario y contraseña con la cual iniciamos sesión en la plataforma Open365. Damos clic en Iniciar para ejecutar la herramienta.

 

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Paso 4

Veremos que se despliega una ventana donde podemos descargar una biblioteca predefinida y crear un disco duro virtual para el almacenamiento de nuestros archivos, si lo deseamos pulsamos en caso contrario seleccionamos Saltear.

 

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Paso 5

En la siguiente ventana veremos el entorno de Open365 client.

 

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Paso 6

Como vemos contamos con algunas alternativas, podemos arrastrar una carpeta en la parte inferior para que sea sincronizada con la plataforma en línea.

 

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Paso 7

Al ejecutar esto se despliega lo siguiente. Como vemos está la ruta y nombre de la carpeta que arrastramos y si deseamos protegerla con contraseña debemos activar la casilla encriptada para adicionar la contraseña. Pulsamos OK para continuar con el proceso. Veremos que inicia el proceso de sincronización con el servidor

 

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Paso 8

Veremos que nuestra Carpeta Prueba ha sido actualizada en la plataforma web de Open365.

 

 

 

 


5. Compartir un archivo o carpeta desde Open365


Vamos a conocer el proceso para compartir un archivo o una carpeta desde Open365, en este caso vamos a compartir la carpeta recién subida (Carpeta Prueba).

 

Paso 1

Seleccionamos la carpeta en la plataforma Open365 y damos clic en el botón Share, se desplegará lo siguiente:

 

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Paso 2

Allí debemos seleccionar la opción Download Link y dar clic en el botón Generate para generar el link de descarga respectivo y así enviarlo a nuestros amigos o con las personas que deseamos compartir la carpeta o archivo. Podemos dar clic en Send para enviar dicho enlace vía correo electrónico o dar clic en Delete para borrar el enlace actual.

 

Si deseamos adicionar protección extra podemos marcar la casilla Add password protection para ingresar una contraseña al archivo o carpeta.

 

Imagen-40.jpg

 

De esta manera tenemos los primeros conceptos y usos de Open365 ya que recordemos que está en una etapa beta lo cual puede generar errores, pero esperamos que cuando la utilidad entre de lleno nos brindará mejores experiencias y sin duda será de mucha utilidad para tener nuestros archivos disponibles en cualquier lugar.

 

Como vemos Open365 es una competencia directa de Office365 (Hasta su 365 lo da a entender) y es muy útil para instalar no solo en nuestros servidores sino en nuestros dispositivos móviles y desde allí gestionar los archivos y carpetas que subamos para tenerlas siempre disponibles ya que en muchos lugares no tenemos a mano Office o Libre Office para la correcta gestión de los archivos.


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  •   Publicado dic 26 2016 17:20
  •   Actualizado dic 26 2016 17:38
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    Básico