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Guía avanzada de Microsoft Excel

Una completa guía para aprender a utilizar el programa Microsoft Excel.


Escrito por el oct 02 2015 11:28 excel


Hola, espero que anden de lo mejor!

En el día de hoy les ofrecemos un tutorial avanzado de Excel. Es decir que hablaremos de todas sus funcionalidades y daremos ejemplos de sus utilidades.

Como hago siempre, en cada tutorial al comienzo hay una guía básica de la utilidad del programa en cuestión y luego comienza en profundidad las utilidades y los ejemplos.

Nota:
Si usted ya sabe lo básico de Excel, le recomendamos que se salte la primera parte.


Conociendo Microsoft Excel


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Esta es la apariencia del programa (versión 2010). Todos los rectángulos que se ven son denominados “celdas” y dentro de ellas se puede escribir. Las celdas se dividen en columnas y filas, las filas van del número 1 en adelante, y las columnas de la A en adelante. No hay solo 27 columnas, luego de llegar a la Z comienza con AA, AB, AC, y así sucesivamente volviendo a repetir el alfabeto. Hay número ilimitado de columnas o celdas, depende la cantidad que necesites utilizar.


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Este es el sector “archivo”, donde podes guardar, imprimir, abrir otros archivos, ver notas de la versión de Office, propiedades del documento y demás.


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Lo que vemos en esta imagen son las opciones de la cinta de opciones.


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Y en esta otra imagen vemos la cinta de opciones, en este caso es correspondiente a “inicio”, en la cual podremos acceder al portapapeles para copiar o pegar, modificar las fuentes, el tamaño, los colores, el tipo de letra, la posición de los textos y su alineación, configuraciones de números, estilos de tabla, agregar o quitar celdas, entre otras modificaciones.

Cada opción despliega sus determinadas funciones, por ejemplo:

Insertar



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Aquí podremos agregar a nuestro documento tablas, ilustraciones, gráficas, mini gráficas, vínculos, texto y símbolos.

Diseño de página



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Aquí podremos hacer configuraciones de diseño en nuestro documento, por ejemplo configurar el tema (los colores), la página en sí (la orientación, los márgenes, agregar fondos, entre otras opciones), ajustar el área de impresión, optar por ver o no en la impresión los encabezados y las líneas de las cuadrículas y organizar la página del documento.

Formulas



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En estas opciones podremos encontrar la biblioteca de fórmulas (para acceder a todas las fórmulas de Microsoft Excel), podremos agregar nombres a conjuntos de celdas y administrarlos (luego explicaremos su utlidad), ver la procedencia de las fórmulas de determinadas celdas con la auditoría de fórmulas y ajustar las opciones de cálculo.

Datos



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Muestra las opciones de los datos, donde podremos obtener la base de datos externos (desde la web, access, y otras fuentes), evaluar las conexiones existentes (las conexiones son los hipervínculos hacia las bases de datos externas que utilizas en tu documento, por ejemplo si extraes datos desde la web, se fija si la conexión sigue actualizada, si no la actualiza para que tus datos coincidan con los de la fuente), ordenar y filtrar, obtener herramienta de datos y esquematizar.

Revisar



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Encontramos configuraciones como verificar faltas de ortografía, referencias y sinónimos, buscar traducciones, realizar comentarios, y realizar cambios como por ejemplo de seguridad como agregarle una contraseña al archivo.

Vista



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En esta imagen vemos la cinta de opciones que puedes configurar para la vista del documento. Puedes cambiar a pantalla completa, cambiar el diseño, elegir ver la barra de fórmulas, las líneas de cuadrícula, los títulos o la regla, amplificar agregando zoom, administrar varias ventanas de Microsoft Excel a la vez, y los marcos del documento.

En la esquina inferior izquierda existe un panel para administrar las hojas del documento, podremos utilizar la cantidad de hojas que necesitemos en nuestro documento. (Sirve por ejemplo si estás creando una plantilla de Excel con el registro de dinero de una empresa y no quieres tener datos diferentes en una misma hoja, se puede crear otra con datos de “gastos de administración”, otra hoja llamada “gastos de utilería”, “ganacias”, y así las que quieran, todo depende del trabajo que deseen realizar).

Haciendo clic al botón de acceso rápido que aparece a la derecha del nombre de la hoja (en este caso “hoja 1”) creamos una nueva hoja.


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Microsoft Excel es un programa fundamental a la hora de administrar cualquier tipo de negocio, economía, incluso hasta para gestionar dietas alimenticias, o ajustar gastos mensuales personales, tiempos, entre otras cosas.
Con su excelente diversidad de funciones/ecuaciones que hace en cuestión de segundos cualquier cálculo y apreciación, hace que los tiempos se acorten increíblemente a la hora de administrar y que sea incluso algo muy práctico.


Comencemos con la guía

Lo principal y más importante a conocer: Las fórmulas. Las fórmulas son la base de Excel, y si no las sabes utilizar, es imposible que puedas sacarle provecho a este programa.

Cómo acceder a una fórmula


Antes de entrar con los tipos de fórmulas o ecuaciones que tiene el programa y sus utilidades, vamos a mostrar la forma en la que se accede a colocar fórmulas.
Situado en una celda le das clic al botón de acceso rápido a las fórmulas.




Una vez hecho esto nos saldrá el siguiente recuadro que contiene todas las fórmulas del programa. En este caso tengo seleccionado la opción “usadas recientemente”, pero en ese mismo lugar puedes seleccionar la categoría de la fórmula, o simplemente verlas todas.




Haciendo clic en una de las fórmulas nos describirá cuál es la utilidad de la misma en la parte inferior del cuadro de insertar función.




Luego de elegir la función que estén buscando (en este ejemplo vamos a verlo con “suma”) le dan al botón de “aceptar” y les aparecerá el siguiente recuadro para que inserten las celdas las cuales estarán dentro de esta fórmula.




Con “numero 1”, “numero 2”, y demás se refiere a los valores. El número 1, ubicado en tal celda, sumado al número 2 (en este caso sumado por la fórmula utilizada), ubicado en tal celda, así sucesivamente con los valores que necesiten sumar, da el resultado tal.

Ejemplo gráfico:


Tenemos una empresa de construcción la cual necesita calcular sus gastos que son los materiales más la mano de obra.




Nos dirigimos (ubicados en la celda deseada) al botón de acceso directo para insertar fórmulas y elegimos la que deseemos. Como ya sabemos en este caso será “suma” y le damos aceptar.




Cuando nos salga el recuadro de la selección de valores, tenemos que insertar las celdas deseadas, y hay 3 opciones para insertar la celda.

1. Escribir el nombre de la celda (en este caso las celdas que necesitamos son las “B6”, “B7”, “B8”, “B9” y la “B10”) es decir escribir una por una.






2. Hacer clic en el botón de la derecha del recuadro y luego seleccionar haciendo clic izquierdo con el ratón en la celda requerida. Automáticamente se te rellena el recuadro si le das a enter (puedes mantener clic izquierdo del ratón y arrastrar para seleccionar varias celdas a la vez)








3. Situados en el valor a completar, directamente tocar la celda que necesitamos (la opción más práctica)

Una vez tengamos los valores marcados, simplemente damos clic en aceptar y listo, el cálculo estará hecho. Incluso si se fijan abajo ya tenemos el resultado de la cuenta.






Algunas de las fórmulas y sus utilidades


SUMA
La vimos anteriormente, sirve para sumar y restar, suma o resta todas las celdas que selecciones, la diferencia está en el signo que utilices, si es un “+” o no seleccionas nada sumará, y si es un “-” restará.

ej: =SUMA(A1:A3)


PRODUCTO
Fórmula que se utiliza para multiplicar y dividir. Si seleccionas las celdas sin modificar nada o uniéndolas con un “*”, multiplica todas las que selecciones, y si agregas una barra “/” entre el nombre de celdas (ejemplo: “B7/B8”) dividirá.


PROMEDIO
Obtendremos el promedio de los valores de las celdas seleccionadas (promedio es sumar números y dividirlos entre la cantidad de números sumados, por ejemplo: “[5+4+2+9]/4=5”


CONTAR
Da el valor dentro de las celdas seleccionadas de la cantidad de celdas que poseen números.


CONTARA
Da el valor dentro de las celdas seleccionadas de la cantidad de celdas que no estén vacías, posean números, palabras, símbolos o lo que sea.


CONTAR.SI
Los valores que tienen el “.si” al final tienen el significado de que realizan su función únicamente cumpliendo la condición de que tal cosa pase. En este caso sería contar si tal cosa sucediera. Puede ser que cuente las celdas que sean mayores al número 50, o las que incluyan la letra a, o sean igual a algún texto, o lo que necesites.
En este caso se coloca en “rango” la cantidad de celdas a analizar, y en criterio la condición.





Por ejemplo:




Cuenta dentro del rango de celdas ubicadas desde B6 hasta D12 inclusive, las que tengan un valor mayor a 7800.

SUMAR.SI
Cumpliendo la misma norma de las fórmulas “.si”, suma los valores del rango de celdas cumpliendo determinada condición.


PROMEDIO.SI
Realiza el promedio del rango de celdas si con las que cumplan la condición.


CONCATENAR
Esta fórmula nos permite unir los valores de texto de las celdas en una única celda. Un ejemplo sencillo es cuando tenemos una lista con nombres y otra con apellidos, y queremos crear una tercera lista con el nombre completo, pero nos queremos ahorrar el trabajo de transcribir uno por uno todo de nuevo, o simplemente queremos que a medida que se inscribe gente a la lista se actualice automáticamente el nombre completo.
Para esto nos situamos sobre la celda que deseemos unificar textos, le damos al acceso directo de introducción de fórmulas, buscamos “CONCATENAR” y aceptamos. Nos saldrá el recuadro para completar con las celdas, en el primero ubicamos la celda del nombre, en el segundo únicamente un espacio (si no se escribirá todo junto), en el tercero el primer apellido, en el cuarto un espacio nuevamente, y en el quinto el segundo apellido. De esta manera tendremos el nombre unificado.







MIN
Nos permite conocer el valor mínimo entre un conjunto de celdas.


MAX
Con esta fórmula conoceremos el valor máximo entre las celdas seleccionadas.


M.C.M
Muestra el mínimo común múltiplo entre el conjunto de celdas seleccionado.


M.C.D
Nos da el máximo común divisor entre las celdas marcadas.


Nota
Hay una larguísima extensión más de fórmulas de todo tipo con funciones muy variadas. En este tutorial queríamos mostrar fórmulas para que sepan lo que ofrece Microsoft Excel, por lo que decidimos optar por las más comunes (hay aproximadamente 500 fórmulas/ecuaciones). De no haber sido así el tutorial hubiese sido muy extenso. De todas maneras dentro del programa hay una guía para cada fórmula en la cual medianamente se puede comprender su funcionamiento.


Cómo utilizar las gráficas


Para utilizar las gráficas nos dirigimos a la opción “insertar” y allí arriba de donde dice “gráficos” tendremos todas las gráficas que podremos utilizar.




Si por ejemplo queremos crear una gráfica de barras en columnas haremos lo siguiente, dentro de la sección insertar, nos dirigimos a “columnas” y elegimos el tipo de gráfica que más nos guste.






Una vez hayamos escogido el diseño que más nos guste, nos aparecerá un recuadro blanco vacío como este.




Para que aparezca la gráfica lo que debemos hacer es darle doble clic al rectángulo blanco, luego de esto se nos habilitarán las opciones arriba en la cinta de opciones, y lo que haremos será hacer clic en “seleccionar datos”.




Nos aparecerá esta ventana con las siguientes opciones




En rango de datos ubicamos todos los datos que queramos que aparezcan en la tabla.




En la zona de la izquierda colocaremos el nombre (si lo deseamos) de los datos generales, y en la zona de la derecha nombraremos los datos individualmente. Para hacerlo simplemente hay que tocar en el botón editar en cada zona, escribir el nombre y dar clic en aceptar.

Zona izquierda






Zona derecha






Y así nos quedaría la tabla




De no gustarnos el diseño de la misma se podría cambiar, en el panel dentro de la cinta de opciones tenemos diseños predeterminados que podremos elegir, y de no gustarnos tampoco podríamos personalizarlo nosotros mismos haciendo doble clic sobre el gráfico. Nos aparecerá esta ventana con todos las partes modificables de la gráfica.




Esta es la forma de colocar una gráfica, mostramos el ejemplo con un tipo de gráficas, pero para todas es el mismo procedimiento, simplemente es explorar y probar.

Otros ejemplos de gráficas


Circular


Anillo


Áreas


Líneas



Cómo calcular porcentajes (por ejemplo el IVA)


Es un proceso muy sencillo de realizar. Supongamos que tenemos la siguiente tabla de artículos con los precios sin IVA y queremos calcular cuánto valdrían con IVA.




Lo único que tendríamos que hacer es situarnos en la celda que deseemos, ingresar la fórmula de producto, multiplicar la celda de un valor sin IVA por la celda con el valor del porcentaje del IVA (en este ejemplo de 21%), y luego situarse en la celda del total, buscar la función suma, y sumar las celdas del IVA resultante y el producto sin el IVA.

Demostración ilustrada:
















Insertar un Hipervínculo


Un Hipervínculo es un enlace el cual nos puede re-direccionar a una web, a un correo electrónico, a un documento de Excel, o incluso a crear un nuevo documento.
En este caso agregaremos un hipervínculo para poder acceder rápidamente a otra hoja dentro de nuestro trabajo (esto es útil cuando tienes varias hojas de trabajo y necesitas acceder rápidamente a las demás, porque se vuelve engorroso trasladarse en tu sector de hojas una vez que está lleno).
Primero seleccionamos una celda en la que queramos introducir el Hipervínculo, en nuestra cinta de opciones vamos a “insertar” y le damos clic a “Hipervínculo”. Nos aparecerá esta ventana.




Seleccionamos la hoja a la que queremos que nos re-direccione al hacer clic sobre el texto, y modificamos el nombre del texto que aparecerá y su referencia la dejamos intacta. Le damos clic en aceptar y estará listo nuestro Hipervínculo.




Al hacer clic nos re-direcciona.




Y bueno, ahora con esta base profunda que les ofrecemos es hora de explorar por sí mismos todas las utilidades que posee Microsoft Excel y desarrollar sus trabajos de forma más sencilla sin tener que recurrir a nadie más que ustedes mismos.
Espero que les haya servido y como les digo siempre no duden en comentar si tienen alguna pregunta. Un saludo!
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  •   Publicado oct 02 2015 11:28
  •   Actualizado oct 03 2015 12:12
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