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Trucos de Gmail para hacerte la vida más fácil

Los hacks de Gmail que no sabías que necesitabas.


Escrito por el sep 05 2015 14:56 gmail




Gmail hace mucho más que enviar y recibir correos, solo que no aprovechamos todo el potencial que sus herramientas nos ofrecen. Aquí te dejo 4 tips para que pongas tu cuenta de Gmail al servicio de tu productividad.

Deshacer envío

¿Nunca te ha pasado que envías un correo y justo cuando clickeas el botón “Enviar” te das cuenta de que cometiste un error?

Por ejemplo, planeas una fiesta sorpresa para “Pablo”, y como estabas pensando en él, no te diste cuenta y lo copiaste entre los destinatarios:



Siguiente imagen: sorpresa arruinada. ¡Pero espera! Existe una solución para situaciones como esta, y es activar la opción de “Deshacer envío”. Para ello debes dirigirte a la sección de configuración de tu Gmail que se encuentra en el icono de la tuerca en la esquina superior derecha:



Haz clic sobre la tuerca y selecciona “Configuración”:



Colócate en la pestaña “General”:



Y haz scroll hacia abajo hasta encontrar la opción “Deshacer el envío”. Asegúrate de marcar la casilla junto a “Habilitar opción Deshacer el envío” y determina el tiempo que quieres dejar para utilizar esta función. En este caso, escogimos 10 segundos.



Sigue haciendo scroll hacia abajo y haz clic sobre “Guardar cambios”.



Una vez hayas habilitado esta opción, siempre que envíes un e-mail te aparecerá el siguiente mensaje amarillo en el tope de tu ventana.



Para deshacer el envío, haz clic en “Deshacer” y el mensaje automáticamente se regresará a tus “Borradores”, donde podrás seguirlo editando, agregar o eliminar destinatarios, cambiar el asunto, etc.

Es importante tener en cuenta que esto solo es posible hacerlo una vez hayas activado esta función. Si envías un mensaje y activas la función de “Deshacer el envío” después, no podrás regresar mensajes enviados antes de haber activado esa función en la configuración de tu Gmail.

Enviar y archivar

Esta función es ideal si eres de esas personas que tiene un breakdown nervioso cuando tiene demasiados correos en la bandeja de “Recibidos”. Enviar y archivar lo que te permite es guardar de forma automática en tu carpeta de “Archivados” los mensajes que has ido contestando.

Para hacer esto, dirígete a la sección de configuración de tu Gmail que se encuentra en el icono de la tuerca en la esquina superior derecha. Haz clic sobre la tuerca, selecciona “Configuración” y colócate en la pestaña “General”.

Haz scroll hacia abajo hasta encontrar la opción “Enviar y archivar” y selecciona la opción “Mostrar el botón Enviar y archivar en la respuesta”:



De nuevo haz scroll hacia abajo y pincha “Guardar cambios”.

Ahora, cuando tengas un mensaje en tu Inbox:



Lo abras y lo respondas, al enviar tu respuesta tendrás 2 botones de envío: el botón de siempre para “Enviar”, y un nuevo botón azul de “Enviar + Archivar”.



Al hacer clic sobre este botón azul, enviarás tu respuesta y la conversación será automáticamente archivada, dejando tu Inbox limpio y fresco de forma automática, sin ningún correo que ya no deseas ver.



Programa correos, o reenvíalos si nadie los abre

A veces quisiéramos dejar programado un correo para que se envíe luego y así recordar una reunión a tus colegas, o para dejarte recordatorios a ti mismo, felicitar a alguien en su cumpleaños aunque se te haya olvidado… En fin, que sería muy útil poder programar tus correos así como se programan mensajes para que se publiquen en redes sociales.

La buena noticia es que puedes hacer esto fácilmente instalando una extensión de Google Chrome. Para ello, dirígete a la “Chrome Web Store”:



Y en el buscador que verás a mano izquierda, busca la aplicación “Boomerang” para Gmail:



Estará entre las opciones de “Extensiones”. Haz clic sobre “Añadir a Chrome”:



Y en la notificación que te aparecerá en la parte alta de tu ventana, haz clic en “Añadir”:



Al ver esta notificación, sabrás que ya la has instalado:



Cuando entres de nuevo a tu Gmail usando Chrome, te aparecerá la siguiente notificación:



Haz clic en “Start” si deseas ver un pequeño tutorial de cómo funciona la aplicación, o selecciona “Skip” si deseas proceder a usar Gmail como siempre. Nosotros seleccionamos “Skip” y procedimos a redactar un nuevo correo.

Como pueden ver, hay una nueva barra inferior en la ventana de redacción. Esa es la barra de boomerang en donde puedes escoger cuándo quieres programar el envío de tu mensaje:



Así como la opción de “Boomerang” en caso de que el mensaje no sea abierto. Esta opción lo que permite es que un email enviado a alguien, si la persona no lo abre en, por ejemplo, 2 días, este mensaje vuelva a enviarse.



Si es la primera vez que utilizas esta extensión de Chrome, te solicitará varios permisos en lo que hagas clic sobre “Confirm”, tanto para programar como para boomerang.

Lo primero que te solicitará es que permitas los pop-ups. Haz clic sobre el icono de la ventana con la X roja:



Selecciona “Permitir siempre pop-ups de mail.google.com" y haz clic sobre “Listo



Luego haz clic sobre “Refresh”:



Cuando se actualice la página, te debería aparecer esta ventana. Haz clic en “Allow”:



Y ya le habrás dado los permisos necesarios a la aplicación. Seguidamente, si no has escogido la hora de programación y boomerang, hazlo y pincha “Send Later” (si ya la has escogido antes de dar todos los permisos, simplemente pincha “Send Later”).



Verás un mensaje amarillo como este, indicándote cuándo será enviado tu correo electrónico:



Si deseas ver los mensajes que tienes programados, en la barra izquierda de tu Gmail busca entre tus carpetas una llamada “Boomerang-Outbox



Allí podrás ver todos tus correos programados, abrirlos, editarlos, decidir no enviarlos o cambiarles la fecha de programación:



Crear plantillas de mensajes pre-hechos

Si sueles responder lo mismo a muchas personas varias veces, esta opción te resultará especialmente atractiva porque lo que permite es tener una serie de correos pre-redactados en plantillas, y al momento de contestar, simplemente seleccionas la plantilla que deseas y listo, sin necesidad de redactar todas las veces lo mismo, o de copiar y pegar desde otro lugar lo cual es una excelente manera de ahorrar tiempo.

Para hacer esto, dirígete a la sección de configuración de tu Gmail que se encuentra en el icono de la tuerca en la esquina superior derecha. Haz clic sobre la tuerca, selecciona “Configuración” y colócate en la pestaña “Labs”.



Haz scroll hacia abajo hasta encontrar la opción “Respuestas estándar” y selecciona la opción “Habilitar”:



Vuelve a hacer scroll hacia abajo y haz clic sobre “Guardar cambios”:



Tu ventana de Gmail se refrescará. Una vez lo haga, pincha redactar y en el espacio del mensaje, redacta la respuesta que quieres guardar como plantilla. Luego, haz clic en la pequeña flecha en la esquina inferior derecha de la ventana de redacción:



Selecciona “Respuestas estándar”:



Y luego “Nueva respuesta prediseñada”. Se abrirá una nueva ventana donde debes escribir el título de tu respuesta y hacer clic en “Aceptar”:



De esta manera, ya habrás creado tu primera respuesta estándar que puedes enviar en ese momento o simplemente guardarla.

Para responder un correo con una respuesta estándar, debes seguir pasos muy similares. Busca la pequeña flecha en la esquina inferior derecha y haz clic:



Selecciona “Respuestas estándar” y escoge entre las plantillas que has creado, haciendo clic sobre la que deseas usar. Aquí escogeremos “reunión” que fue la que acabamos de crear:



Como ven, automáticamente aparece el mensaje creado anteriormente, ya redactado y con su respectivo título, y solo tengo que hacer clic en enviar, sin haber tenido que redactar nada nuevo, ni copiar desde ningún otro lado:



Conclusión:
Con estos tips podrás sacarle el máximo provecho a tu cuenta de Gmail para ayudar a mejorar tu productividad, cuidarte de envíos accidentales, mantener tu inbox limpio y ahorrar tiempo.
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  •   Publicado sep 05 2015 14:56
  •   Actualizado sep 07 2015 09:35
  •   Visitas 823
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6 Comentarios


Zhaida Arillo
sep 07 2015 10:47

Unos trucos geniales!!

Las plantillas me van a servir mucho.


Julia Saume-Márquez
sep 11 2015 02:39

Unos trucos geniales!!

 

¡Gracias Zhaida!


Julia Saume-Márquez
sep 11 2015 02:39

Las plantillas me van a servir mucho.

 

¡Excelente! Me alegra


Miguel Guerrero
sep 11 2015 18:25

Muy buenos trucos Julia. me he apuntado unos cuantos :)


Julia Saume-Márquez
sep 13 2015 16:59

Muy buenos trucos Julia. me he apuntado unos cuantos :)

 

¡Qué bien! Gracias

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