Power BI es una solución de Microsoft basada en una multitud de aplicaciones y programas que trabajan de forma conjunta para poder transformar multitud de fuentes de datos en informes y paneles visibles. La función principal de Power BI es la de ayudar a modelar los datos y convertirlos en paneles, tablas y gráficos que ayuden en el análisis y toma de decisiones, para el propio usuario, pero pensado también para poder compartir dicha información desde una misma plataforma.
Dicho de otra forma Power BI es una aplicación de gestión de datos, con la cual vas a poder crear un modelo de datos válido. Con Power BI puedes crear un modelo de datos con diferentes tablas, que vas a conectar usando una columna clave que funcionará como campo común. Vas a poder crear cálculos y medidas, y utilizarlos en la fase final de informes, donde podrás crear reportes y Dashboards profesionales de una forma sencilla. Podrás automatizar estos informes y compartirlos.
En el aprendizaje y uso de Power BI vamos a usar dos herramientas, una llamada Power BI Desktop, que es una aplicación de escritorio con la cual vas a poder trabajar los datos de forma libre, crear modelos de datos, cálculos e informes. Posteriormente, usaremos Power BI Service, una aplicación online de Microsoft donde se podremos publicar nuestros informes, y desde donde podremos compartir el trabajo con otros usuarios y desde donde podremos también programar nuestros informes para que se actualicen de forma automática.
Power BI se usa fundamentalmente para poder crear un modelo de datos de forma sencilla, sin tener que realizar cruces de datos a manos, y para poder crear posteriormente cuadros de mandos o Dashboards profesionales, que ayuden en el análisis y en la posterior toma de decisiones.
El éxito de Power BI como herramienta de bussiness Inteligence reside fundamentalmente en la facilidad para poder construir cuadros de mandos, y en el aporte visual que ofrece a la hora de construir Dashboard bonitos, que se ven profesionales, que apetece mirarlos, y compartirlos. Donde interpretar los datos, y hacer seguimiento de los principales KPIs resulta una tarea agradable.
Si ya vimos cómo realizar cuadros de mandos con Excel es posible en el curso de Tablas dinámicas de Solvetic, Power BI ofrece una interfaz más “amigable” para los usuarios, con opciones que están pensadas especialmente para transformar datos en bonitos Dashboard visuales. A la hora de construir un Dashboard, Power BI resulta a la postre una herramienta más intuitiva, rápida y eficaz para transformar fuentes de datos en cuadros de mandos profesionales. Y como puedes imaginar, siendo una herramienta de Microsoft, la integración con Excel y Access es total. Los diferentes formatos de Excel como XLS o XLM son totalmente compatibles con Power BI Desktop.
Power BI es una herramienta muy potente desde el punto de vista de la integración de bases de datos en múltiples formatos y que opera desde la nube, teniendo integración total con otras herramientas del ecosistema Microsoft como OneDrive o Azure. Cómo comentábamos, el entendimiento y conexión con herramientas de Microsoft como Excel es lógica y real, como también lo es su capacidad de poder incorporar bases de datos con otros formatos más específicos (SQL, CSV, …).
Sea donde sea que esté tu base de datos, no te preocupes Power BI podrá integrarla y convertirla, y en algunos casos conectarse con bases de datos como Azure SQL Datase, Azure Synapse Analytics, y Spark en Azure. Gracias a esta conexión, y al ser Power BI una herramienta que opera también desde la nube es posible una conexión dinámica entre Power BI y el origen de datos mediante DirectQuery. Así Power BI estará siempre actualizado, de forma automática, para recoger los cambios realizados en los orígenes de los datos.
Por tanto, Power BI presenta dos formas de trabajar con un origen de datos: Modo Import, Importando datos directamente de archivos y DirectQuery. Esta última, DirectQuery, es una herramientas donde se albergan los datos. Es una de las diferencias más importantes que presenta Power BI frente a Excel. DirectQuery, una forma de trabajar datos sin necesidad de importarlos.
Las características y funciones de Power BI hacen que sea una herramienta idónea para poder tratar en un primer momento los datos, y después poder reportar resultados de una forma visual, que facilite la lectura y compresión de los datos, y profesional, con un orden pudiendo elaborar las tablas, paneles y gráficos centrándose en los datos importantes. Power BI está pensado para poder además actualizar los cuadros de mandos de manera automatizada o manual si así lo prefieres, adaptándose a la situación en cada caso. A la hora de reportar además los informes o cuadros de mandos se pueden enviar desde la propia herramienta.
1 Ventajas de usar Power BI
A la hora de tratar con bases de datos, con volúmenes de datos muy grandes, es común ver como se usan diferentes programas para poder construir bases de datos por un lado, recopilar información de diferentes fuentes, existiendo posteriormente la necesidad de tener que cruzar toda la información. Una vez cruzada la información, se requiere un programa para poder tratar la información y construir un cuadro de mandos. Y posteriormente, una vez realizados todos los pasos anteriores, enviar la información por correo.
Es aquí donde Power BI se presenta como una única solución para poder aunar todo este proceso de integrar diferentes fuentes de datos, crear un modelo de datos, construir informes, y reportar. Power BI es la herramienta de Microsoft pensada para poder realizar todo el trabajo cuando se trabaja con varias bases de datos, diferentes formatos, cuando hay que construir cuadros de mandos para interpretar la información, y cuando hay que reportar la información de diferente forma a diferentes personas.
Debemos pensar además en la importancia a la hora de tratar los datos, y la importancia de hacerlo de manera correcta. Establecer sistemas que realicen este trabajo de forma automática será de gran valor para poder reducir en la medida de lo posible errores humanos muy frecuentes cuando se trabajan los datos de forma manual. No copiar un rango de datos entero, información duplicada, información mal cruzada son errores muy típicos que deben evitarse a fin de construir informes con información veraz que permita tomar decisiones adecuadas.
En este sentido, Power BI trabaja de una forma diferente a Excel y como veremos, se minimiza la posibilidad de cometer algunos errores comunes, trabajando en una jerarquía de tabla y columnas, no de celdas.
En muchas ocasiones este trabajo de unificar bases de datos, de construir paneles y gráficos se usa para reportar a la dirección general de una empresa, o para reportar a departamentos que deben tomar decisiones para la empresa.
De aquí la importancia de poder contar con herramientas fiables, y por que no, buscar una herramienta que pueda realizar el trabajo que hacen varias herramientas. De esta forma, se evita también cometer múltiples errores al concentrar toda la actividad bajo una misma plataforma.
2 ¿Qué puedes hacer con Power BI?
Power BI es una herramienta muy potente que como hemos comentado permite importar datos con cientos de formatos diferentes, y que permite tratar esa información para poder modelar los datos, realizar cálculos complejos de forma muy sencilla, y crear informes profesionales. En pocas palabras, te permite integrar bases de datos, modelar datos, construir Dashboard profesionales interactivos, y reportar, de una forma intuitiva y sencilla siempre que se use la formación adecuada;
En resumen, Power BI se usa principalmente para:
- Unificar diferentes fuentes de datos y usarlos en un único reporte o informe: Puedes usar diferentes fuentes de datos para construir un mismo informe o Dashboard.
- Crear informes profesionales, visuales e interactivos para que las personas que los vean puedan filtrar la información.
- Actualizar automáticamente estos informes con el fin de establecer automatismos que hagan el trabajo más dinámico, efectivo y profesional.
- Power BI se usa también como una herramienta como hemos dicho para modelar datos, y evitar errores típicos en el tratamiento de los datos, en las actualizaciones de los datos, o a la hora de crear tablas o gráficos.
- Con Power BI, como vamos a poder trabajar con varias tablas de datos, y establecer una relación entre las tablas construyendo un modelo de datos.
- Con Power BI también podemos realizar cálculos complejos usando los campos calculados (o columnas calculadas), y las medidas, siendo estas últimas un recurso muy útil que nos va a permitir realizar cálculos desde muy sencillos a cálculos complejos.
- Power BI se usa como herramienta también desde la que compartir los informes, usando como te hemos explicado Power BI Service. Una aplicación online que vas a usar, que es un complemento perfecto de Power BI Desktop.
3 Características de Power BI
Power BI es una herramienta de Microsoft que fue creada para un cometido en específico, y aun existiendo otras soluciones que desarrollan tareas similares, Power BI parte con ventaja. Las conexiones con las ya soluciones de Microsoft como Azure o 365 son perfectamente compatibles, igual que lo es Excel en el modelo de importación de datos. A la hora de conectarse directamente con el origen de los datos o la base de datos, Microsoft permite en torno a 500 vinculaciones de diferentes soluciones y aplicaciones de la nube. No solo son compatibles las soluciones Microsoft en este sentido.
Algunas de las tareas de Power BI las podemos encontrar en otras soluciones profesionales para el tratamiento y modelización de los datos, incluso el propio Excel y las tablas dinámicas y macros pueden ser la base de un informe visual, de un Dashboard profesional. Sin embargo, como te hemos venido contando Power BI ha sido creado y diseñado para ser la herramienta que necesitas en tareas de modelización, dashboarding y reporting.
El dominio de Excel, de las tablas dinámicas, y de Power BI te ayudarán sin duda a mejorar tus aptitudes profesionales, a ser una persona más eficiente y productiva.
Vamos a ver a continuación cuales son las características por tanto más destacadas que hace de Power BI una herramienta especial y potente cuando tenemos que trabajar con los datos:
- Herramienta intuitiva y visual, para que pueda ser usada fácilmente independientemente del nivel o experiencia en modelización de datos. Hacer un Dashboard, un informe visual y atractivo será como veremos una tarea sencilla con las pautas adecuadas. Es una herramienta pensada para “pintar datos”, y por tanto las opciones para construir reportes completos y profesionales y personalizados son múltiples.
- Informes centralizados, tomando información desde diferentes orígenes para un mismo reporting. Es una herramienta ágil y segura, pensada para que cualquier persona de una empresa pueda usarla sin problemas, y podamos establecer diferentes niveles de acceso.
- Reporting inmediato: La herramienta de Power BI te permite compartir informes con las personas de una empresa, pudiendo elaborar diferentes informes que dependiendo de la información se envían a diferentes personas y departamentos.
- Tiene un servicio muy atractivo de preguntas y respuestas pensado para poder resolver dudas rápidamente a la hora de usar Power BI Desktop.
- Informes actualizados con posibilidad de programar las actualizaciones para que esta tarea se ejecute de forma automática
Cuando oímos hablar de Power BI, y de sus funciones, tal y como hemos visto estamos hablando de Power BI Desktop, pero también de Power BI Service. Power BI service es la herramienta online que te permitirá publicar tus informes, compartirlos y programarlos para que se actualicen de forma automática. Lo más recomendable es primero de todo a obtener nuestra licencia de Power BI, que vamos a necesitar para poder acceder a los servicios de Power BI Service. A continuación puedes que tipo de licencia existen, y cómo conseguir tu licencia de Power BI.
