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Factores que afectan nuestra productividad

Mucho se habla del multitasking y de estar conectados en todo momento, pero si nos ponemos en forma objetiva a analizar el panorama, a pesar que podemos enterarnos de forma más rápida de las cosas y que podemos enviar información a través de internet a todo el mundo en menos de un segundo, sigue faltando analizar el tema de la productividad .

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La productividad es la que nos indica que tan efectivos y eficiente somos, cuantas cosas podemos finalizar al día y que no regresen a la cola de pendientes.

Veamos algunos factores que hacen que nuestra productividad baje y como corregir estos difíciles patrones de conducta para mejorar como profesionales.

El móvil


A pesar de ser un asistente personal, de tener a capacidad de darnos acceso a la red y además de sustituir a nuestra computadora de escritorio para muchas tareas, el móvil es una gran fuente de distracción, ya que cada correo, cada notificación y cada mensaje, produce una vibración o un sonido que nos hace voltear y ver su pantalla, en promedio podemos pasar hasta 4 horas a lo largo del día viendo el móvil.

La solución no es eliminar el móvil de nuestra vida, si no establecer horarios y patrones para atender las alertas. Debemos apagar las alertas, es decir, si llega una notificación nuestro móvil no debe sonar ni vibrar, también debemos establecer un horario de revisión de correos de un máximo de 3 veces al día, de forma que perdamos la menor cantidad de tiempo en esto.

El correo electrónico


A pesar que es la herramienta de trabajo por excelencia, su uso incorrecto de nuestra parte y de parte de nuestros compañeros y socios hace que el correo sea una fuente de distracción y de pérdida de productividad.

Un correo mal escrito, con errores gramaticales y problemas de escritura, hace que duremos más tiempo del necesario intentando adivinar el mensaje del remitente.

También cuando hay un tema que concierne a varias áreas, parece que lo normal es copiar a toda la empresa, lo que nos llena de mensajes innecesarios nuestra bandeja de entrada, esto además de molesto puede poner en entredicho nuestro criterio.

Solución
La solución es algo muy pragmático, debemos mentalizarnos para sí de esta forma vamos a redactar un correo no hacerlo con apuros, debemos tomarnos el tiempo necesario y verificarlo un par de veces para saber que todo está comprensible.


También debemos tener en cuenta quienes de nuestro entorno necesitan recibir el correo, con ello perderemos menos tiempo y nuestros compañeros nos agradecerán.

Reuniones sin agenda


Este es un gran mal, siempre que vamos a una reunión nadie ha preparado los puntos que se van a discutir, entonces los primeros 30 minutos es ponerse de acuerdo en lo que se debe exponer, luego cada quien va dando su opinión y cuando nos damos cuenta ya han pasado 2 horas y no se ha llegado a una conclusión.

Planificación
Cuando planificamos una reunión debemos pasar un resumen ejecutivo de lo que trataremos en ella, de esta forma todos llegaran con sus ideas claras y podrá fluir la información, así no tendremos que perder media jornada laboral sin razón.


Como vemos estos factores pueden parecer obvios, pero no siempre nos damos cuenta por qué sentimos que la semana no nos alcanza para realizar nuestras actividades, es cuestión de identificar nuestras fallas y corregirlas.

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