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Administrando nuestro presupuesto de IT

Con los avances y nuevas tecnologías que tenemos disponibles es muy factible que nos quedemos sin presupuesto antes de tiempo, este fenómeno que ocurre más que todo dentro de las pequeñas empresas, es por un exceso de entusiasmo aunado a un mal monitoreo de nuestras herramientas.

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Está claro que en nuestra época actual herramientas desfasadas y anticuadas nos pueden hacer perder terreno en el mercado, así como tener el último software disponible puede hacernos destacar sobre otras compañías del mismo calibre en nuestro sector.

Equilibrio
Pero el tema es equilibrar lo que tenemos de lo que queremos y de lo que podemos costear, ahí es donde está el reto, saber si invertir en hardware o en software, si hay herramientas libres que nos ayuden, pero si es libre tenemos la capacidad de pagar el soporte o su equivalente en software propietario incluye el soporte con la licencia.


Cuando llegamos a este punto de especificación, llegan los dolores de cabeza, donde muchos entonces ven que el negocio requiere más atención, pero como dividirse es la gran pregunta, como hacer todo sin que nos llegue a faltar.

Bueno podemos seguir unos pequeños consejos de forma que nos podamos poner a tono y estirar al máximo nuestro presupuesto sin tener que llegar al fin del término con números negativos.

Llevar un control de las compras de tecnología
Esto parece algo del curso 101 de finanzas, pero es la clave, debemos saber en que gastamos hasta el último dólar, ya que con ello podemos evaluar si estamos manteniendo una estructura obsoleta o si necesitamos buscar alternativas, para actuar primero debemos conocer nuestra situación.


Tener un inventario de software
Esto va muy relacionado al punto anterior, debemos saber que software estamos pagando, que licencias, su periodicidad y sobre todo el uso, ya que podemos estar manteniendo licencias de hace varios años que no les estamos sacando el provecho adecuado o que nuestros números no sean los mismos y debamos reducir estas renovaciones.


Auditorias
Esto nos puede parecer muy costoso al inicio, tener que pagar a un agente externo para que saque nuestra ropa sucia, sin embargo el beneficio a futuro es muy considerable, tomando en cuenta que estas compañías son expertas en el área y que tienen unos métodos que nos harán pensar nuevamente nuestras estrategias, a parte que es una buena práctica para cuando nuestro negocio sea mucho más grande podremos tener cuentas más claras.


Conocer las licencias
En este punto debemos estar muy claros que nos cubre lo que estamos pagando, saber los límites de uso, ya que muchas veces por no querer establecer un límite estamos en licencias de pago por uso y no le llevamos el control adecuado o las licencias por cantidad de usuarios, son cosas que debemos tener en cuenta, sobre todo cuando estamos pasando de ser un startup a una pequeña empresa.


Si llevamos un control adecuado, además de tener en cuenta los pasos anteriores podemos desarrollar una consciencia de nuestros gastos en tecnología lo que nos hará ahorrar y enfocar mejor nuestros recursos.

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